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学会の受付ってどんな仕事? バイトの求人情報も紹介!

2020.05.12

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

権威ある専門家や教授が多く集まる学会。そんな学会に必要不可欠なのが受付スタッフです。

 

学会の受付スタッフには、マナーと礼儀をわきまえた品格のある仕事ぶりが求められます。

この記事では、学会の受付の仕事内容や、わきまえておくべきマナーを紹介します。また、「学会の受付でバイトしたい」といった方のために、学会の受付バイトの求人情報についてもシェアしますので、参考にしてください。

 

1.学会受付の仕事内容

まずは、学会の受付は、学会参加者をウェルカムし、会場へと案内する役割を果たします。

主な仕事内容として、名刺や参加費の受け取り、資料や名札の手渡し、会場案内、トラブル対応などが挙げられます。

 

受付の仕事時間は、下記のようなスケジュールが一般的です。

 

 

開始時間・・・7:30~8:00

終了時間・・・17:00~18:00

 

 

午後13:00から始まり、夕方には終わるケースもあります。学会が開始される1時間~1時間半前に集合し、作業を開始するのが一般的です。

ただし、就業日とは別に日を設けて、作業内容や注意点について説明があるケースもあります。

 

受付の仕事は、学会が開始するまでがもっとも忙しくなります。特に、開始10分~15分前はもっとも混雑する時間帯です。そこを抜ければ、学会中は受付に待機していればよく、人が来るのも稀なため、比較的楽に過ごせるでしょう。

 

学会終了後、案内等が終わったら仕事終了です。

 

2.学会受付で最低限覚えておきたいマナー

学会とは、教授や専門家といったその道のプロが集まる場所です。そのことからも察せられる通り、学会の受付はただのセミナー等の受付とは異なり、礼儀と品格を求められます。

 

学会当日まで、学会事務局のスタッフと参加者が直接顔を合わせることはほとんどありません。メールや招待状などでコミュニケーションを取るのが一般的です。そのため、学会事務局と参加者は、学会当日に初めて顔を合わせることになります。

 

受付は参加者が最初に顔を合わせる学会事務局のスタッフであり、学会の印象を大きく左右します。そのため、たとえバイトであっても、ただの漫然と参加者を迎えるのではなく、学会の顔という意識をもって仕事に臨みましょう。

 

 

学会の受付をこなすために、最低限覚えておきたいマナーを紹介します。

 

2-1.常に笑顔ではきはきと受け答えをする

受付スタッフとして大事なのは、常に笑顔で、はきはきと受け答えをすること。受付スタッフの表情が明るく、仕事がてきぱきしていると、参加者も気持ちいいですよね。

背筋を伸ばして良い姿勢を保ち、参加者と会話をする時は目を見て話すようにしましょう。笑顔を作るコツは、口角を横に引くのではなく、上に持ち上げること。

 

 

受付の印象が良ければ、参加者は学会に期待感を抱きます。逆に、受付の顔が暗かったり、嫌な対応をされたりすると、学会全体への期待感を損ねてしまうので、注意が必要です。

 

 

2-2.名刺の預かり方法

名刺の預かり方法のマナーは事前に頭に叩き込んでおきましょう。対等なビジネスにおいては名刺を交換するのが通常ですが、受付の場合、自分の名刺を渡す必要はありません。

 

学会の受付では、名刺を手で預かる場合と、名刺受け(名刺盆・名詞トレイ)においてもらう場合の2パターンが想定されます。

 

 

【名刺を手で受け取る場合】

名刺を手で預かる場合は、「ありがとうございます」「頂戴いたします」と言って、両手で預かります。受付の椅子に座っている時には、必ず立ち上がって預かりましょう。

名刺を持つ際に、指が氏名や社名、会社のロゴなどに重ならないように注意してください。

 

預かった名刺は、所定の保管場所にきれいにそろえて置きます。

 

 

【名刺受けがある場合】

受付に名刺受け(名刺盆・名刺トレイ)が置いてあったら、そちらに置いていただけばOK。

名刺受けに気づかず、名刺を渡してきた場合は、失礼のないように両手で預かり、名刺受けにそろえて置きましょう。

 

 

2-3.挨拶の方法

挨拶をする際には、正しい敬語を使いましょう。

下記が挨拶や声掛けの一例です。

 

 

【敬称】

○○先生(教授・学生問わず)

 

 

【挨拶】

・おはようございます。

・こんにちは。

 

 

【名刺を受け取る時】

・ありがとうございます。

・頂戴いたします。

 

 

【参加費の支払いを請求する時】

・参加費のお支払いをお願いいたします。

・○○円になります。

 

 

【質問されたとき】

・はい、承ります。

・少々お待ちくださいませ。

・あちらにございます。

 

 

【帰りの挨拶】

・お気をつけてお帰りくださいませ。

 

2-4.参加費の保管方法

学会において参加費を支払うタイミングは、事前振込と当日支払いの2パターンがあります。

 

 

当日支払いの場合、学生会費として参加費が安い学生や、事前振込が済んでいる参加者など、参加者によって支払う額に差があるケースが存在します。

参加費を請求する際には、しっかりと名簿を確認して、請求額を間違えないように気をつけましょう。

参加費を請求する際は、「参加費のお支払いをお願いいたします。○○円になります」でOKです。

参加費を受け取ったら、すぐに金銭を管理する金庫や指定の場所に収納します。お釣りが不足しないように、釣り銭は常時チェックしておきましょう。

 

 

2-5.トラブルの対処法

その他、受付は発生するトラブルを対処するポジションとしても活躍します。トラブルがないことに越したことはありませんが、事前に起こりうるトラブルを予想しておくことで、トラブルが起こった場合でも冷静に対処できます。

 

学会の受付で予想されるトラブルは、下記のようなケースが想定されます。

 

 

・開場前に会場に到着している

・名簿に名前がない(飛び入り参加の希望)

・参加費を忘れた

・遅刻

・演者が持ち物を忘れた

 

 

受付スタッフで対応可能なトラブルもあれば、運営者を呼ばなければいけないケースもあります。トラブルが起こった時に誰に判断を仰げばいいのか、連絡網を明確にしておきましょう。

 

2-6.マニュアルがない場合は積極的に質問しよう

運営者がマニュアルを用意していない場合、受付スタッフとしての動きや注意点は、口頭の説明ですべて理解しなければなりません。わからない部分や聞き逃してしまった部分については、「このような時はどうすれば良いですか?」と事前に何度でも質問して、不安を解消しておきましょう。

また、受付が複数いる場合、事前に役割分担を話し合っておくのがおすすめです。

 

 

開始10分~15分前は特に混雑する時間帯です。参加者に応対する人、金銭を管理する人など、受付スタッフ内で役割が明確になっていると、スムーズに参加者を捌くことができます。

 

3.学会受付の服装

全国からたくさんの人が集まる学会。様々な価値観を持った人が集まるため、受付スタッフとして服装にも気を遣いたいところです。コーディネートをする際には、学会の厳粛な雰囲気を崩さないスタイルを目指しましょう。

 

特に、学会の受付は学会の「顔」としての役目を持っているため、誰に対しても失礼がなく、気持ちの良い印象を与える服装を目指したいところです。

 

 

3-1.国内学会の受付スタッフはスーツを基本とする

国内学会の場合、受付スタッフは、男女ともに襟付きのスーツスタイルでOK。カラーは黒、紺、グレーなどダーク系のスーツが良いでしょう。国内学会の参加者はほとんどがスーツスタイルです。スーツであれば、老若男女問わずきちんとした印象を与えられます。

 

 

3-2.女性の受付スタッフのおすすめコーディネート

女性の受付スタッフもスーツスタイルを基本とします。ワンピーススーツ、パンツスーツ、どちらでもOK。インナーはシャツかブラウスが良いでしょう。

足にはパンプスかハイヒールを合わせると良いでしょう。ヒールは低めでも大丈夫です。

 

髪は後ろでまとめ、耳や額を出すと、すっきりした感じを演出できます。お化粧は清楚で上品な感じに。アクセサリーは色や形が派手なものでなく、落ち着いたものを選びましょう。また、受付の手は意外によく見られるため、ネイルなどは控えましょう。

 

 

3-3.国際学会の受付スタッフもスーツが無難

国際学会では国内学会とは異なり、ラフな格好で参加する人も多くなっています。特に、夏場はポロシャツやジャケットなど、カジュアルな格好で参加する人が増えます。

 

ただし、受付スタッフはやはりスーツが無難です。理由は、スーツを着ていれば、受付が運営者サイドの人間であることを示すことができるからです。服装で差別化できていれば、参加者も受付スタッフに質問しやすくなるでしょう。

 

 

3-4.夏場の学会受付スタッフの服装は?

夏場にスーツだとかなり暑いと思われるが、受付はできればスーツが望ましいです。真っ黒のスーツだと暑いので、紺かグレーが良いでしょう。また、シャツが汗ばんで透けないように気をつけましょう。

 

 

4.学会受付のバイトをしたい場合

学会の受付バイトをしたい場合は、登録制の単発バイトを探せるバイト紹介サービスで探すと良いでしょう。有名なサービスだと、下記のようなものが挙げられます。

 

 

・indeed

https://jp.indeed.com/

 

 

・リクナビ派遣

https://haken.rikunabi.com/

 

 

・タウンワーク

https://townwork.net/

 

 

・テンプスタッフ

https://www.tempstaff.co.jp/

 

 

・マイナビバイト

https://baito.mynavi.jp/

 

 

時期によって求人量は異なりますが、東京開催の学会が多いため、関東圏の方が圧倒的に有利と言えるでしょう。また、ほとんどは1日のみの単発バイトとなっているのも特徴です。

 

 

時給は約1000円~1250円。場合によってはそれ以上のこともあります。比較的高時給で人気があるバイトです。

英語ができると国際学会の受付を担当できるため、かなり高時給を狙えます。

 

基本的に経験がなくても応募可能。ほとんどが学生も応募可となっています。学生の場合、名刺を預かる経験が少ないと思うので、預かり方を練習しておくと良いでしょう。

 

勤務時間は半日4時間、もしくは1日8時間が一般的。受付だけでなく、会場案内やクローク係など、いくつかのポジションをローテーションする場合もあるようです。

ダークカラースーツ指定など、スーツ指定のドレスコードがほとんどです。

 

5.まとめ

学会の受付スタッフの仕事内容を解説しました。

学会の受付スタッフのバイトは比較的高時給で、人気度の高いバイトです。学会の開始前は人がたくさん来るため忙しいですが、それ以外は比較的のんびりできる点もおすすめポイント。

 

ただし、教授や専門家が集まるだけあり、参加者への応対・服装・礼儀には高い品格が求められます。学会の権威を損なわないよう、応対には気を遣いましょう。