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事例紹介

入学説明会を代行、人員が5人から1人になり業務効率化に成功

企業名 株式会社NEXT EDUCATION「坪田塾」 様
サービス内容入学説明会 当日運営業務
案件概要 ● 業種:受験予備校
● エリア:愛知、大阪、兵庫、東京
● 事業内容:教育

プロジェクトのポイント

お客様の課題

担当者の負担増加
校舎拡大に伴う人員不足
働き方改革による業務改善

弊社のご提案

説明員の母集団を形成
全国で母集団形成
土日メインで稼働するスタッフ

導入後の成果

社員の工数削減
安定したスタッフ供給
品質担保

委託業務と範囲

マニュアル作成
スタッフ採用
スタッフ教育
シフト管理

株式会社NEXT EDUCATION「坪田塾」様は大ベストセラー「学年ビリのギャルが1年で偏差値を40上げて慶應大学に現役合格した話」(通称:「ビリギャル」)で有名な総合的な個別指導塾です。今回は、説明員のアウトソース活用に至った背景や導入後の効果について事業部長 岡村様にお伺いしました。

導入の背景

― アウトソーシングを導入されたきっかけを教えてください


入学説明会は集客の関係上、土日祝日に開催します。講師陣に説明会を担当してもらっていたので、勤務形態に影響が出ていました。組織の経営方針が変わり、校舎拡大に伴う人員不足、また働き方改革の影響もあり、業務改善を目的とし、アウトソーシングを検討することになりました。



― 課題1 説明会要員の採用と育成業務に負荷がかかっていた


首都圏を中心に校舎を増やしていく事になりましたが、繁忙期には週一のペースで参加者60~120名規模の入学説明会を全国各地で実施することになり、担当者にスタッフ採用と育成の業務負荷が掛かっていました。

ソリューション|説明員の母集団を形成


入学説明会の説明員を、ウィズアスの人材プールより選定して教育/レクチャーして当日対応し、担当者の業務負荷を軽減し、アウトソーシング前と変わらない品質の説明会を運営しました。

成功ポイント|担当者の業務工数削減


説明会専用のスタッフをアサインして、マニュアルと動画によって当日の説明会の流れを丁寧にレクチャーして、説明会の質を落とさずに担当者の業務を軽減しました。



― 課題2 全国に校舎が拡大し、人事調整と労務調整が困難に


名古屋、大阪、東京と全国各地に校舎を拡大していく中で、担当者業務の属人化が進み異動通達などの人事としての調整が煩雑になっていました。

ソリューション|全国に説明員スタッフを供給


専門の説明員スタッフを安定して名古屋、大阪、東京の各校舎に手配することで、担当者の異動やスタッフ採用に縛られることなく入学希望者に集中して対応することが可能になりました。

成功ポイント|豊富な人材ネットワーク


説明員スタッフを名古屋、大阪、東京の各校舎に手配することで、担当者の異動やスタッフ採用に縛られることなく入学希望者に集中して対応することが可能になりました。



― 課題3 働き方改革による業務改善の必要があった


働き方改革の影響で業務改善が必要でしたが、塾業界は土日祝日に出社しても平日も授業があるため、振替休日が取得しにくく業務改善が困難でした。

ソリューション|担当者が5人から1人に


入学説明会の説明員業務をアウトソースすることで担当者が5人から1人になり業務負荷を軽減。

成功ポイント|専門業者が持つ人材プール


塾業界は土日出社と振替休日が取得困難だったが、専門業者の持つ人材母集団を利用して、土日の説明員をアウトソースすることにより、講師陣の業務改善が可能になりました。



アウトソーシング導入効果

サービス利用後

― 説明員のアウトソーシングの効果を教えて下さい


対応する担当者人数を5人から1人に削減できました。


― アウトソーシングすることで得られたメリットはありますか?


アウトソーシングすることで業務をマニュアル化して客観的に見ることができました。属人化していた部分が可視化されたことが良かったと思います。また、説明会に使用する動画の内容やエビデンスを最新のものに改善しようとする余裕が生まれました。


― ウィズアスのサービスで良かった点を教えて下さい


要望に迅速に答えてくれたところが良かったです。説明員に対する要望を伝えた所、次の説明会では事前レクチャーで修正してくれました。スピード感を持って対応してくれたと思います。

導入にあたり懸念点、ネックになっていたことは?

― 今回のアウトソーシングを導入するにあたり懸念していた点や、心配だったことはありますか?


次の3点が不安でした。


●クオリティが担保できるか。内製で行っていた説明会と同じクオリティで開催できるか


→ウィズアスは官庁や大手企業との実績があり安心感がありました。また、導入後に実施した参加者アンケートでも、導入前と変わらない評価を得られました。


●業者の対応のスピード感。説明会の開催が近付いていたため、業者を早急に選択したかった。


→こちらからお聞きした事やお願いした件に関しては1営業日以内にはレスポンスを頂き、資料作成や欲しい情報を提供できるまでの納期などの共有がありました。対応の速さ、レスポンスが良かったです。


●任せられる業務範囲。初めてのアウトソーシングでどこまでの業務範囲を任せられるか分からなかった。


→きめの細かい打ち合わせのもとに、工程表、体制図、運営マニュアルなどの作成、サポートに安心を覚えました。当日のタスク設定とその準備をするまでのスケジューリング、進行管理を丁寧にしてくれたことで、ここまでやってくれるならば大丈夫だと思えました。

ウィズアスの選定ポイント

ウィズアスを選定したポイントは次の3つです。

・信頼のある実績
・レスポンスの速さ
・丁寧な事前準備

担当者の声

設計構築チーム


クライアント様が初めてアウトソーシングをされるという事で、実際に現場を訪れて丁寧に業務設計をする必要があると考えておりました。担当者様が実際に説明されている入学説明会の流れを現場でつかみ、タイムラインを実測して運営シナリオを作成しました。また、現場の雰囲気をありのままに説明員に伝えるために動画を撮影しました。その動画から説明員のセリフや喋るタイミングを書き起こした台本を作成し、手配した説明員には撮影した動画と運営マニュアルを使って、説明員の仕事をレクチャーしました。


現場運営ディレクター


初めて説明員の代行をする現場の日は、失敗のないように入念な準備を持って現場に入りました。会場が貸し会議室という事で、準備の時間が限られておりましたので、セミナー運営のプロとして限られた時間の中で、想定されるトラブルを防ぐために会場側と機材チェックや参加者の導線の確認、遅刻者対応がスムーズにいくような準備を徹底しました。その結果、当日は大きなトラブルもなく終わることができました。

その他にも多くの実績がございます

採用事務局・運営アウトソーシング

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