事務局をアウトソースすると良い4つの理由

業務アウトソーシング

そもそも事務局とはどのようなことを行っているのか

セミナーや研修会、イベント運営等を行う際に必ず必要になる窓口が「事務局」と呼ばれる情報を管理する専門窓口です。

事務局が担う業務とは、企画立案、運営委員会の管理、行程管理、運営方法の設計、委託業者の選定、参加者の受付、各種お問い合わせの窓口 等、基幹業務を行う重要な組織です。

4つの理由

1.本業に集中できる

事務局は対象案件の準備期間のみの期間限定で行う場合が多くなります。通常業務に加え、慣れない事務局業務をこなすことはかなりの負担がかかってまいります。

アウトソースすることにより、担当者は本来の業務に集中することができます。

2.固定費を変動費に変える。固定経費が削減

事務所の維持費や人件費などの固定経費を、事務局機能の質を落とさない範囲で変動費化することで、本来の事業に充てる予算割合が増加し、より安定した運営・積極的な事業展開が期待できます。

3.社内の人材確保が不要

様々な事務局を請け負っている会社では、お客様の会社のスタイルを尊重しながら、専門性の高い担当者が業務にあたります。
人材の採用・育成についても代行業者内で行うため、社内での人材確保をする手間もなくスピーディーに業務を行うことができます。

4.専門的な事務局運営ノウハウが得られる

また代行会社は様々なノウハウを蓄積しているため、以下のような点でもメリットを持っています。

・社内の業務負担を増やすことなく、効率的な業務を実現
・専門性の高いスタッフによる高品質なサービスの提供
・プロにアウトソースすることで想定外の問題にも迅速に対応可能

このように、メリットの多い事務局のアウトソーシングを行うことで、質の高い企画を実現することが可能になります。
 

最後に

事務局業務を自社で行う場合は、社内リソースの調整や業務バランスの見直しから始まって、担当者の教育やマネージメントという、目に見えないコストもかかってまいります。
しかし、デメリットだけでなく内製化することのメリットも多くあります。ノウハウが社内に蓄積されたり、臨機応変な対応ができたりと、外部委託するとブラックボックスになりがちな業務が目に見えるところで行えますのでその点のメリットは大きいです。

内製と外部委託を比較検討し、自社に合う運営体制を検討してみてください。