失敗しないセミナー当日の運営チェックポイント2(開始~終了後編)

セミナー運営

(会場準備~受付のチェックポイントはこちら)

 

セミナー開始から終了後について、セミナー運営の視点でチェックポイントをお伝えいたします。

 

 

3.セミナー開始

 司会者は、セミナー開始の10分前・5分前を目安に簡単なアナウンスを入れましょう。お手洗いの場所や、携帯電話の使用についての注意事項などをお伝えします。時間になりましたら司会者の挨拶をし、講師をご紹介します。

 

●司会者挨拶
配布資料が全て揃っているか司会者から確認を行います。挙手をしていただき、会場内にいるスタッフが資料を席までお届けしてください。


●講演開始(前半)
講演が始まったら後方や両サイドからスクリーンの見え具合をチェックします。他にも、マイクの音量は適当か、手元の資料が読める明るさか、空調は暑すぎず寒すぎず適当かなど、参加者視点でストレスなくセミナーに集中できる環境であることを確認します。


●休憩時間
講演終了10分前・5分前に講師へサインを掲示します。休憩になったら会場内の照明を明るくします。休憩時には喫煙所やお手洗いが混雑するため、誘導スタッフが先に誘導ポイントに待機しておきましょう。また、途中退席者も数名出てまいりますので、受付スタッフはアンケートを回収し忘れないように注意しましょう。


●講演開始(後半)
後半開始直前になったら喫煙所などに残っている参加者へ声掛けを行います。ほぼ会場内に戻ったら後半のセミナーを開始します。


●質疑応答
質疑応答が始まる直前には無線マイクを持って壁際に待機しておきます。質問がある方に挙手していただき、マイクをお渡しします。マイクは電源を入れて渡します。渡したら目立たない場所に移動するか、その場にしゃがみこむと邪魔にならずによいでしょう。


●終了・アンケート回収
終了後はアンケートを回収します。できるだけ多く回収できるよう、出口にスタッフを多く配置しましょう。


●会場撤収作業
机やイスなどは元の状態に戻します。資料の残りやゴミは持ち帰るようにしましょう。空調などは事後清算という場合がありますので、請求書のやりとり方法などは会場担当者に確認しておくようにしましょう。

 

4.セミナー終了後

セミナーの当日運営が終わったら一旦緊張から解き放たれてリラックスできるかもしれません。しかし、本来のセミナーの目的を思い出しましょう。ここからがセミナーの重要業務です。

●参加者へ御礼メールを配信
リストと名刺の情報を更新し御礼のご連絡をします。できれば2営業日以内に、メール一斉送信ではなく営業担当から個人ごとに連絡することが理想です。
 

●アンケート入力・集計
なるべく早く集計し、質問事項などを記載いただいた場合には御礼メールに返答を反映できると良いでしょう。スピードは大切ですが、アドレスや電話番号を間違って入力してしまうと確認が二度手間になってしまうので、Wチェックするなど慎重に行う必要があります。また、アンケートの質問項目は興味確度を判断できる質問を設定することが大切です。


●セミナー報告書(レポート)の作成
開催したセミナー内容を簡単な資料にまとめ、メルマガなどで配信することもあります。参加しなかった方に対しても情報発信ができ、次回の参加へ繋がる可能性があります。
 

 

5.最後に

セミナーに参加してくれたからといって、すぐにサービスの導入につながるかどうかはこの時点ではわかりません。

しかし、興味確度の高いということは確実です。
この後のフォローは計画的に行わなければなりませんが、まずはセミナー当日に忙しい業務の合間を縫って参加していただいた方々に、満足いく講演内容、そしてストレスの無いスムーズな運営を提供することを心がけて準備作業をしていただきたいと思います。
当日のスムーズな運営が次へ繋がる第一歩であることは間違いありません。
 

 

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