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これを読めば安心!セミナー受付メールの種類と例文を徹底解説!

2020.04.14

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

セミナーの成否を決める上で大切な役割を担うのが、準備段階に行う受付メールの作成です。

申込受付メールが担う役割は、セミナー申込の受付が完了したことを参加者に伝えるだけでなく、セミナーの概要や参加者が知りたい情報を記載することが重要です。しかし、お客様に対してどんな内容の文章で案内を促せばよいかは悩みの種。

 

そこで本記事では、セミナー申込受付メールの重要性をはじめ、セミナー受付メールの種類や例文について解説します。

 

1.セミナー受付メールの重要性とは

セミナー受付メールは、以下のような効果をもたらします。

 

 

○参加者の不安や疑問点の軽減

セミナー受付メールは、参加者にとって必要な情報を明記することで、セミナーや当日までの流れに対する不安や疑問点を解消することに役立ちます。

特に、有料のセミナーに申し込みを行う場合、「無事にセミナーに申し込みできているのか」や「お金は払えているのか」などに対する不安は尽きないものです。

 

しかし、しっかり受付が完了している旨や、参加者にとって疑問や不安になりそうな点を受付メールに明記しておくことで、受講者に丁寧な印象を与えるだけでなく、不安や疑問点の軽減にも繋げることが可能です。

 

 

○セミナー運営側の業務効率化

定期的にセミナーを実施する企業であれば、一度受付メールに対するテンプレートやフォーマットを作成しておけば、スムーズな運用を行うことが可能です。

事前にセミナー受付メールの種類や例文を用意しておけば、参加者の属性やセミナー内容に応じで、臨機応変に活用することができます。

 

 

2.セミナー受付メールの種類

セミナー受付メールの種類は、大きく以下の2点に分類することができます。

また、どのような内容や項目を記載するべきか、あわせて解説します。

 

 

○セミナー「申込時点」の案内メール

まずは、セミナーの受付申し込みが“完了”したタイミングで、受付メールを作成・発送するようにしましょう。

この時点での受付案内メールには、申し込みが完了したことを参加者に通知するだけでなく、セミナーの情報や講義の概要、受講料の支払い方法、問い合わせ先などの項目を記載します。

 

申込時点の受付案内メールには、以下のような項目を記載しましょう。

・申込内容(お客様の名前、住所、電話番号、受講料及び支払い方法など)

・セミナーの概要(タイトル、開催スケジュール、会場、持ち物、当日の連絡先)

・キャンセルポリシー

・お問い合わせ先

 

 

○セミナー「直前に送る」案内メール

セミナーの申込受付メールは、受付が完了した時だけでなく、参加者の認知や確認を促すために、セミナー開催の1週間前や前々日、または前日に再度送るようにしましょう。

「そんなこと必要なの?」と思うかもしれませんが、申込から開催日程までの日にちが空いてしまうほど、当日のキャンセルや欠席が増えてしまいます。

そうならないためにも、申込が完了したタイミングだけでなく、「リマインドメール」として再度案内メールを送るようにしましょう。

 

セミナー直前に送るリマインドメールは、以下のような情報を記載するようにしましょう。

 

・セミナーの概要

(セミナータイトル、開催日時、場所(住所付き)、当日の持ち物)

・主催者からのメッセージ

・お問い合わせ先

 

3.受付メールで使える例文

以下では、セミナーの案内メールの例文をご紹介します。

 

 

セミナー受付案内メール

 

・件名

〇〇セミナーの申込完了通知

 

・本文

〇〇 〇〇様

 

お世話になります。〇〇セミナー事務局の〇〇(名前)でございます。

この度は、弊社主催の〇〇セミナーにお申し込みいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容で、セミナーの参加をお受けいたしましたので、今一度ご確認ください。

 

 

お申し込み内容

 

・お申し込み講座名:〇〇セミナー(テーマなどを記載)

 

セミナー詳細URL http://

・開催日時:〇〇年〇〇月○日(○) 〇〇:00〜〇〇:00(開場:〇〇時より)

・開催場所:東京都 〇〇区 〇〇ビル セミナールーム〇〇

(地図の貼付または会場までの案内が記載されたURLを添付)

・講師名(略歴):〇○ 〇〇

・当日お持ち頂くもの:筆記用具、名刺など

 

 

お客様情報

 

・開催日時:〇〇年〇〇月○日(○) 〇〇:00〜〇〇:00(開場:〇〇時より)

・お客様のお名前:〇〇 〇〇

・お客様の住所:東京都 〇〇区 〇〇

・お客様のご連絡先:〇〇○-〇〇〇〇-〇〇〇〇

・お客様の支払い方法:当日支払い

 

 

・キャンセルポリシー

キャンセルについて何かある場合は、こちらにキャンセルに関する情報を記載しておきましょう。またキャンセルすることで、支払ったお金がどうなるかなども明記しておくことで、今後のトラブルや問題を防ぐことができます。

 

・キャンセルについて

当該セミナ」をキャンセルされる場合には、下記お問い合わせ先やどのような工程を踏めばキャンセルできるのかを明記しておきましょう。

 

・お問い合わせ先

〇〇セミナー事務局 担当者〇〇 〇〇

メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.co.jp

電話番号〇〇○-〇〇〇〇-〇〇〇〇

 

それでは、当日セミナー会場でお会いできるのを楽しみにしております。

セミナーに関して、ご質問等ございましたら、お気軽に〇〇セミナー事務局までご連絡くださいませ。

 

 

セミナー運営元の情報

 

【〇〇セミナー運営事務局】

URL:http://〇〇.com

 

【運営元:株式会社〇〇】

住所:東京都 〇〇区 〇〇 〇〇ビル〇〇

電話番号:〇〇○-〇〇〇〇-〇〇〇〇

FAX番号:〇〇○-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間:〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇

メールアドレス:info@〇〇.co.jp

 

4.セミナー運営事務ならウィズアスがおすすめ

セミナー受付メールの案内を出す方法はさまざまですが、案外メール作成には時間がかかるものです。そうなると、記載する項目が抜けてしまったり、最適なタイミングでメールが送ることができず、受講者の方に読んでもらえなかったり、セミナーに関する作業が滞ってしまうなどの弊害を招きます。

 

 

そこで活用したいのが、セミナー運営事務の代行を専門に行う株式会社ウィズアスです。

 

ウィズアスでは、セミナーの運営にかかる業務を一括してアウトソーシングすることができるだけでなく、セミナー運営事務局などの業務のみを部分的に委託することも可能です。

そうすることで、従業員の工数削減や、負担軽減に寄与するアウトソーシングを実現するだけでなく、受講者の満足度や理解度が深まるセミナー運営をすることができます。

 

 

5.まとめ

本記事では、セミナーを開催するにあたり、準備段階で不可欠な業務であるセミナー受付メールの種類やメール内容の例文について紹介してきました。

 

セミナー受付メールは、受付が完了したことを通知するのではなく、セミナー開催において不可欠な項目を内容に盛り込むことで、参加者にとってわかりやすいかつ不安のない案内文を目指す必要があります。

そこで本記事で紹介した例文を活用し、お客様にとって最適な受付メールを作成しましょう。

 

株式会社ウィズアスでは、セミナー運営事務局の代行だけでなく、セミナー開催にあたっての企画立案から運営、事後業務までトータルサポートするプランも承っております。

これを機に、セミナー開催にあたって課題や問題点がある方は、一度ウィズアスまでお問い合わせください。