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これで安心!受付業務のやり方~研修編~

2020.05.14

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

研修で受付業務を担当することになったけれど、どう対応すればよいのかわからない…。そもそも受付業務自体が初めてという方もいらっしゃるかもしれません。

今回はそんな方に向けて、研修における受付業務のやり方について解説します。

 

1.研修における受付業務とは?

受付業務といってもたくさんの場面があります。会社への来客対応や大規模なカンファレンスでの受付などです。その中でも研修における受付は簡単でありながらも奥が深い受付業務の一つです。

 

 

1-1.なぜ研修で受付が必要なのか

まずなぜ研修で受付業務が必要なのかを理解しましょう。研修での受付の目的は大きく2つあります。

 

 

受講者管理

 

研修での受付業務における最も重要な目的は受講者管理です。研修は内容によっては昇進や昇格など、受講生の人生に関わる大事な場面である場合もあります。

万が一欠席者がいた場合、主担当者は該当者に連絡のうえ、後日、補講を受講させることもあるでしょう。

そのため、受講者の出欠は今後の研修実施や受講者の評価にも関わる重要データなのです。

 

受付では受講者の出欠をとり、もし開講時間になっても会場に来ない受講者がいれば該当者に連絡することが求められます。

特に大規模な研修では、多いときに50名以上の受講者が参加する場合があります。

また研修の一部として講演会を実施する際には、大企業では100名以上の規模になる場合もあるでしょう。人数が多い場合は複数名で受講者管理を行うこともあります。

 

 

主担当者のアシスタント

 

研修では受付担当者は多くの場合、受付だけを担うだけではなく、研修の主担当者のアシスタントとしての活躍が期待されます。

主担当者は研修実施当日、講師とのやりとりや受講者への対応で忙しくなります。

そのため、受付担当者が受付だけでなく会場設営や開講中の連絡係、後片付けなど、忙しい主担当者がなかなかできない業務を担うことで安定した研修運営が可能になるのです。

 

 

2.研修における受付担当者の心構え

では、研修では受付担当者はどのような心構えで臨めばよいのでしょうか。

 

 

2-1.挨拶をしっかりとすること

まずは受講者に対して挨拶をしっかりと行いましょう。

ただしただ挨拶をすればよいだけではありません。なるべくその日実施する研修の内容を主担当者から聞いたうえで、どのような挨拶がふさわしいかを考えましょう。

 

例えば昇進試験を兼ねた研修であれば、緊張している受講者が和むような挨拶をするのもよいでしょう。

また、会場がわかりづらい場所であれば、受付をわかりやすい場所に設置して会場へ誘導することも必要です。研修内容によって工夫を忘れないようにしましょう。

 

 

2-2.目立たないこと

研修における主役は受講者です。研修は受講者が何かを学ぶことを目的として実施しています。そのため、受講者が学習に専念できるように受付担当者は目立たないことが必要です。

一方で受講者からお手洗いや自動販売機の場所を聞かれることもあります。学習の邪魔にならないよう目立たないようにふるまいながらも、何かあれば対応できる柔軟な姿勢も忘れないようにしましょう。

 

 

3.研修での受付での注意点

実際に研修での受付業務を担当することになったら、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。以下に注意点をまとめました。

 

 

3-1.事前準備が重要

どんな研修であっても、かならず事前に主担当者と当日に向けて事前準備をしましょう。

主担当者との役割分担を明確にするとともに、当日の受講者リストや受講者管理方法について確認と準備をおこないましょう。また、自分自身が主担当者と受付業務を兼務する場合は特に注意が必要です。

研修当日は備品の不足など突発的な不測事態が発生することもあります。受付対応が滞らないように、受付業務を事前に簡素化しておくなど念入りに準備しましょう。

 

 

3-2.先を読んで行動する

どんなに準備していても研修当日はバタバタすることが予想されます。受講者の受付をしながら、受講者を会場に誘導し、同時に遅刻者への対応や不足した備品の補充対応を行うなど同時対応が求められることもしばしばあります。

そのため、単に受付業務だけに専念するのではなく、不測事態も想定しながら次はどう動くかを常に考えましょう。

 

 

4.研修では受付以外の業務を求められることも

研修運営では、受付以外にも主担当者の代理業務や講師のアシスタントなどの業務を任される場合があります。それぞれどのような業務なのでしょうか。

 

 

4-1.担当者の代理

多くの場合、研修企画担当者は非常に忙しく、複数の研修運営業務をかけもちしながら研修の企画や人事部の業務を抱えている場合もあります。

そのため、終日研修に立ち会うことが難しく、受付担当者が主担当者の代理として研修に終日立ち会うこともあります。

 

研修立会いの際には、予め主担当者にどのようなことを対応すればよいか確認したうえで、何かあればすぐに互いに連絡をとれるような体制を事前に構築しておきましょう。

特に研修中は電話での連絡はNGですので、可能であれば互いにメールやチャットでやりとりできる仕組みを整えておくことがベターです。

 

 

4-2.講師のアシスタント

グループワークやケーススタディなど受講者のアクティビティが多い研修では、講師のアシスタント業務を依頼されることもあります。

資料の配布やホワイトボードの準備、備品の配布などです。講師のアシスタントをする場合は、事前に講師にテキストをもらっておき、どの場面でどんなサポートが必要か確認しておくとよいでしょう。

 

また、研修の進行は場合によって時間通り進まない可能性もあるため、休憩時間などに講師の指示がいつ出されるのか講師に確認しておくのがおすすめです。

 

 

5.研修での受付業務を効率化する方法

研修での受付業務は難しいものではありませんが、ここまでご説明したように受付以外の業務を任されることが度々あります。そんな時は受付業務をなるべく効率化しておくと他の業務に取り組みやすくなるでしょう。

そこで最後に研修の受付業務を効率化する方法についてご紹介します。

 

 

5-1.受付システムを活用する

研修での受付業務で最も煩雑なのが受講者管理です。

 

一番簡単な方法はExcelで作成した受講者リストを紙で印刷して、受講者にチェックしてもらう方法です。しかし、昇進昇格に関わる研修であれば受講者リストは社内でも機密情報にあたります。万が一、受講者リストをなくしてしまったり、謝ってやぶいてしまったりすると大変なことになります。

そこで、予め受付システムを活用する方法が考えられます。受付システムは最も進んだものであれば、ICカード型の社員証を受付システムのカードリーダーにタッチすることで受付登録をすることが可能です。さらに社員証のデータと受講管理情報を連動させ、社員の受講履歴を社員情報として永久保存しておくことも可能です。

 

 

ただし大掛かりな受講管理システムはその分コストもかかります。そのため、大企業以外では導入は難しいでしょう。

そこでおすすめなのが受講者管理用アプリです。社員にスマートフォンが配布されている企業であれば、Peatixなどのチケット管理アプリを使用すれば簡単に受講者管理ができます。入場の際も受付用のスマートフォンで受講者のアプリに表示されたQRコードを読み取るだけで受講登録が可能です。

また、アプリであれば遅刻者や欠席者を瞬時に把握することもでき、さらに受講者に直接連絡することもできるでしょう。

 

アプリ以外の方法として、最近はITがかなり進化しているため、無料サービスのアンケートシステムとQRコードを組み合わせるだけでも簡単に受付システムを構築できます。自社の環境に合わせて受付システムを積極的に活用しましょう。

 

 

5-2.専門業者を活用する

最も効率化できる方法が受付代行などの専門業者を活用する方法です。

 

受付代行業者は多くの場合、受付だけでなく研修運営も担うことが可能です。研修業務は大規模なものも小規模なものも、企画や準備にほぼ同等程度の工数が必要になります。可能であれば受付といった定型的な業務ではなく、企画などの付加価値の高い業務に専念するほうが企業としては有効な人件費の使い方になるでしょう。

 

そのため、もし自分が受付担当者であったとしても受付業務はアウトソーシングを活用することを検討し、自分はなるべく主担当者のアシスタントとして働くのがおすすめです。仮に当日の受付業務を自身が行うのであっても、専門業者に相談すれば受付業務や研修運営に関するノウハウを共有してくれるかもしれません。

 

6.まとめ

研修での受付業務は単に受付だけでなく他の業務も任される可能性が非常に高い業務です。そのため、「私は受付業務だけしかやりません」というスタンスではなく受講者が学びに専念できるように積極的に他の業務も手伝うようにしましょう。

 

また、研修は昇進・昇格など場合によっては人の人生を左右する瞬間になり得ます。人の人生を預かっているのだという気持ちで丁寧に対応しましょう。