セミナー代行サービスで社員の負担軽減！ 代行できる業務や費用は？

セミナーの準備や運営に明け暮れて、企画などもっとも重要な業務に手が回らない担当者は多いのではないでしょうか？

セミナー代行サービスを利用すれば、担当者の余分な負担をカットし、コア業務に専念できます。その結果、セミナー企画をPDCAサイクルで回すことが可能になり、企業のマーケティング事業に大きく貢献することができるでしょう。

さらに、セミナー開催のプロフェッショナルである代行業者のノウハウを活用することで業務の品質が向上するため、満足度の高いセミナーを開催できるという大きなメリットがあります。

この記事では、セミナー代行サービスの内容や費用を紹介します。

また、セミナー業務を外注する際には様々な不安要素があると思いますが、優良の代行会社を選ぶポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

1.セミナー代行サービスで委託できる業務

セミナー代行サービスの特徴は、企画～運営までワンストップでの代行から、スポットの代行まで、自社のニーズに合わせて活用できることです。

セミナー代行では、主に下記のような業務を委託できます。

1-1.プログラム企画

セミナー代行サービスでは、自社が設計した目的を達成するために、データ分析に基づくターゲティング、ペルソナ設定、開催規模の調整、登壇者の選定などを行ってくれます。

プログラム企画には数多くのタスクがあるため、代行会社の企画ノウハウは大いに活用できることでしょう。

1-2.集客サポート

新規の顧客を獲得するのか、既存のリストを活用するのかによっても、必要となる集客ノウハウは変わります。セミナー代行会社は数多くの媒体運用経験があり、SNS、ウェブサイト、広告、セミナー掲載サイト等、適切なアプローチ方法を選定・運用して集客をサポートしてくれます。

1-3.会場検索・手配

会場選定や手配も、代行サービスに任せることができます。開催規模に応じて、社内施設、会議室やホテルといった外部施設の予約管理、検索、支払業務を代行してくれます。

1-4.運営事務局

集客が始まると同時に忙しくなるのが運営事務局です。応募者や登壇者からのお問い合わせ窓口や、参加申し込み管理、入金管理、会場レイアウトの作成、備品の準備、配布資料の作成など、人員と時間が割かれる運営業務も、すべて代行サービスに任せることができます。

外部に運営事務局を持つことで、社員はコンテンツ作成やバックエンドの準備など、より重要な業務に注力できます。

1-5.当日運営

代行サービスでは、当日運営も行ってくれます。会場セッティングや受付、会場誘導、司会、撮影など、各種業務を代行サービスに任せることで、担当者は顧客との交流や販促活動に専念できます。

1-6.データ集計

アンケート集計や実施レポートといったデータ集計も行ってくれるため、今後のセミナー活動に役立てることができます。

2.セミナー代行を依頼する際の流れ

それでは、実際にセミナー代行を依頼する際の流れについて見てみましょう。

2-1.ヒヤリング

最初に、セミナー代行業者が現状を把握するために、相談とヒヤリングが行われます。現状を共有するためにも、セミナー企画書やセミナーの実施体制、運営マニュアルなどを共有すると良いでしょう。

概算の見積もりや、訪問によるヒヤリングが数回行われる中で、予算や委託範囲を検討・調整していきます。

2-2.見積もり・提案

ヒヤリングの内容に基づき、委託業務の提案や費用の見積もりが行われます。最終的な見積もり内容に合意したら、業務委託の契約書を締結します。

これ以降は、セミナー代行業者の担当者と連絡を取っていくことになります。

2-3.業務マニュアル作成

委託内容に応じた業務マニュアルが作成されます。

2-4.実運用

業務マニュアルに基づき、プロジェクト責任者の指揮の元、委託した業務の運用が始まります。業務フローや運営マニュアルに改善や効率化の余地がある場合は、その都度担当者から報告・提案がなされ、最適な業務へと改善しながら準備が進められていきます。

3.セミナー代行の費用は？

下記で紹介するのは、100人規模のセミナーを行う場合の費用感です。セミナー代行費用は個別に見積もりを取るのが一般的なので、あくまで目安として参考にしていただければと思います。

3-1.企画提案費

企画提案費は、セミナー業務のプロである代行会社にコンサルティングをしてもらう要素が強くなります。そのため幅はありますが、10～100万円前後を見ておく必要があるでしょう。

3-2.事務局開設・運営費

事務局には、初期開設費用や運営費などがかかってきます。運営業務には電話対応、メール対応、登録者管理などが含まれます。

総計すると、約15～30万円を見ておいた方が良いでしょう。

3-3.当日運営費

当日運営の人件費、会場設営費などがかかってきます。人件費は統括ディレクター、進行ディレクター、一般スタッフ（受付・会場誘導・司会）など、立場によって異なります。

交通費等の諸経費を含め、30万円くらいを見ておく必要があるでしょう。

3-4.会場費

会場費は社内施設、貸し会議室、ホテル、公共施設など、会場のグレードや立地条件によって大きく変わります。

一般的な都内の100人規模の貸し会議室で見ると、3～5万円くらいが相場のようです。高いところだと、1時間20万円を超える場合も。

セミナー後に懇親会を開催する場合は、コスパの良い会場を選ぶ必要があります。予算やアクセス、セミナーの雰囲気など、セミナーの出来を左右する重要なポイントなので、慎重に決定しましょう。

3-5.アンケート集計業務

アンケート集計にかかる費用の見積もりは、「選択式」「記述式」など、設問によって変わってきます。設問が比較的少なく、選択式5問ほどであれば、1枚30～50円くらいを見ておくと良いでしょう。

4.セミナー代行会社選びで失敗しないために

ここからは、優良なセミナー代行業者を選定するポイントを解説します。

4-1.自社が委託したい業務に対応してくれるか

自社が委託したい業務を一定以上の品質で対応してくれるかどうかは、大きなポイントです。

多くの代行会社はワンストップの受託、スポットの受託をどちらも行っていますが、会社それぞれに得意分野があります。小規模から中規模セミナーが得意な業者、集客が得意な業者、会場セッティングをメインとしている業者など、その持ち味も様々です。

過去に、自社のセミナーに似たセミナーの代行実績があるかどうかを調べてみると良いでしょう。

4-2.意図を汲んだ提案ができるか

優れた代行会社は、丁寧なヒヤリングを行うだけでなく、的確な提案で自社の不安や悩みを解消してくれます。なにも提案がなく、ただ指示されたことを実行する代行会社だと、セミナー担当者は「本当にこのまま進んでいって良いのだろうか」と不安になってしまいます。

セミナー運営のノウハウがない担当者であれば、これまでの実績を活かしてコンサルティング的な関わり方をしてくれる代行会社を選びたいところです。

4-3.担当者とスムーズにコミュニケーションが取れるか

専門知識や自分の考えの押し付けでなく、こちらの目線に立って一緒にプロジェクトに取り組んでくれる担当者の存在は、代行を成功させるための重要なポイントです。担当者と密にコミュニケーションが取れることで、セミナー担当者は安心して自分の業務に専念できます。

ヒヤリングや提案など、細かい1つ1つのやり取りの中で、担当者との相性を測ってみましょう。

4-4.スピード感を持って対応してくれるか

スピード感をもって着実に工程をこなしてくれる代行会社を選びましょう。

マーケティング担当者が悩むポイントとして「外注先と連絡が取りづらく、なかなかプロジェクトが前に進まない」というのはよく見られます。

代行会社のスピード感は、相談した際のレスポンスの速さなどを目安にすることができます。ヒヤリングや提案が的確かつスピーディーに行われる会社であれば、ストレスなくプロジェクトを進めていくことができるでしょう。

4-5.コストは納得できるか

セミナーの予算は限られており、業務委託する場合、当然予算内にコストを収めなければなりません。

そのため、まずは複数の業者のサービス内容とコストを比較してみましょう。その上で、ぜひとも依頼したい代行会社をチョイスし、予算とコストの調整を検討します。

提示された料金が予算を上回っていた場合でも諦めず、どのようにすれば予算内に収まるか相談してみましょう。

優れた代行会社であれば、「ここの業務を削れば予算内に収められる」など、予算の中で最大限に効率的な委託形態を提示してくれます。

5.セミナー代行ならウィズアスがおすすめ

「具体的な設計能力のある代行会社を選びたい」

「スピード感のある代行会社とパートナーシップを組みたい！」

そのような担当者におすすめなのが、株式会社ウィズアスです。

ウィズアスは各種業界の運営事務局、セミナーやカンファレンスの当日運営など、これまで年間400案件を超える多種多様なニーズに応えてきました。問い合わせを受けてから提案に至るまでのスピード感、緻密かつ具体的なオペレーション設計、わかりやすい会計が強みです。

また、現行業務のフローを可視化し、適切な業務を標準化するコンサルティングサービスも実施しているのがウィズアスの特徴です。分析に基づいて作成した業務マニュアルは社内で活用可能。セミナー担当者にありがちな業務の属人化を防ぐことができます。

6.ウィズアスのセミナー代行事例

ウィズアスホームページに紹介されている事例をピックアップしてご紹介します。

6-1.スリーエム株式会社様

全国で一か月間のうちに約20のセミナーを開催していたスリーエム株式会社様。

社員の負担が増大していたセミナーの参加申し込み受付業務をウィズアスに一括してアウトソーシングした結果、社員の工数削減を実現。オペレーションマニュアルの整備、運用マニュアルの整備など、各種業務が標準化されたことで、安定した事務局運営を実現しました。

6-2. 在日スイス大使館 スイス外国企業誘致局様

100名以上のセミナーの当日運営をアウトソーシングされた在日スイス大使館様。ウィズアスが経験豊富なスタッフを手配することで、安定したセミナー運営を実現しつつ、来場者とのコミュニケーションを増加させることに成功しました。

7.まとめ

代行会社もピンキリです。安くてもセミナーのクオリティが低かったり、提案やレスポンスが遅くプロジェクトの進みにストレスを感じたりする会社はいくらでもいます。

その点において、スピーディーな提案と的確なオペレーション設計でサポートするウィズアスは、自信をもっておすすめできる代行会社といえます。社員の工数を確実に削減してくれるため、余裕をもってセミナーのプログラム企画に専念することができるでしょう。

また、属人化したセミナー企画・運営業務を標準化してくれるのもウィズアスの強みです。セミナー代行を検討しているのであれば、ウィズアスの代行サービスを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

「セミナー・事務局アウトソーシングページ」

https://www.withus-inc.co.jp/service/seminar_and_symposium_outsourcing/