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事例紹介

「オンライン研修のテクニカルサポート」という専門性と、課題を出し合いながらのプロセス構築で工数削減と標準化を実現

企業名オリンパス株式会社 様
サービス内容研修事務局業務およびオンライン研修テクニカルサポート
会社概要 ● 業種:医療機器メーカー
● エリア:全国
● 事業内容:精密機械器具の製造販売

プロジェクトのポイント

お客様の課題

研修企画担当者の事務局業務工数過多
研修運営業務レベルのばらつき
テクニカルサポート担当者の負担急増

弊社のご提案

事務局業務代行
運用プロセス提案/業務整理
テクニカルサポート代行

導入後の成果

研修企画担当者の事務局業務工数削減
研修運営業務の標準化
テクニカルサポート担当者の負担軽減

委託業務と範囲

業務整理
プロセス構築
資料作成
システム運用
受講者連絡
受講者問い合わせ対応
課題配布/回収
アンケート作成/配布/回収
出欠管理
事前リハーサル
当日研修運営サポート
オンラインテクニカルサポート

オリンパス株式会社様は、医療分野・ライフサイエンス分野・産業分野におけるソリューション提供、精密機械器具の製造販売などを提供するメーカーです。

HR部門では「組織力・人材の強化・一人ひとりの能力開発サポート」を目標にOD推進体制を敷いており、「ビジネススキルリテラシー・リーダーシップ・専門スキル」など多岐にわたる研修を年間120本程度(昨年実績)実施しています。

※OD(organization development)とは組織開発のこと

導入の背景

―アウトソーシング導入前に抱えていた課題を教えてください


研修運営の標準化・効率化を検討するうえで、当時は大きく3つの課題を抱えていました。
1つ目が 「当日の研修受講者サポートを含めた事務局業務に多くの工数がかかっていた」 ことです。部内で調査したところ、研修企画担当者の工数の約25%を占めていることが明らかになりました。

2つ目が「担当者によってサービスレベルがばらついていた」ことです。担当者によってはサービスが過剰になっていました。

3つ目が「急速なオンライン化で、テクニカルサポート業務が特定の社員に集中していた」ことです。コロナ禍によって研修のオンライン化が急速に進み、当日のオンラインテクニカルサポートを担当する特定の社員に負荷が集中していました。


―派遣や内製など、様々な選択肢がある中で、なぜアウトソーシングを選んだのでしょうか?


アウトソーシングを選択した理由としては、研修準備~研修実施後までの作業の大部分をお願いする場合には、業務委託の方が品質を担保できると判断したからです。
事務局業務の標準化については、メンバー内で標準化をすることも1つの方法として考えましたが、1か所で取りまとめたほうが安定すると思いアウトソースすることにしました。


―ウィズアスを選定したポイントはどこですか?


研修のテクニカルサポートを提供しているアウトソーシング会社を探していたのですが、明確にサービスとして打ち出している会社は少なかったですし、オンサイト研修は対応できるがオンラインは難しいという会社もありました。
その中で、ウィズアスはイベントのテクニカルサポートの実績がありましたし、一緒にプロセス構築や業務整理をやっていきましょうという提案が求めているものと一致したためウィズアスを選定しました。また、特定の時期に研修が増えた場合もスポットで増員ができるという点も決め手となりました。

サービス利用後

―弊社サービスを受けて良かった点を教えてください


これまで、研修当日は企画担当者が朝から終わりまで立ち会う必要がありました。しかしテクニカルサポートを委託したことで、ポイントだけ確認すればOKとなり、時間が有効活用できるようになったと感じています。問い合わせ対応も依頼していますが、レスポンスが早く対応漏れが減っている点もありがたいです。
また、導入に至るまでも、お互いに課題を出し合いながら資料を組み立てて、依頼プロセスを検討できました。どこが問題になっているかを逐一整理して、迅速に対応いただけて感謝しています。


―導入前に抱えていた課題は解決できましたか?


「当日の研修受講者サポートを含めた事務局業務に多くの工数がかかっていた」という課題については、事前・事後・当日の対応を委託することで、企画担当者の工数を減らすことができました。

「担当者によってサービスレベルがばらついていた」という課題については、現在、研修の多くをウィズアスへ委託していますが、委託している研修に関してはきちんと標準化がされており安定していると感じています。まだ委託をしていない分の研修に関してどのように運用を集約していくかが、社内の新たな課題というところです。

「急速なオンライン化で、テクニカルサポート業務が特定の社員に集中していた」という課題については、テクニカルサポートを依頼したことで改善されました。


―アウトソースしたことによって生まれた時間で、今後力を入れたい業務はありますか?


新規施策の企画をもっと増やしたいです。昨今のビジネス環境は変化が激しいので、それに追いついて事業成長するには、事業部門で必要になるスキルやリテラシーもどんどん変化していくと考えています。ODにはそれらのニーズや変化を素早くキャッチしていくことが求められるので、アウトソースによって生まれた時間でスピード感のある対応を行いたいです。

担当者の声

徹底したノンコア業務の洗い出しと細やかな対応で業務標準化を推進


株式会社ウィズアス 高上直也

「ノンコア業務の工数過多」や「業務の標準化」に課題をお持ちの場合、「タスクの洗い出し」と「見える化」を行うことが重要です。そのうえで、他にもサポートできる業務はないかを徹底して探し出し、ノンコア業務のスムーズな移行に取り組みました。

現在は、研修準備時に必要情報を記入いただくだけで研修の事前~事後対応をウィズアスがサポートできるように、オリンパス様専用のドキュメントを作成し運用しています。これによって業務が見える化されたと嬉しいお声もいただきました。
オリンパス様のタスクとウィズアスのタスクを明文化する、オリンパス様に記入いただくドキュメントは自由入力ではなく、できるだけチェックボックス形式にする、ご提案の際は細かく期日やプロセスをご説明するなど、サポート依頼自体が負担にならないように細やかな対応を心がけています。

また、運用が始まってからも毎週定例会を設け、そのたびに課題感をヒアリングするなど、密なコミュニケーションを大切にしています。ヒアリングした課題に対するプロセス作成や、プロセス変更後の影響範囲について先回りしてご提案することで、今後もオリンパス様の業務改善をサポートしていきたいです。

その他にも多くの実績がございます

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