セミナー事務局とはどのような業務を行うのか

セミナー運営

セミナー事務局の最大の役割はセミナーを滞りなく運営させることです。そのためには多岐に渡る業務を整理し、複数のことを同時に行う対応力が必要です。 

弊社にはセミナー事務局代行についてのご相談も多くいただきますが、その中でも、「初めてセミナー担当になったが何からやったらよいか分からない」という方や、「本来の業務と兼務する形でセミナー担当になったため手が回らない」というお悩みが多くなっております。

ここでは、セミナーのコンセプトや企画ができあがっているという前提で、受付対応や事前準備の部分について細かく分解したいと思います。

 

参加者受付準備

参加者の受付体制を整えます。

 

1.問合せ専用の電話番号・FAX・メールアドレスを開設
  →フリーダイヤルを開設する場合は1ヶ月程度かかりますのでご注意ください。

 

2.対応FAQを作成
  →どのような質問に対してもお答えできるようにシミュレーションします。

 

3.有料セミナーの場合は銀行口座の開設やカード決済代行の申請
  →Web上で入金確認ができるようにします。

 

4.告知Webサイトの立ち上げ

 

5.申込フォーム設定
  →取得したい情報を設定します。
   必要であれば申込フォーム内に事前アンケートを設定することもあります。

 

6.申込フォームのオートリプライ設定
  →「お申込ありがとうございました。」という自動返信の設定を行います。 

 

ここまでで受付の準備は整いました。 

 

申込受付対応

受付開始後の対応です。

 

1.Webフォームやメールの受信

 

2.参加者への申込完了メール(オートリプライ機能)

 

3.※キャンセル率を下げる施策(コツ)※
 <1週間前>セミナーの期待値を高めるために、当日の内容を一部ご紹介する
 メールを配信
 例えば、「***という事例をご紹介します。お楽しみに」「どのようなことを聞いてみたいですか?プレゼン資料に反映します」というように、参加者の期待値を高めるようなご案内メールを送ることでキャンセルを出さないようにします。

 

4.キャンセル対応
  →キャンセル連絡の対応をします。できるだけ欠席理由をヒアリングし、
   日程変更や資料送付、営業が訪問しご説明するなど、
   次のステップに繋げましょう。

 

5.<3日前>リマインドメール
  →参加者が忘れないように当日のご案内を送ります。
   概要とあわせてアクセスマップも忘れずに入れるようにします。

 

6.<セミナー当日または翌日>サンクスメール
  →参加者への御礼メールはなるべく早めに送りましょう。
  →当日欠席者へも忘れずにメールを送りましょう。

 

7.資料請求、お問合せ対応
  →セミナーに関連し、資料請求やご質問などのお問合せがあったら
   早めに営業担当へ引き継ぎます。
 

 

 

受付対応以外の業務

電話やメール対応意外でやることを整理します。

 

1.会場予約
  →規模、駅の選定及びアクセス、会場の雰囲気やグレード、
   プロジェクターやマイクなどの設備を確認。

 

2.運営スタッフ手配
  →受付や誘導等、人手が必要になるので、社員や専門の運営会社へ
   相談します。

 

3.参加者リストのデータベース管理
  →セミナーが終わったら放置するのではなく、その後のマーケティングに
   活用しましょう。

 

4.配布資料の準備
  →講師のプレゼン資料をどこまで配布するか計画して準備します。
  →ノベルティなどの制作は1ヶ月前には発注します。

 

5.アンケート集計
  →セミナー参加者のアンケートは貴重なデータです。終了後は早めに
   集計し分析しましょう。
 

 

以上で一通りのセミナー業務が終了となります。 

 

最後に

実際にはいつ申し込みがあるかわかりませんし、順番通りにいくことはまず無いと思っていたほうが安全です。
特にご自身の本来の業務がある場合は普段のペースを乱させてしまうので非常に負担を感じる人もいます。
メール返信やリマインド対応などは、自動設定ができるシステムを導入することで大幅に業務軽減できる工程もありますので、そういったシステムも検討してみると良いと思います。
また、会場予約ひとつにしても、会議室からホテルまで無数にありますので、慣れていないとどういった会場を選べばよいか決められないかもしれません。
そういった場合は、セミナー業務に慣れている専門会社へ相談したり、その期間だけ派遣社員を入れて対応するなど複数のプランを検討した上で、業務効率を高めるベストな方法で運用しましょう。 

 

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