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研修会の次第はテンプレートがおすすめ!自作する際のコツも解説

2020.04.14

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

研修会を開催するとなった場合、用意しなければならない資料の中に「次第」があります。

次第は正式名称を「式次第」と呼び、研修会全体のスケジュール表の役割を果たします。

また、次第にはスケジュールだけでなく、参加者や主催社、協賛社など研修会全体にかかわる内容が記載されており、「この研修会に誰がかかわっていて、次に誰が何をやるのか」を確認することができるようになっています。

 

式次第というと、冠婚葬祭で使うものが思い浮かびますが、研修会の場合はどのように作成すればよいのでしょうか?

冠婚葬祭の式次第は、通常普通のコピー用紙とは異なる高級な紙を使いますが、研修会においてはA4のコピー用紙で構いません。とはいえ、きちんとレイアウトにこだわり、読みやすい次第にする必要があります。

 

研修会の次第を作成するには、テンプレートを作成・管理しておき、使い回すのがおすすめです。

この記事では、次第のテンプレートをダウンロードできるサイト、及び研修会次第のテンプレートを作るコツをお伝えします。

 

1.研修会の次第はテンプレートを使うのがおすすめ

研修会の次第に書くべき内容は、主に次のものが挙げられます。

 

・研修会名

・日時

・会場

・主催者

・協賛者、講師

・参加者

・研修会の内容

・研修会のスケジュール

 

このように、研修会の次第はいたってシンプルな内容です。

ですが、研修会を開催するごとに次第を毎回1から作るのは面倒です。

 

そのため、研修会の次第はテンプレートを作成しておくのがおすすめです。

テンプレートがあれば、研修会のたびにわずかに記載内容を変更するだけで使い回すことができます。

 

特に、研修会は定期的に行う可能性があるため、研修会のテーマごとにテンプレートを作成しておくだけで、効率的な研修会運営が可能になります。

 

 

2.研修会の次第テンプレート(ダウンロードサイト)

この章では、次第のテンプレートがダウンロードできるサイトを紹介します。

 

下記ページでは、ワードで作成された次第のテンプレートファイルが無料でダウンロードできます。

次第[会議資料、スタンダード・シンプル版

 

ただし、ダウンロードできるのは会議や役員会用の次第テンプレートのみです。

研修会用として使うためにはアレンジしなければいけませんが、タブや均等割り付けを使って作成された見やすい次第となっているため、少し変更するだけで簡単に見やすい研修会の次第が作成できます。

 

 

3.研修会の次第を自分で作成する方法

それでは、1から次第を自作する場合のコツを見ていきましょう。

 

研修会の次第は事務的な内容のため、文章はさほど迷わないでしょう。

どちらかといえば、こだわるべきはレイアウトです。レイアウトをきちんとすることで、次第がぐっと読みやすくなり、「次に、誰が、何をするのか」が一目瞭然になります。

 

次第を自作する際には下記の3点を意識しましょう。

 

1.タブや均等割り付けを使用して列を整える

2.講師名などを忘れずに記入する

3.変更する可能性のある箇所は〇を使用してわかりやすくする

 

1つずつ見ていきましょう。

 

 

3-1.レイアウトの工夫1:タブや均等割り付けを使用して列を整える

次第は読みやすくする必要があるため、列は同じ高さに整えましょう。

ワードファイルで次第を作成する場合、スペースを使って列を整えるのは避けるべきです。代わりにタブや均等割り付けを使って列を整えると可読性が増し、文章も書きやすくなります。

 

タブ(インデント)は1列目の文字数がばらばらでも2列目を綺麗に整えることができる機能です。

また、均等割り付けは文字数の異なる列を、指定した文字列の幅に合わせて均等に配置できる機能です。

 

エクセルは列や行を一括で調整できるので、おすすめです。

 

 

3-2.レイアウトの工夫2:講師名などを忘れずに記入する

開会式や閉会式、講義などを担当する講師名と所属を忘れずに明記しましょう。特に、他団体との協力体制を敷いている場合は必須事項です。

 

 

3-3.レイアウトの工夫3:変更する可能性のある箇所は〇を使用してわかりやすくする

テンプレートは研修会のたびに内容を変更して使用するため、変更する可能性がある箇所には〇を配置して、変更する箇所が一目でわかるようにしておくのがおすすめです。

 

【〇を使用した良い例文】

令和〇年度 〇〇研修会

日時:令和〇年〇月〇日

場所:〇〇会議室

 

研修会名や日時、場所など、変更する可能性のある箇所が〇に変更されています。

これにより、次回使う時に変更すべき箇所がわかりやすくなっています。

 

【悪い例文1】

令和 年度 研修会

日時:令和 年 月 日

場所:会議室

 

変更する可能性のある個所に何も書いていないパターンです。

基本的に問題は生じないが、変更すべき個所をうっかり見逃してしまいがちになるのでおすすめできません。

 

【悪い例文2】

令和2年度 新人研修会

日時:令和2年2月10日

場所:A会議室

 

前回の研修会名や日時、場所がそのままになっているパターンです。

場合によっては変更すべき箇所かどうかがこんがらがってしまい、万が一書き直すのを忘れてしまうと、間違った内容の次第になってしまいます。

 

4.まとめ

次第がダウンロードできるサイトと、研修会の次第を作成する際のコツをお伝えしました。

 

テンプレートづくりはやや手間がかかりますが、一度作ってしまえば後が楽になります。定型文が多いビジネス資料はどんどんテンプレート化していきましょう。