セミナー運営会社を選ぶ際にチェックしたいポイント

セミナー運営

大規模のセミナーやシンポジウムを行うとなると、外部の運営会社へ依頼することもあると思います。失敗できないイベントだからこそ、しっかりと任せられるパートナー会社を選定することが大切です。

 

 

運営会社に依頼するメリット

 

まずは運営会社を使うメリットをいくつか挙げてみたいと思います。

 

運営会社はセミナー運営経験が多く、ノウハウがあるので安心

年間を通して数多くのセミナー運営を行っておりますので安心して任せられます。

 

自分の仕事に専念できる

自分自身が通常業務から離れてセミナー専属になれるのであればそれほど問題は無いかもしれませんが、多くの企業ではそうはいきません。
本来の業務を行いながらセミナー企画も平行しなければならないのであれば、非常に忙しく、運営の計画まで考えていられないと思います。
そういった場合には運営会社はとても頼もしい仲間となります。

 

自分では気がつかない細かいところまでチェックしてくれる

第三者として(専門家)としての視点から様々なアドバイスや提案をしてくれます。
「1」に通じますが、主催者と同じゴールを目指して導いてくれる担当者と出会えればこのセミナーが両社にとって長く良好な関係を築くきっかけとなるプロジェクトになるかもしれません。

 

 

それでは、数ある運営会社から最終的に一社に決める時はどのような点をチェックして選定すればよいでしょうか?

 

 

運営会社を選定するポイントとは

ホームページの情報で得たイメージだけで決めてしまうと、準備が進むにつれて追加費用を請求されたり、当日の運営がボロボロだったりということが起こりかねません。
必ず直接話してから選んでいただきたいと思います。

 

 

やってほしい業務の対応ができるか

大前提として、委託したい内容を一定以上のクオリティで対応できるかどうかは大きなポイントです。
一口に運営会社といっても、各社で得意分野は異なります。
セミナーの企画や講演者から提案してくれる会社、集客を得意としている会社、参加者受付対応を得意としている会社、台本や運営マニュアル等の制作が得意な会社、アルバイトスタッフを抱えていてスタッフ派遣を行っている会社 などなど、自社でリソースが無くどの業務を手伝ってほしいかによって選定すべき会社は異なります。
 
ワンストップで全て対応してくれる会社だと管理もしやすくスムーズにできますが、それぞれの業務分野で必要なノウハウは異なりますので、実績があり問題なく対応できるという確証が得られる会社を選定してください。
 

 

意図を汲んだ提案が得られたか

不安に思うポイントに対し、適切な解決策や提案をしてもらえる会社と一緒に行いたいです。
困っていると思われることを察知し、道筋を示してくれるととても安心できます。

 

 

担当者とのコミュニケーションは問題なく取れるか

担当者が十分な知識があり、同じ温度感で向き合ってくれることが一緒のプロジェクトを行う上で重要なポイントです。運営会社側の言葉で説明されるのではなく、主催者側の立場で考えられる担当者であれば全体を俯瞰して見て様々な提案をしてもらえる可能性があります。

 

 

対応スピードに不満は無いか

短期間で多くの業務を同時並行で行わなければならないので、工程通りに進められるスピード感が大切になります。レスポンスが遅いと感じると、それがストレスになりスムーズに進められない原因となりますので自社のスピードと合うかどうかを見極める必要があります。

 

 

予算内におさまるか

いくら提案が良く担当者が素晴らしい人物だったとしても、予算内に収まらなければ実施は難しいでしょう。
数社で比較し、多少高くてもこの会社にお願いしたいという状況であれば、どのようにすれば予算内に収まるか相談してみてください。
主催者側に立って考える担当者であれば、**の工程を削減しましょう、というように具体的な提案で親身に相談に乗ってくれるはずです。

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最後に

双方にメリットのあるビジネスはお互いの信頼関係がなければ成り立たないと思います。
セミナーなど人がメインの事業であれば日々様々な変更や追加事項が発生します。
事前に聞いていた業務と違うので・・・というように対応されることが増えるとお互いにストレスとなり、気持ちよく当日を迎えられないかもしれません。
主催者とサポート企業の関係性がうまくいっていないと、仕事に余裕が無くなり講師や来場者にもネガティブな印象を与えかねません。

ぜひ主催者と同じ意識で協同できる会社を選んでいただきたいと思います。