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セミナー開催に役立つ!ノウハウまとめ【総集編】

2020.05.08

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

初めてセミナーを開催する場合、どのようなことに注意すればいいのでしょうか。

セミナー開催には事前準備、当日の運営方法、開催後のアフターフォローなど、それぞれのステップでどのような点に注意すればいいのか抑えておくべきポイントがあります。

 

 

この記事では自社セミナーを開催する場合にセミナー運営者として注意するべき重要なポイントや知っておくと役立つノウハウなどをまとめてわかりやすく紹介します。

 

1.セミナー開催する前に

 

セミナー開催には大きく「企画」「集客」「運営」「アフターフォロー」の4つのフェーズがあります。

まずは、それぞれのフェーズで注意すべきポイントについてまとめます。

 

 

1-1.企画( 2ケ月前~1ケ月前)

 

セミナー開催が決まったら、まずやるべきことはセミナー企画の立案です。どのような目的でセミナーを開催するのか、目的に合わせて会場や定員などを決めていきます。

 

セミナー企画は最低でもセミナー開催2ヶ月前程度には準備を始めると良いでしょう。

 

 

1-2.集客(1ケ月前~当日)

 

セミナーの企画や会場などの骨子が決まったら、セミナー参加者の集客を始めます。セミナーの目的を踏まえて、ターゲットとなる層に対して適切にアプローチしていきます。

DMやホームページなどを活用しながら、セミナー趣旨に沿った参加者を集めていきます。

 

この集客については、セミナー開催前の1ヶ月前から当日にかけて行います。

 

 

1-3.運営(〜前日)

 

セミナー開催の数日前から、当日の運営に向けた具体的な準備を開始します。備品準備や運営スタッフの具体的な行動スケジュールの確認、情報共有など当日の運営がスムーズに進むように準備していきます。

タイトなスケジュールで慌てないように、セミナー当日から逆算して余裕を持って当日の運営に備えましょう。

 

 

1-4.アフターフォロー(当日〜)

 

セミナーが終わったら電話やメールなどを使って参加者へのアフターフォローを行います。セミナー当日だけでなく終了後も継続的なアプローチを繰り返すことで、セミナー効果を最大限に引き出すことができます。

 

アフターフォローはセミナー終了後、参加者の記憶が新しいうちに出来るだけ早いタイミングで行うのがポイントです。

 

 

 

2.セミナー準備時に要確認!チェックリスト

 

以下、セミナー準備についてステップに合わせたチェックリストを見ていきましょう。

 

 

2-1.セミナー数日前

 

・来場者の集客チェック

・入金状況チェック

・会場担当者との連携

 

 

セミナー来場者の集客状況の確認や、有料セミナーの場合は入金状況などについても確認します。担当者間だけでなく、社内関係部署と連携をはかりながら情報共有をしていきます。

 

また、社外セミナーの場合は、当日運営に不備がないように早いタイミングで会場手配や準備をしていきます。

 

 

2-2.セミナー前日

 

・備品類の準備

・会場設営

 

 

セミナー当日に利用する配布資料や会場案内、受付備品などもまとめて準備しておきます。

大規模で造作なども必要なセミナーの場合は会場の設営や音響などの設備確認などもあらかじめチェックしておくと当日に慌てることがありません。

 

 

2-3.セミナー当日

 

・受付設営・会場案内設置

・セミナー行程の最終チェック

 

 

来場者を迎えるための受付設営や会場案内の設置などをおこないます。また設備関連の最終チェックや、運営行程についてスタッフで最終確認も行います。

セミナーが始まれば、来場者の受付、セミナー進行、音響や空調の調整、来場者からの質問への対応などを行います。

 

 

3.セミナー事後の留意点

 

セミナーが無事に終了したら実施したアンケートの集計と分析を行い、セミナーの参加者へのアフターフォローを実施します。

セミナー参加者の記憶が新しいうちにコンタクトを取って来場のお礼とセミナーの感想について改めて電話などでヒアリングを行います。

参加者の声を踏まえて次回のセミナー開催の改善に向けた情報としてまとめます。

 

なおアフターフォロー体制を万全にするためには、アンケート内容をしっかりと作り込んでおくことが大切です。

 

アンケート内容としては

 

 

・名前

・連絡先

・メールアドレス

・セミナーを知ったきっかけ

・継続的な情報提供の許可

 

 

これ以外にもセミナー開催の趣旨に合わせて複数の質問事項を記載しておきます。その際にあまり多くの質問事項を加えると回答者の負担になるだけでなく、アンケートの目的がぼやけてしまうので注意しましょう。

 

 

4.まとめ

セミナー開催前の注意点、集客についてのポイント、当日の運営方法、開催後のアフターフォローなど、それぞれのステップでどのような点に注意すればいいのか抑えておくべきポイントがあります。

 

社内にセミナー運営を専門におこなっている部署があればよいですが、そうでない場合は通常業務の中で別にセミナー開催の準備をしていく必要があるので負担の大きな作業になってしまいます。

 

 

そのような場合はセミナー準備から運営までを代行してくれる専門業者を利用することも一つの方法です。

ウィズアスはこれまでに多くのセミナー運営代行の実績を積んでおり、ノウハウも蓄積しています。セミナー開催の効果を最大限に活かすためにも、ぜひウィズアスのようなセミナー運営代行の業者を活用してみてください。