アウトソーシングを導入するための手順

業務アウトソーシング

業務アウトソーシングの導入手順

業務の効率化やコストの削減などを目的にアウトソーシングを導入しても、きちんとした導入手順を踏まなかったことで後々トラブルになるということがあります。スポット的に委託する下請けや外注とは異なり、アウトソーシングは長期間の運営を前提とした契約が多いので、導入段階でしっかりと検討しましょう。
導入準備から業務の引き継ぎまでは以下のような手順で決めていくと良いでしょう。

1.目的を明確化する

まず、アウトソーシングの導入を検討する際に、何を目的にするのかを明確化しなければなりません。業務の効率化なのか、コストの削減なのか、品質の向上なのか、その目的によってアウトソーサーに委託する業務内容や専門性が異なってきます。これはアウトソーサーの選定にも関わってくる大切な事項です。 

2.運用形態を検討する

目的が明確化されたらどのような形態で委託するのかを検討します。アウトソーシングといっても、自社内にチームを招き入れて常駐してもらう形態、自社外で業務を行ってもらう形態など様々です。また、自社のシステムを利用するのかアウトソーサーが提供するシステムを利用するのかなども決めておく必要があります。 

3.業務範囲を明確にする

次にアウトソーサーに期待する効果も想定した上で、委託する業務と自社が継続して行う業務を明確化していきます。例えば通信販売のコールセンター業務を委託する場合では、オペレーターの募集、育成、教育、適正な人員配置と電話応対までを委託先が行い、商品の発送、在庫管理、入金管理と返品、クレーム対応は委託元が行うなどです。どの業務まで任せ、どの業務は自社が行うか、どこまで権限委譲するかなどの概要は予め枠組みを作っておくことが必要です。 

4.委託先の選定

委託する目的、委託する業務内容が決まったら契約先の選定に入ります。複数のアウトソーサーによるコンペ形式で選定しても良いでしょう。その場合は依頼内容を文書で提示してアウトソーシング業務の方法について提案してもらうと各社のメリット・デメリットが比較しやすくなります。また提案力があるかないかも選定基準となります。 

5.契約

委託先が決定したら契約を交わします。業務内容、時間、基準となる料金、サービスレベル、追加業務が発生した時の対応と費用の計算方法など細かい取り決めが必要です。さらに権利関係や賠償問題、機密事項に対する守秘義務契約なども文書で取り交わす必要があります。 

6.運用開始

契約後は業務の引き継ぎです。委託元と委託先の双方で担当者を決め、コミュニケーションを密に取りながらスケジュールを立て、業務の移行を完了させます。 

最後に

アウトソーシングの導入は企業の競争力を上げる方策として有効です。そのためには競争力の強化を支援してくれる信頼できるアウトソーサーを選ぶことが大切です。ただ単に業務の一部を委託する下請け会社としてではなく、大切なパートナーとなり得るアウトソーサーを選びましょう。