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セミナーの成功は準備が9割! スケジュールとチェックリストを公開

2020.04.14

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

企業セミナーが成功するかどうかは、準備で9割が決まります。

 

しかし、セミナー準備のコツを知らなければ、どこから手を着けていいかわからず、結局長い準備期間を活かすことができないまま、セミナー当日を迎えてしまうでしょう。

 

そこでこの記事では、企画、集客、プログラム作成、当日業務、アフターフォローまでのセミナー準備の一連の流れと、当日用意する持ち物リストを紹介していきます。

 

1.企画(~3か月前)

セミナー準備のメイン業務となる「集客」や「会場予約」は、開催日の3か月前から始まります。

つまり、その前には既にセミナーの目標と企画概要が定まっていなければなりません。

3か月前までに行うべき作業は、大きく分けて次の3つです。

 

・目標設定

・企画概要

・予算検討

 

 

1-1.目標設定のポイント

セミナー開催の目的は、「自社の商品を知ってもらう」など抽象的なものでもかまいません。しかし、目標は「集客人数100人、資料請求の人数50人」など、具体的で数値化できるものであるべきです。

目標が具体的であることで、達成するための手段や課題も具体的になり、取り組みやすくなります。

 

 

1-2.予算のポイント

まず予算を決めてから、セミナーの目標や企画を考えるセミナー担当者もいるかもしれません。

しかし、予算から企画を逆算すると、セミナーの内容が本来の意図からずれてしまい、セミナーの開催意義が薄れてしまう可能性があります。

 

例えば、バックエンド商品のセールスが目的であれば、少人数のセミナーでも問題ありません。となると、集客費や会場費はその分抑えられます。逆にリードのフォローや自社PR、商品PR等が目的であれば、目標集客人数は大きくなり、それに比例して集客費や会場費も増大するでしょう。

 

このように、セミナーの予算は、目的と目標によって大きく異なります。

もちろん、予算に恵まれた中でセミナーを企画できるのは大手の会社だけです。現状の経営状況を踏まえて現実的なセミナーを設計することも大切ですので、自社の現状に合った目標設定と予算検討をバランスよく行いましょう。

 

 

1-3.企画や予算に応じてセミナー代行も検討

予算や企画概要を設定する中で、人的リソースが足りない、集客ノウハウが足りないといった課題が出てくるのであれば、代行業者への委託も検討することをおすすめします。

 

一部業務の委託から、セミナーの運営管理全体の委託まで、柔軟に視野に入れて検討することで、セミナー企画の幅が広がります。

 

 

2.事前準備(3か月前~前日)

3か月前から、実際的な準備が始まります。この期間は下記の3つのフェーズに分けることができます。

2-1.企画概要を煮詰める(3か月前~2か月前)

目標を達成するための手段を検討する段階であり、企画の詳細を煮詰めていく作業が始まります。

セミナーの方向性を理解していないと、手段と目的がずれてしまうため、セミナーの目的をしっかりと共有しておくことが大事です。

 

実際的には下記のような作業を行っていくことになります。

 

・登壇者出演交渉

・会場の選定・予約

・協力会社検討

・集客方法策定

 

 

2-2.具体的な準備を開始する(2か月前~1か月前)

集客準備や登壇者への登壇の申し込みなど、より具体的なセミナー準備に移っていきます。また、メルマガのステップメール構築など、事後フォロー体制も整える必要があります。

 

セミナーの1か月前になると、各種作業が大詰めになります。この期間に集客体制や事後フォロー体制をきちんと構築しておくと、セミナー前の1か月が楽になるので、入念に準備していきましょう。

 

 

2-3.告知・問い合わせ対応・資料制作(1か月前~前日)

セミナー開催日の1か月前から、いよいよセミナーに向けての告知が始まります。それに伴って、問い合わせ対応や資料制作、プレゼン制作、当日のスタッフキャスティングなどが始まり、様々なセミナー準備業務が出てきます。

各種作業が並行して進んでいくため、スケジュール管理と情報共有が肝となります。

 

この時期に行う業務としては下記のようなものが挙げられます。

 

・イベント告知(サイト&招待状&メルマガ)

・各種問い合わせ対応

・登壇者対応(資料督促、事務連絡)

・オペレーション設計

・スタッフキャスティング

・スライド制作

・資料印刷

 

 

3.運営(当日)

いよいよセミナー当日です。セミナー当日には下記のような業務を行います。

 

・打ち合わせ、リハーサル

・受付

・誘導

・ステージ進行

・機材オペレート

・飲食手配

・資料配布

・アンケート回収

・登壇者対応

 

 

3-1.打ち合わせやリハーサルは綿密に

セミナーの規模が大きくなるほど、打ち合わせやリハーサルが重要となります。リハーサルは自社で行うだけでなく、実際に会場入りしてからも行うのがポイントです。

 

また、講師との事前打ち合わせも重要です。パソコンの種類、パワーポイントのバージョン、動画のフォーマット、音声を流したいかどうかなどを事前に確認しておくことで、プレゼンの準備をスムーズに行えます。

 

 

3-2.当日の持ち物リスト

ここからは当日の持ち物リストを紹介します。

前日だけですべての持ち物をそろえることはできないので、2週間ほど前からリストを作り、直前になって慌てることのないようにしましょう。

 

【受付の持ち物】

・参加者リスト(チェックシート)

・名刺入れ

・領収書(有料の場合)

・当日のタイムテーブル

・セミナーのプレゼン資料

・自社製品等の案内チラシ

・その他配布物

・文房具

 

【スタッフの持ち物】

・参加者リスト

・当日のタイムテーブル

・運営マニュアル

・講師やスタッフ、会場担当者等の電話番号リスト

・自社製品関連ポスター

・会場案内看板(案内用紙)

・満席看板、「10分前」「5分前」看板

・パソコン、及びパソコン周辺機器

・プロジェクター、コネクタ

・温湿度計

・現金

・事務局用印鑑

・救急箱

・飲食物、紙コップ、紙皿

・会場使用マニュアル

・会場図面等、会場関連書類

・会場提出書類一式

・搬入車両証

・作業員リボン

・各種バッジ

 

 

4.フォロー(事後)

セミナーが終わったら終了ではありません。アフターフォローによって関心度の高い見込み客にアプローチしていく必要があります。

参加者はセミナーに参加したことで、自社サービスや商品に関心度の高い状態になっています。そのため、セミナーで性急に成約まで持ち込むのではなく、アフターフォローによる営業を見越して、セミナーを販促活動の中継地点とみなすのがポイントです。

 

主に下記のような業務を、スピード感を持って行っていきましょう。

 

・アンケート集計

・お礼メール

・インサイドセールス

・メルマガ

・サイトアップ

 

 

【お礼メール】

参加者へのお礼メールは即日中、遅くても翌日までにすばやく行うのが理想です。特に関心度が高いと思われる参加者には個別に営業の電話をかけ、ニーズを聞き出すことで、商談へと結びつく可能性が生まれます。

 

また、見落としがちなのが欠席者へのフォローメールです。

一度セミナーを欠席すると、気まずくなってセミナーから遠のいてしまうのが一般的ですが、「ぜひまたの機会にお越しください」など暖かい内容のメールを送ると、欠席者も見込み客として保つことができ、次回以降のセールスキャンペーンにつなげることができます。

 

5.まとめ

セミナー当日に落ち着いて運営業務を行うためには、いかに事前準備を綿密に行っておくかがカギです。

成果の出るセミナーを開催するためには、その他にもたくさんの要素があります。

効率的な集客、良質なプログラム、現場のオペレーションをいかに安定させるか、セミナー運営事務局に役立つツールの選定など、1つ1つ挙げればきりがありません。

 

セミナー代行業者であるウィズアスは、これらの業務を高い品質で提供するノウハウを持ち合わせており、これまで数々の企業セミナー開催に貢献してきました。

セミナー業務の部分的な委託からワンストップの委託まで代行してきた多数の実績を生かして、スピード感を持って最適なオペレーション設計を提案いたします。

 

貴社の課題にスピード感を持って対応させていただきますので、セミナー運営に課題を感じている担当者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。