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テンプレートを利用して効率的に!研修会の式次第の作成方法とは?

2020.04.28

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

「式次第を作成することになったが作成方法がわからない…」

「研修会での式次第ではどのような項目を追記すべきだろう?」

 

研修会を開催の際には、一般的に式次第の作成をすることになるでしょう。しかし、式次第に何を記載するばいいのか、利用目的がわからない、という声も少なくありません。

 

この記事では、研修会の進行において式次第が必要な理由と、研修会の流れを再度確認するととともに、式次第を作成しやすいようにテンプレートも含めて紹介していきます。

 

 

1.研修会の進行には式次第が必須!

研修会をトラブルなく進行していくには「式次第」の必要性が考えられます。

ちなみに、式次第とは「研修会のようなイベントを開催から閉会まで一連の流れを記載した進行表」のことです。

 

なぜ式次第が必要かというと、会場の進行順序を参加者全員が認識することで、時間通りに進行役による運営が可能になるからです。万が一、進行内容を参加者が理解できないと、今どのポイントを進行しているか分からず不安を感じてしまいます。

 

また、参加者が希望するプログラムのために参加している場合、進行内容が分かる「式次第」があれば、多少冒頭が退屈だと感じても希望プログラムまで待ってくれるでしょう。

 

しかし、進行が分からないといつ始まるかも分からないプログラムに退屈な時間を浪費できないと感じ、退席してしまう可能性も上がってしまいます。そのため、「式次第」を利用することで運営側としては「時間配分」をコントロールでき、参加者側は「プログラムの順番」を知って安心してプログラムを受講することができるのです。

 

 

2.研修会の流れ

研修会の流れを理解することで、研修会の式次第を作成するときの手助けとなるでしょう。研修会の流れは以下のような順番になります。企業の方向性によって内容に違いがありますので適宜変更して下さい。

 

 

①開会の挨拶

研修会開会の挨拶を行ないます。司会の紹介をしましょう。

 

 

②来賓紹介

司会進行のもと来賓の紹介をします。事前に紹介だけでとどめるか、来賓の方から挨拶をしてもらうか、事前に確認しておきましょう。

 

 

③研修会コーディネーターの自己紹介

司会とは別に研修会のコーディネーターがいるのであれば、研修に移る前に挨拶をしておきます。ニックネームで紹介するなどリラックスした雰囲気での紹介が望ましいでしょう。

 

 

④研修会の目標・趣旨を伝える

研修会を通じて参加者に求める目標を共有します。また、研修会終了後、研修会で学んだことを現場で実行できるように、運営側の趣旨を伝えます。

 

 

⑤時間割の説明

式次第を手元に持ってもらい時間割の説明を行います。具体的な時間を伝えて、参加者に安心感を与えましょう。

 

 

⑥研修の実施

研修会の目的である研修の実施を行ないます。スキルアップになるようなプログラムやゲームを組んで実施していきましょう。例えば、営業への研修会の場合、トークスキルを磨く「ロールプレイング」や緊張感をほぐす「アイスブレイク」などの研修を実施します。

 

⑦感想の記載・発表

研修会を通して得た感想を各自記載し共有し合います。必要であれば、全員の前で発表するなどして、感想の共有を行ない参加者同士の理解を深めます。

 

 

⑧全体の共有

研修会を通してのまとめを司会が進行して行います。

 

 

⑨開閉の挨拶

開閉の挨拶にて司会進行のもと、研修会の幕を下ろしましょう。

 

 

3.式次第にはテンプレートも存在する!

式次第には、大きく2つのものがあります。会場に掲示するタイプの式次第と、参加者へ手渡しで配る式次第の2つです。

また、書式に関しても開催されるイベント内容によって形式は変化します。

伝統的な書式にとらわれず、デザイン性の高い「式次第」を作成するケースもあります。基本の形式は、箇条書きで横書き、もしくは縦書きのどちらかにして記載するのが一般的です。

 

下記に式次第のテンプレートを2つ記載しますので、適宜ご利用下さい。

 

 

テンプレート①

第〇〇回(令和〇〇年)〇〇研修会

 

日時:令和〇年〇月〇日(〇曜日)

                       場所:〇〇ビル 5階

 

〇〇研修会式次第

進行役:〇〇

 

 

1.開  会

 

2.挨  拶

 

3.来賓紹介

 

4.コーディネーター紹介

 

5.研修会の実施

 

6.感想の共有

 

7.最後に

 

8.閉  会

 

 

 

テンプレート②

 

研修会式次第

 

~ 開会 ~

1.開会の挨拶              <13:00~>

 2.来賓紹介              <13:45~>

3.研修会の実施       <14:00~>

4.感想の共有           <17:00~>

 5.最後に                     <18:00~>

8.閉会の挨拶              <18:30~>

~ 閉会 ~

 

 

テンプレート①は、一般的な式次第であり必要最低限のことにしかふれていません。別でテンプレ―ト②については、時間配分まで明記しています。作成時の注意点として、司会の進行や参加者の行動によって進行時間が予想通りに進まないことが往々にしてあります。

 

そのため、余裕を持った時間配分を心がけて式次第の作成を行なうのが良いでしょう。

 

 

4.まとめ

研修会において式次第の必要性と研修会の流れを記載するとともに、式次第に使えるテンプレートを紹介しました。

研修会を成功させるためには、参加者がイベントの進行を理解して自由な行動を取りすぎないよう、式次第で認知させることが重要ですね。

 

また、研修会の流れを把握することは抜けのない式次第の作成につながります。注意点として、プログラム毎の時間配分を記載する際は、時間に余裕を持たせるようにしましょう。

 

研修会の式次第に使えるテンプレートの記載もしていますので、利用項目にあった形式に変更の上ご利用下さいませ。