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セミナー運営には欠かせない!受付表テンプレートを紹介

2020.04.14

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

セミナーを開催・運営するにあたって、スムーズな受付業務を行うには、参加者の出欠の有無を記入する受付表は必須のアイテムです。そんな受付表には、必ず記載すべき項目があることをご存知でしょうか。

 

本記事では、セミナーの受付票に必要な項目の解説や、受付表を作成する際に活用できるテンプレートサイトを厳選して紹介します。

 

1.セミナー受付表に必須の項目とは

セミナー受付表を作成する際、以下の項目は必ず記載するようにしましょう。

 

 

○氏名

セミナーに参加する人の名前を記載します。

氏名は必ずフルネームで記載できる欄を設けるようにしましょう。

名字だけの記載にならないよう、あらかじめ記載欄には「名字」と「名前」の両方が記入できるように、それぞれ項目を分けておくと参加者も迷わず記入することができます。

 

 

○会社名及び部署名・役職

次に参加者の会社名をはじめ、部署名や役職を記載してもらいましょう。

会社名だけでなく、所属する部署や役職などを詳しく記入してもらうことで、参加者の属性や、セミナーのテーマがどのような顧客に必要とされているかなど、次回以降のマーケティングら企画を立案する際のデータとして役立てることができます。

 

 

○電話番号・メールアドレス

参加者の電話番号やメールアドレスといった連絡先を記入してもらうことで、セミナー後のアフターフォローや、次回セミナー開催のアナウンスを行うことができます。

住所などの個人情報を取得すると、案内を郵送する際にコストが発生しますが、メールアドレスを収集できていれば、コストを抑制できるほか、一括送信することで業務の工数を簡略することができるため、効率的に集客に向けたアプローチを打つことが可能です。

 

 

○質問事項

この他にも、懇親会がある場合は参加の有無など、簡単な質問をチェックボックス形式にまとめておくことも有効でしょう。

記入する手間を省くことができますし、集計業務の時に参加者の出欠の有無や、顧客の属性を把握することに役立ちます。

 

 

2.おすすめの無料受付表テンプレートをご紹介

 

2-1.ひな形ジャーナル

ひな形ジャーナルとは、パソコンやスマホからでも無料でダウンロードができるテンプレートを豊富に取り揃えているサイトです。

受付表の構成も、氏名・会社名・連絡先・メールアドレスの4項目からのシンプルな受付表だけでなく、住所や備考欄が付いた受付表まで用意されているため、セミナー参加者から取得したい情報に応じてテンプレートを使い分けることができます。

 

また、テンプレートごとにファイル形式・色・印刷媒体・イベントの種類を選択できる点や、や、ビジネス向けだけでなく、個人向けや業界関係者向けの書式など、様々は用途で活用することができるため、独自性や受付表の作成に工数を費やせなくても安心して受付表を取得することができます。

 

 

2-2.無料のビジネス書式テンプレート

無料のビジネス書式テンプレートとは、エクセル(Excel)、ワード(word)、パワーポイント形式に対応したテンプレートが、会員登録なし、ダウンロード無料で利用することができるサイトです。無料テンプレートが約900点以上揃えられているため、自社のセミナーにあったテンプレートを見つけることができるでしょう。

また、それぞれのツールの形式に沿ったファイルが用意されているため、編集などを行いカスタマイズして利用することもでき、時間の短縮や業務工数の削減に寄与します。

 

 

3.セミナー運営代行ならウィズアスにおすすめ

セミナー運営に不可欠で、必ず準備しておくことが求められる受付表。

しかし、セミナーの運営にあたっては、受付表作成以外にも、集客や申し込み受付、各種手配、当日の運営業務など、セミナーを成功させるためには、あらゆる業務をこなすことが求められます。

 

そこで活用したいのが、セミナーを含むイベント運営の代行業務を手掛ける「株式会社ウィズアス」です。

株式会社ウィズアスでは、これまでに蓄積したノウハウやスキルで、高品質かつ安定的なセミナー運営代行業務を行うだけでなく、トータルサポートからスポット業務での活用に至るまで、セミナー運営にかかる業務をお客様のニーズに応じて対応することができます。

 

4.まとめ

セミナー運営に欠かすことができない受付表。しかしセミナー受付表を作成する際は、記載すべき項目をあらかじめ把握しておくことが重要です。

本記事で記載した必須項目の一覧をはじめ、無料の受付表テンプレートを活用して、効果的な受付表を作成するようにしましょう。

 

株式会社ウィズアスでは、セミナーの受付表の作成などの部分的なサポートから、セミナー運営全体のトータルサポートまで幅広く行っています。

お客様のニーズや課題に沿ったオーダーメイドのセミナー設計だけでなく、お客様のコア業務ではないプロセスをアウトソーシングすることが可能なため、安定的にセミナーを開催することが可能です。これを機に、一度ウィズアスのセミナー運営代行を活用してみてはいかがでしょうか。