【最近いただいたご相談】会議室のレイアウト変更作業を外注したいので上司を説得してほしい

業務アウトソーシング

「毎日のように研修があります。会議室(研修ルーム)のレイアウト変更作業が大変で外注したいのですが、上司を説得していただけないでしょうか」

レイアウト変更の作業は裏方業務で体を動かすお仕事なのでとても大変です。多くの会社ではビル管理会社に清掃とあわせて委託したり、または担当社員が持ち回りで作業していることが多いようです。

 弊社にご相談をいただくお客様は後者の会社様となります。

作業自体は複数の部屋があり、担当社員さんが通常業務を止めて毎日夜に1時間半~2時間程度使って行っているということでした。(担当社員さんは、総務や営業、研修プログラムの担当の方です)
翌日使用するレイアウト形式に机と椅子を並べ替え、ホワイトボードを拭き、資料を配布しているということでした。 

「できることは自分たちでやる」という会社こそ見直しを

 社員は給料の範囲で作業しているため、一見コストがかかっていないように思われます。そのため「できることは自分たちでやろう」という社風の会社様であれば外注を考えないかもしれません。

しかし現場の社員さんは本業をストップさせて毎日会議室のレイアウト変更の時間を確保しています。当然、その間の残業代も発生し、レイアウト作業後も残していた仕事を片付けるためにさらに帰る時間が遅くなってしまうということでした。

お問い合わせをいただいた担当者さんと一緒に上司の方への説得資料を作りました。
やはり数字が一番です。

社員さんのコストが見えるように、概算の時給と1ヶ月分の業務時間を掛け算した数字を提示します。そして業務委託した場合の見積もりを比較します。その他、自社で行う場合のマネジメントの労力や引継ぎの煩雑さ、外部に委託した場合の身軽さ等をまとめます。

あとは弊社の場合はどのように運用するかという具体的な運用方法をご提案いたします。
せっかくなので一部だけ運用方法をご紹介したいと思います。
  

弊社で行う場合の運用方法をご紹介いたします

業務専属のスタッフ母集団を形成する

毎日のように行うお仕事では、作業ノウハウを蓄積しやすいスタッフ母集団運用が向いています。弊社はスタッフ集団の教育、シフト管理、業務改善・効率化を行ってまいります。
採用も、業務内容や立地によって媒体を選定し、より低コストで募集が集まりやすいように内容を検討いたします。 

スタッフ派遣ではなく業務委託(請負い)

派遣は基本的にお客様から指示を出してもらい作業を行います。しかし、それでは毎日お客様に立ち会っていただいて都度ご指示をいただかなければなりませんので、拘束される時間はそのままでほとんど現状と変わらないことになってしまいます。

※弊社では業務委託の契約を取らせていただくことでお客様の立会いは必要な時のみにとどめ、担当社員様の拘束時間をこれまでの1日2時間から→1日10分へ大幅削減いたしました。 

リーダーを頂点としたピラミッド型の組織を作る

最初に採用したスタッフの中からリーダーを育成します。リーダーには後輩スタッフに現場でノウハウを伝えるという役割を与え、自動的に人が育つOJTのような形を構成いたします。

 

自社で当たり前のように行っている業務というものは、普段なかなか見直す機会がなく、いつの間にか残業代や労力が掛かってしまっていることがあります。
ぜひ、現状のやり方がベストなのか?何か改善できることはないか?少し違った角度から現在のお仕事のフローを見直してみてください。

弊社は、お客様がちょっと困った時、情報がほしい時に気軽に相談できる相手としてお客様の近くにいたいと思っております。

仕事の依頼という深い話になる前に、ぜひお気軽にご相談ください。

※ご相談内容はクライアントが特定できない形で掲載しております。業種や業界、ご相談内容等は、一部変更させていただいております。