事例紹介

  • 株式会社NEXT EDUCATION「坪田塾」様
  • 入塾説明会の受付業務・当日運営代行

業務効率化のため入学説明会を代行、
担当人員数が5人から1人に

プロジェクト概要


  • 課題① 担当者の負担増加

    課題② 校舎拡大に伴う人員不足

    課題③ 働き方改革による業務改善



  • ソリューション① 説明員の母集団を形成

    ソリューション② 全国で母集団形成

    ソリューション③ 土日メインで稼働するスタッフ



  • 成功ポイント① 社員の工数削減

    成功ポイント② 安定したスタッフ供給/p>

    成功ポイント③ 専門業者が持つ人材プール


委託業務と範囲

  • 業務設計
  • 運営マニュアル作成
  • 説明員コーディネート
  • 事前レクチャー
  • 説明員ディレクション

概要

株式会社NEXT EDUCATION 「坪田塾」様は、大ベストセラー「学年ビリのギャルが1年で偏差値を40上げて
慶應大学に現役合格した話」(通称:「ビリギャル」)で有名な総合的な予備校です。
入学説明会は集客の関係上、土日祝に開催します。講師陣に説明会を担当してもらうと勤務形態に影響が出てしまいます。組織全体で働き方改革を実施していた為、業務改善を目的にアウトソーシングを検討することになり、今回ご利用いただきました。

導入の背景

背景①

  • 課題① 説明会要員の採用と育成業務に負荷がかかっていた

     首都圏を中心に校舎を増やしていく事になり、繁忙期には週一のペースで参加者60~120名規模の
     入学説明会を全国各地で実施。担当者にスタッフ採用と育成の業務負荷が掛かっていた。


  • ソリューション① 説明員の母集団を形成

     入塾説明会の説明員を、ウィズアスの人材プールより選定し教育/レクチャーの上、当日対応。
     担当者の業務負荷を軽減し、アウトソーシング前と変わらない品質の説明会の運営を可能に。


  • 成功ポイント① 担当者の業務工数削減

     説明会専用のスタッフをアサインし、マニュアルと動画によって当日の説明会の流れを丁寧に
     レクチャー。説明会の質を落とさずに担当者の業務を軽減することに成功。

背景②

  • 課題② 全国に校舎が拡大し、人事調整と労務調整が困難に

     名古屋、大阪、東京と全国各地に校舎を拡大していく中で、担当者業務の属人化が進み異動通達などの
     人事としての調整が複雑になっていた。


  • ソリューション② 全国に説明員スタッフを供給

     専門の説明員スタッフを名古屋、大阪、東京の各校舎に安定して手配することで、担当者の異動や
     スタッフ採用に縛られることなく入学希望者に集中して対応することが可能に。


  • 成功ポイント② 豊富な人材ネットワーク

     説明員スタッフを名古屋、大阪、東京の各校舎に手配することで、担当者の異動やスタッフ採用に
     縛られることなく入学希望者に集中して対応することが可能に。

背景③

  • 課題③ 働き方改革による業務改善の必要があった

     働き方改革の影響で業務改善が必要な中、塾業界は土日に出社しても平日も授業があるため、
     振替休日が取得しにくく業務改善が困難な状況。


  • ソリューション③ 担当者が5人から1人に

     入塾説明会の説明員業務をアウトソースすることで対応人員が5人から1人に軽減することができ、
     業務負荷を改善。


  • 成功ポイント③ 専門業者が持つ人材プール

     塾業界は土日出社と振替休日が取得困難な状況の中、専門業者の持つ人材母集団を利用して、土日の
     説明員をアウトソースすることにより、講師陣の業務改善が可能に。

導入にあたっての懸念点・ネックポイント

  • クオリティが担保できるか。内製で行っていた説明会と同じクオリティで開催できるか

     ⇒ウィズアスは官庁や大手企業との実績があり安心感がありました。
     また、導入後に実施した参加者アンケートでも、導入前と変わらない評価を得られました。


  • 対応のスピード感。説明会の開催が近付いてたため、早急に選択したかった。

     ⇒要件をまとめてから、2営業日以内には資料作成や欲しい情報の共有があり、対応の速さ、レスポンスが
     良かったです。


  • 任せられる業務範囲。初めてのアウトソーシングでどこまでの業務範囲を任せられるか分からない。

     ⇒きめの細かい打ち合わせのもとに、工程表、体制図、運営マニュアルなどの作成、サポートに安心を
     覚えた。当日のタスクとその準備をするまでのスケジューリング、進行管理を丁寧にしてくれた。
     ここまでやってくれるならば大丈夫と思えました。

ウィズアスの選定ポイント

  • 信頼のある実績

  • レスポンスの速さ

  • 丁寧な事前準備

ウィズアス担当者の声

設計構築チーム

初めてアウトソーシングをされるという事で、実際に現場を訪れて丁寧に業務設計して必要があると考えておりました。担当者様が実際に説明されている入塾説明会の流れを現場でつかみ、タイムラインを実測して運営シナリオを作成しました。 また、現場の雰囲気をありのままで説明員に伝えるため動画を撮影しました。その動画から説明員のセリフや喋るタイミングを書き起こした台本を作成しました。手配した説明員には、撮影した動画と運営マニュアルを使って、説明員の仕事をレクチャーしました。

現場運営ディレクター

初めて説明員の代行をする現場の日は、失敗のないように入念な準備を持って現場に入りました。
会場が貸し会議室という事で、準備の時間が限られておりました。セミナー運営のプロとして限られた時間の中で、想定されるトラブルを防ぐために会場側と機材チェックや参加者の導線の確認、遅刻者対応がスムーズにいくような準備を徹底しました。 その結果当日は大きなトラブルもなく終わることができました。