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初心者でも使えるセミナー進行表テンプレートと司会台本サンプル

2020.03.11

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

セミナーをスムーズに進行するためには、当日までの事前準備、セミナー進行表、および司会台本が必須です。

1つ1つをわかりやすく正確に作成することで、慌てることなくセミナー当日のプログラムを進行することができます。

 

この記事では、セミナー当日までにやっておくべきことのチェックリストとセミナー進行表のテンプレート、及び司会台本のサンプルを紹介します。

 

1.セミナー進行成功のための事前準備チェックリスト

当日のセミナー進行を成功させるためには、事前準備がカギとなります。

セミナー開催の経験がなかったとしても、事前に十分な段取りを済ませておくことで、余裕を持ってセミナー当日を迎えることができます。

 

1-1.事前準備

下記がセミナー開催前に済ませておくべき事前準備のチェックリストです。

 

・会場の図面作成

・会場の下見、動線の確認(可能であれば)

・当日のタイムスケジュール作成(スタッフ用・講師用をそれぞれ用意)

・当日使用する資料や備品の準備と搬入方法の確認

・撮影機器・マイク・BGMの事前チェック

・当日の人員配置の決定

・当日の会場へのスタッフの移動方法

・スタッフ用の飲食物の手配

・講師との連絡、打ち合わせ

・講師の控室

・参加者一覧作成

・参加者へのリマインドメール送付

・受付表作成

・参加者への配布物の作成

・セミナー参加費の集金方法の確認(集金したお金の釣り銭や金庫の用意)

・セミナー後の個別相談や販促の有無の決定とその準備

・懇親会の会場、及び飲食物の手配

・リハーサル

 

 

必要に応じて項目を加減し、当日には「スケジュール通りに遂行するだけ」の段階まで仕上げておきましょう。

また、参加者との間に発生するハプニングを想定し、どのように対応するかをあらかじめ決めておくのもおすすめです。

 

1-2.備品の準備

セミナーで必要になる備品は、下記のようなものがあります。

 

・プロジェクター、コネクタ

・スクリーン、ホワイトボード

・マイク、マイクスタンド、スピーカー

・撮影機器

・スケッチブック(「あと10分」など登壇者へ合図を出すため)

・講師用の飲食、軽食

・参加者誘導案内板

・セロテープ、ガムテープ、筆記用具

・領収書、釣り銭、金庫

・ゴミ袋

・販促物

 

 

必要に応じて項目を増減し、当日までにそろえておきましょう。

 

2.セミナー進行表(タイムテーブル)のテンプレート

例として、セミナー進行表(タイムテーブル)のテンプレートを紹介します。

当日はハプニングがつきものなので、あまり無理をしない時間配分で進行表を作成しましょう。

 

 

13:00 |スタッフ:機材セッティング、受付準備、配布物準備

 

14:00 |講師:会場入り打ち合わせ・スタンバイ

スタッフ:リハーサル・機材チェック

 

14:30-15:00 |スタッフ:受付(集金・会場への誘導)

 

15:00 |司会:開会の挨拶

 

15:10 |司会:講師紹介

講師:講義①

 

16:00 |司会:休憩

スタッフ:休憩対応

 

16:05 |講師:講義②

 

16:45 |司会・講師:質疑応答・閉会の挨拶

 

17:00 |スタッフ:閉場、お見送り、片付け

 

18:00 |全員:完全撤退

 

 

3.司会がやるべき進行の流れと台本例

この章では、セミナーで司会進行の仕事、及び司会進行の例文について解説します。

 

3-1. 司会進行がやるべきこと

司会進行がやるべきことを下記に挙げました。

 

・開会前のアナウンス

・開会の挨拶

・セミナーの注意事項

・講師紹介

・休憩前後のアナウンス

・閉会の挨拶

 

閉会の挨拶には、次回セミナーの告知や懇親会の案内なども含みます。

 

3-2.司会進行の例文

次に、司会進行の例文を紹介します。

 

【開会の挨拶】

 

「みなさま、大変長らくお待たせいたしました。只今より、ビジネスマナーセミナーを開催いたします。

本日はお忙しいなか、たくさんの皆様にお集りいただき、誠にありがとうございます。

ご挨拶申し遅れましたが、わたくしは、本日司会進行を務めさせていただきます、本社企画部、田中と申します。どうぞ宜しくお願い致します。」

 

 

【講師紹介】

 

「本日は、ビジネスマナーをテーマにご講演いただく、●●様のご紹介をさせていただきます。

(講師の略歴と現在の活動を紹介する)

●様には、本日は『●●●●』をテーマに、ビジネスにおける基本的なマナーについてお話いただきます。それでは大きな拍手でお迎えくださいませ。

それでは、●●様、お願いいたします!」

 

 

【閉会の挨拶】

 

「皆さま、本日はお忙しい中、当セミナーにお越しいただき、誠にありがとうございました。

また、講師の●●様には、大変役に立つお話をしていただき、本当にありがとうございました。

弊社におきましては、ビジネスコミュニケーションやチームビルディングなど、ビジネスシーンにおけるテーマを取り扱った様々なセミナーを随時開催しております。

受付の方にパンフレットが置いてありますので、ご興味のある方はぜひお取りください。

それでは、これをもちまして、本日のビジネスマナーセミナーを閉会とさせていただきます。どうもありがとうございました。」

 

 

4.まとめ

セミナーまでにやっておくべき準備とセミナー進行表、及び司会進行の例文を紹介しました。事前準備や備品のチェックリストを作っておくことで、慌てずに準備を行うことができます。

 

 

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