失敗しないセミナー当日の運営チェックポイント1(会場準備~受付編)

セミナー運営

当日運営でありがちな失敗例

セミナーの当日運営は参加者の印象に大きく関わる業務です。
よくありがちな失敗例をいくつか挙げてみます。

・参加者を受付で長時間待たせてしまった
・資料が揃っていなかった
・頼んだ備品が用意されていなかった
・講師の入り時間が間違えていた
・マイクの数が足りなかった
・会場が分かりにくく、遅刻者が多かった

しっかりと確認さえしておけば問題ない内容ですので、バタバタしないためにもチェックポイントを押さえておきましょう。 

セミナー当日に運営トラブルが起こってしまうと、セミナー実施後の営業活動に影響を与えかねません。慣れていないと思わぬ落とし穴があったりするものなので、事前にシミュレーションをしておくことをお勧めいたします。
セミナーは開催することが目的ではなく、その後のゴール(受注や啓蒙活動)に到達することが目的です。終了後のフォロー方法はしっかりと計画を立てて行うことが重要ですが、まずはセミナー当日に忙しい業務の合間を縫って参加していただいた方々に、満足いく講演内容、そしてストレスの無いスムーズな運営を提供することを心がけて準備作業をしていただきたいと思います。


当日の肝心な当日運営で失敗しないようにチェックポイントをご紹介いたします。当日のスムーズな運営が次へ繋がる第一歩であることは間違いありません。 
 

 

1.会場入り後の準備

 セミナー内容にもよりますが、特にステージ装飾などが無く、事前に資料のアッセンブリもできているような場合であれば、受付開始の1時間程度前に到着していればよいでしょう。注意していただきたいのは、セミナー開演の1時間前ではなく、「受付開始時間の1時間前」です。多くのセミナーでは、受付開始は開演時間の30分前に設定しますのでご注意ください。 

 

会場に到着したら行うこと

 

●スタッフミーティング
運営マニュアルや進行表を手に、最終の打ち合わせを行います。受付方法の確認や、不足備品が無いかなどチェックをしてください。また、わからない質問を受けた場合のエスカレーション先(上司やセミナー責任者)への連絡系統を再度確認しておきましょう。

 

●会場の機材確認
席数は足りているか、マイクは必要分用意されているか、音量は問題ないか、プロジェクターは良く見えるか、照明は調整できるかなど、参加者目線で確認します。後方の席や、前方の一番端の席に座ってみて見切れが無いかなどチェックしてください。
講演用のパソコンを事務局にて用意する場合には、予めスクリーンセーバーや電源OFF設定は解除しておきましょう。

 

●リハーサル
受付の流れからスタートまでの対応、休憩時間中の対応、終了後の対応など、一連の業務をリハーサルしましょう。
受付が混雑したら待機列はどこに作るべきか、遅刻者対応はどのように行うかなど、失敗しないためには実際の会場でイメージしながら行うことが大切です。


●会場施設の確認
エレベーターから会議室への導線、自動販売機、喫煙所、お手洗いの位置など、自分の足で確認をしましょう。
 

 

2、受付開始

会場内の受け入れ準備が整いましたらいよいよ受付を開始します。既に受付まわりが混雑しているようでしたら受付予定時間よりも早い場合でも開始してしまいましょう。
(※ビジネス系のセミナーの場合は、セミナー開始の5~10分前が最も込み合います。)
受付方法は事前に決めていると思いますが、想定していなかった質問をされると対応できずに列が詰まってしまうことがあります。いくつかのイレギュラーパターンを予め想定し、対応できるようにしておきましょう。

 

よくあるイレギュラー対応

 

●参加票忘れ
名刺を受け取り、参加者リストにチェックをします。

 

●参加票&名刺の両方忘れ
会社名、連絡先等を記入する用紙を用意しておき、そちらに記入していただきます。参加をお断りする競合企業がある場合は、該当するかどうかチェックしてください。

 

●事前予約できなかったが参加したい
セミナー開始時間になって空席があるようならご案内します。開始時間までは場外でお待ちいただくことが多いです。

 

●開始に間に合わないので途中から参加する
受付スタッフが席に誘導します。セミナーによっては、「開始**分まで途中入場可」というように決める場合もあります。

 

●申込者が参加できなくなったので代理で参加したい
名刺を受け取り、元の申込者の表にメモを残しておきます。

 

 

(セミナー本番から終了後のチェックポイントへ)