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イベント開催のための「3密を避ける対策」~コロナ禍での300人セミナー運営~

2020.05.29

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

2019年の年末に端を発した新型コロナウイルス感染症により世界中は大パニックに陥り、日本でも緊急事態宣言が発令され多くの業種に多大な影響が出ておりますが、緊急事態宣言の解除とともに少しずつでも日常を取り戻すべくさまざまな企業がWithコロナ・Afterコロナの対応策を考えながら事業継続をしていることと思います。

 

 

この記事では、ビジネス上オフラインイベントを無くすことができない事業の担当者や顧客・内定者との関係構築のため、オフラインイベントを開催したいマーケティング担当者や人事担当者に向けて、今後どうすればオフラインイベントを開催できるかをお伝えしていきます。

 

 

 

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※長文となっておりますため、
早くイベント開催方法が知りたい方は「2.現場のプロが教えるイベント開催方法」へ、
3密を避けたレイアウトサンプルを見たい方は「4.実際の会場を例に3密を避けるレイアウト紹介」をご参照ください。

 

0.新型コロナウイルスによるビジネスイベントへの影響

 

我々が携わるビジネス系イベントについてもその他の各種イベント同様にコロナの影響を大きく受けました。これまでこの時期は多くの大規模イベントが開催されていたタイミングでありましたが、軒並み開催中止や実施形態としてオンラインイベントへの転換を余儀なくされました。

 

 

大規模イベントともなれば、1年以上も前というかなり早いタイミングから企画設計を始め開催へ向けて準備を整えるものがあります。ほんの数か月前までは、数多くのイベントが開催され、また今後開催するべく準備を進めていましたが、突如現れたウイルスによりイベントの計画は中止、開催方法の変更などイベント開催に情熱を注いできた多くの関係者は本当に苦渋の決断だったと思います。

 

 

オフラインイベントが開催できない問題の解消法として、ここ数か月の間に急激に増えたオンライン上でのイベント開催。案外オンラインでもイベント開催ができると思われた方もたくさんいらっしゃると思います。

 

今後もこの新型コロナウイルスと共存していく状況は続いていくため、オンラインに切替えてのイベント開催を続けていくことを検討されている企業も多いことでしょう。

 

 

しかし同時に、「どうしてもオフラインイベントをなくすことができない」「オンライン上だけでは人と人との繋がりが希薄になってしまうのではないか」という悩みをが寄せられていることも確かです。

 

私たちはビジネスイベントの開催や運営を支援する会社として、時代の流れを読みオンライン上でのイベント開催のサポートをすることはもちろんですが、やはりリアルだからこそ良いと思える従来のオフラインイベントも引き続き開催したいという主催者の方の要望もできる限りフレキシブルにサポートしていきたいと考えております。

 

 

 

現在、「新型コロナウイルス感染症」収束後の展示会および B-to-B 商談イベント再開のための世界的な枠組みというものが出されております。

 

ここではこの枠組みに則り、あえてWithコロナの時代の中で、どのようにオフラインイベントを開催していくかを考え、これまで数多くのイベント運営に携わってきた経験から具体的な例を挙げながら「3密」を避けるイベント運営についてご紹介していきたいと思います。

 

 

 

ビジネスにおけるオフラインイベントは本当に衰退していくのでしょうか?

映像で見るコンサートとリアルに足を運んだコンサートは全く同じ演奏でも感じるものが違うように、ビジネスイベントにおいても実際に人に会えるからこそ、そこに生まれる価値があると思います。

そういった価値を提供したいと考える方のために少しでも開催は不可能ではないと前向きな気持ちになっていただければと思います。

 

 

1.暫定指針について

冒頭で「新型コロナウイルス感染症」収束後の展示会および B-to-B 商談イベント再開のための世界的な枠組みが発表されていると申しましたが、どういった内容が書かれているのかを纏めてみました。

 

 

以下5項目がイベント開催のために取るべき対策として記載されております。

すべての関係者が計画段階、当日運営時、そして開催後まで以下を心掛ける必要があります。

 

 

1-1. 催事スタッフと参加者の安全の確保

事前の計画段階において各スタッフと参加者の動きを考えてリスク分析をし、その対応策を練っておくこと。また、マスクやアルコール消毒液、手袋などの感染防止資材の準備をしておくことが挙げられます。

 

マスクや消毒液や手袋などの感染防止資材

 

1-2. 物理的な距離を取ることの実行

人と人との間に障壁をつくり、行列になりそうなところや共用スペースの空間規制を示す取り組みを指します。

展示会や就活イベントなどの際にはブースや通路間のスペースを考慮するなどレイアウト上の工夫が必要になります。

 

人と人との間にスペースを確保するイメージ

1-3. 健康・安全手段の強化

出展者や来場者、スタッフの入出管理や検温、清掃や消毒を徹底し、専用の手洗い場などを設けたり、密着禁止のため非接触型の対策や会場の換気、廃棄物の回収などあらゆる衛生管理ついての対応策の検討が挙げられます。

 

健康や安全手段を強化するため、専用の手洗い場設置などの工夫

 

1-4. 混雑コントロールの実践

出展者や来場者の導線検討や入場の際の来場者管理作業、会場内における関係者や来場者の動き、トイレや待合所など人が溜まりやすい場所の管理など状況に応じて人の動きをコントロールする必要があります。

また、関係者の人数を最低限にして運営したり来場者数の限定などの措置も該当します。

 

人の動きをコントロールして混雑を緩和させる

 

1-5. さまざまな措置の推奨と実行

当日運営を徹底するためのマニュアル整備、スケジュールの調整、コミュニケーションを円滑に行う方法の検討、テクノロジーなどの活用によるスムーズな運営方法の検討など3密を避けたイベント運営のためのあらゆる工夫を指します。

 

3密を避けたスムーズな運営方法の工夫や検討

 

 

これらの暫定指針を確認すると、事前設計と当日の管理・運営をうまく行い、コントロールされた状況のもとであればオフラインイベントの再開は可能です。ただしそれには、事前の計画・準備、また当日の運営スタッフによる事前計画の実行と徹底管理が必須になります。

 

これまでのイベント運営の経験から本番当日には必ず想定外のことが起きます。そこで冷静且つ柔軟な対応を取れることも運営会社を入れることの大きなメリットです。

 

 

次の章では、これらの暫定指針を受けて、具体的に300人規模の会場を例に現場運営のプロである我々が、イベント運営をする上で考えなければならないであろう各種オペレーションを解説していきたいと思います。

 

 

2.現場のプロが教えるイベント開催方法

 

今回は、300人のキャパシティの会場でセミナーを開催することを想定し、来場者の導線に沿って、そこに絡む運営スタッフや主催者の動きと準備しなければならないことを検討してみました。

 

現在、緊急事態宣言の全面解除にあわせて、政府がコンサートや集会などのイベント規模を段階的に拡大させる方向で「基本的対処方針」が出されています。

 

今回は現状の段階にあわせて、300人規模の会場で、来場者数の上限を100人で制限をかけて検討しております。

 

3密を避けたイベント開催の場合の来場者の導線フロー

 

2-1. 入口(人と人との密集を防ぐ)

まず来場者が最初に通る場所で、時間によっては殺到する可能性が高く、滞留が起こりやすく管理が難しい場所です。

 

 

入口でのPOINT

 

・コロナ対策の事前周知

・サインや立ち位置シールの設置

・待機場所の確認

・体調チェックと感染予防資材の準備

・人数コントロール

 

 

コロナ対策の事前周知

 

普段のイベントであれば大声を張り上げて来場者に対して行動を促すこともできますが、Withコロナではできません。

そこで、事前に来場者にコロナ対策を理解していただくため、どのようなコロナ対策を打っているかをお知らせしておくと良いです。

 

 

 

サインや立ち位置シールの設置

 

待機時や待合所で密集した空間をつくらないために、人数制限をかけたり来場者が視覚的に立ち位置を認識できるように、床に立ち位置が分かるよう目印としてシールなどを貼っておきます。

 

また、セミナー会場までの移動でエスカレーターやエレベーターを利用する必要があれば、そこにも待合所と同様にサイン掲示や立ち位置のシールを貼ります。

 

アメリカでは、公園の芝生の上に座れる位置を示してあったりするそうなので、そのような形にするとよいでしょう。

 

大きな声を出せない分、サイン掲示をすること、アナウンスをうまく利用することで来場者自身に社会的距離を心掛けてもらう雰囲気をつくるようにします。

運営側は、来場者にスペースを空けてもらえるように分かりやすい形でサインの設置を心掛けます。

 

ソーシャルディスタンスを保つためのサインの設置

 

 

待機場所の確認

 

通常よりも入場に時間を取られることが想定されるため、待機列が長くなることを考え会場の担当者へ待機列の場所の確認も重要です。

 

 

 

体調チェックと感染予防資材の準備

 

入場の際には、サーモグラフィによる来場者全員の検温対応(37.5℃以上の場合は来場をお断りし、検査ブースへ誘導するなどの対応をします)、感染予防対策としてマスクやアルコール消毒液などの感染予防資材の準備は必須です。

 

マスクをしていない来場者にはマスクを渡し着用を促します。

 

検査に引っかかる人が出た場合、看護師や医師のケアが必要になりますので人員の配備も非常に重要です。もちろんこういった検査は主催者や運営スタッフも同様に行います。

 

 

 

人数コントロール

 

来場者の距離を保ち制限をかけながらの誘導が必要になるため、スタッフ同士のコミュニケーションが大切です。

遠い位置からでも連携が取れるようにトランシーバーなどを有効に使うと指示が出しやすく、スタッフに共通認識をさせることができます。

 

また、セミナーが複数会場で開催される場合などは導線を分けたり、待機場所をそれぞれ確保するなど、誘導フローは事前にあらゆる想定をして3密にならないように計画しておく必要があります。

 

 

 

2-2. 受付(接触時間は最低限にする)

続いては受付です。受付は来場者とスタッフとの間で会話が発生する場所で一人ひとりの接触時間が長くなる場所です。それに応じてスタッフの人数も多くなりがちです。

 

効率的な運営が必要になります。

 

 

受付でのPOINT

 

・デジタルを活用した受付

・物理的に接触を遮断

 

 

 

デジタルを活用した受付

 

受付の際によく見るのが、紙で出力した受講票と名刺を提出してもらい、名前が合っているか突き合わせて受付するという光景です。

これには時間も要するし接触を伴いますが、例えば受講票にバーコードを印刷しておくことで、バーコードの読み込みだけで受付が完了するというフローにしておけば接触時間も最低限になり、且つ受付スタッフの人数も減らすことができます。

 

 

 

物理的に接触を遮断

 

物理的な準備としては、受付スタッフと来場者の間を遮断するためにスーパーなどでも目にする透明ビニールシートを準備しておくと良いでしょう。

 

また来場者への配布物が必要な場合はできるだけデジタルデータとして配布するか、スタッフが手袋をはめた上であらかじめ机の上に配布しておくなど、手渡しをしない配布方法を検討する必要があります。

 

 

 

 

2-3. 会場内(密接にならない距離をつくり、密閉をつくらない)

ようやく受付を通過した来場者がいよいよセミナー会場内に入ります。

 

 

会場内でのPOINT

 

・徹底した消毒と衛生管理

・2mのソーシャルディスタンス

・物理的遮断

・こまめな換気

 

 

徹底した消毒と衛生管理

 

会場内の事前準備として来場者が触るものや座るものはあらかじめアルコールで消毒をしておきます。ドアノブや手すりなども忘れずに消毒します。

次亜塩素酸水散布装置の設置をしておくと安心です。

 

 

 

2mのソーシャルディスタンス

 

イスやテーブルが自由に置けるものであれば2m程度距離を空けて設置します。

もし自由に動かせない(イスとテーブル一体型など)場合は、座る場所をひとつ飛ばしにするなど限定して間隔を取るようにレイアウトを決めます。

 

 

 

物理的遮断

 

ワークなどが発生するセミナーの場合は透明ビニールシートやアクリルパーテーションを十字型に設置しておくと良いです。

ペンや消しゴムなどの備品は共有せず、各自お持ち込みいただくようにしておきます。

 

飛沫感染を防止したパーテーション設置イメージ

 

登壇者は話をするため、飛沫感染を防ぐためにも来場者との距離は2mより広めに確保した上でフェイスガードを付けます。

 

 

 

こまめな換気

 

講演時間中の休憩の頻度をあげて、換気のタイミングを増やすなど、極力3密の状態を減らす工夫をします。

セミナー中に体調不良の方が出るのを想定し、看護体制や緊急時のオペレーションまで必ず事前に打ち合わせておきます。

もちろん来場者以外に運営スタッフの体調管理も徹底しておく必要があるので、もしもの場合の人員確保を含め体制を整えておくことも重要です。

 

 

 

2-4. 休憩(密集空間を開放し衛生管理をする)

休憩のタイミングは、先述の通り通常より頻繁に入れることをおすすめします。

会場全体の空気の入れ替えと、来場者を密集空間から離す機会を多くします。

 

 

休憩時のPOINT

 

・人の動きを分散させる

・設置物の管理

 

 

 

人の動きを分散させる

 

休憩時に一箇所に来場者が集まらないよう工夫する必要があります。

具体的には複数の休憩場所を用意することや、トイレの施設についても複数箇所の案内を実施します。またそれらが難しい場合でも時間差による案内で来場者の動きを分散するように設計します。

 

ここでも入口での対応と同様にサイン掲示と立ち位置シールで対応します。

喫煙所の利用などは場合によっては、使用禁止とするなどの措置をとります。

 

 

 

設置物の管理

 

廃棄物の処理に関してもゴミ箱はふたの付いた密閉できるものを準備し、特定の場所にしか捨てられないようにしておく、また一定時間おきに捨てるなどの衛生面での運用を徹底しておきます。

 

 

 

2-5. 出口(最後まで気を抜かずソーシャルディスタンスを守る)

会場を出るときも密集を生みがちです。最後まで3密を避ける運営を行います。

 

 

出口でのPOINT

 

・デジタルを活用したアンケート

・ソーシャルディスタンスの徹底

 

 

 

デジタルを活用したアンケート

 

セミナー終了後に発生するのは、アンケート記入のお願いと回収です。

アンケートも紙配布しスタッフが回収するフローをよく見ますが、これだとボールペンなど来場者が接触するものを増やしてしまうので、webアンケートに代えてしまえば来場者自身の携帯さえあれば回収が可能です。

 

 

 

ソーシャルディスタンスの徹底

 

早く会場を後にしたいという思いから、出口もまた混雑が生まれます。

出口に近い人から順番に時間差で退出いただくなど工夫が必要です。

 

 

 

ここまでで、来場者導線から考えられる運営フローと解決策をご説明しましたが、運営スタッフを最低人数に絞る割には結構な手間がかかることが分かると思います。

 

 

主催者側で時間を取ることが難しい場合は、運営はプロに任せてコロナ対策をすることをおすすめします。

我々は、イベント運営マニュアルといって、運営スタッフの現場での動きやタイムスケジュール、想定しうる質問事項、緊急時の対応など一連の計画を纏めた冊子をコロナ禍以降のマニュアルとして作り変えることで、当日の運営をスムーズに行います。

 

いつもイベントを開催し慣れているスタッフもこれまでと違う状況でトラブルが起こった際に、困ったときの辞書があれば安心してイベントを開催できます。

現場で働く運営スタッフ全員の認識を揃える上でも重要になるので、しっかり作成し主催者に代わり運営を行います。

 

 

 

また、Withコロナの状況下でのイベント開催となると、これまでにない会場との調整が必要になります。会場によっては来場者全員の個人情報の提出が求められるなど、特別な対応を取っているところもあります。

そのため、会場の利用に関する確認事項や申請物提出などのについても事前にしっかり調査しておく必要があります。

 

現状、来場者の個人情報は何等かの形で取得はしていたとしても、それを会場側に開示できるかどうかはとてもハードルが高い問題になるので、会場選定というところにも気を配る必要が出てきそうです。

 

 

300人規模のイベント会場に最大100人という制限をかけてセミナーを運営することは、対策を決めておけば、可能ですが、本来は300人の来場者を呼びたかったという要望にどうにか応えられないかと考えたとき、セミナー中継配信など、オフラインとオンラインを併用することも有効かと思います。

 

中継部分は一部のみとすることでイベント会場に足を運んでくれた方への優位性を付けるなど、次回のセミナー参加のため集客施策とすることもできます。

 

 

次の章では、システム活用についてもう少し詳しく解説していきます。

 

 

3.テクノロジーの活用

 

ここまでオフラインイベントを開催するための検討すべきことを紹介してきましたが、ここでは、Withコロナでのセミナー開催において発生する課題をテクノロジーをで解決に導けないかを考えてみます。

 

では、発生する課題にはどんなものが考えられるかですが、前章で少し書きましたが、来場者とどうしても接触してしまう受付では、運営側の人員削減や来場者との接触時間を最低限にするためのツールとしてQPASSといった来場者管理システムの活用が有効です。

 

 

QPASSを利用することで、QRコードの提示だけで受付が終了でき、スピーディーな入場が可能です。QPASSについては以下の記事でご紹介しているので、あわせてご参照ください。

 

使いやすい有料のセミナー管理システム5選!機能と価格を紹介

 

 

また、想定していた来場者を全員会場に入れることができない場合ですが
その場合はZoom WebinarCisco Webex Meetingsどのオンラインツールを導入します。

 

 

<Zoom Webinar>

 

【特徴】

・最大100~10,000人まで参加可能

・動画・音声の保存が簡単

・参加者をグループごとに分けられるなど

 

<Cisco Webex Meetings>

 

【特徴】

・どんな端末からでもWeb会議に参加可能

・ハイビジョン並みの高品質映像など

 

 

 

Webで中継するため、場所の制約を気にせずにセミナーの開催、参加が可能となります。

ライブ配信に加え録画機能もあるため、中継しなくても後日配信することで来場できなかった人に対してアプローチできます。

 

我々も最近はオンラインでのイベント開催についてお問い合わせを数多くいただいており、オンラインセミナーの開催お手伝いさせていただいております。

 

その経験からもオフラインとオンラインを融合させたイベントというご提案もできます。

Withコロナの時代でオフラインだけオンラインだけでは叶えられないことをハイブリッド型にすることで叶えることができます。

 

 

 

さらに、来場者追跡システムとして、大阪府は独自にコロナ追跡システムを導入するそうです。主催者側がイベント用にQRコードを取得し、来場者はQRコードを読み取りメールアドレスを登録することで、感染者が出た場合には登録者宛てにメールが配信されるという仕組みです。

 

取得したメールアドレスは府が管理し、名前や住所、電話番号、行動履歴(GPS位置情報等)などは取得しないとのことです。

 

 

このシステムはまだ開発まではいたっておりませんが、今後オフラインイベントを開催するにあたってとても有効かと思います。

こういった最新のツールには常にアンテナを張ってイベントに取り入れていきたいものです。

 

 

4.実際の会場を例に3密を避けるレイアウト紹介

 

では、ここまで紹介してきた300人規模の会場で開催するセミナーを実際のレイアウトに落とし込むとどのようになるか見ていただければと思います。

 

 

日本橋三井ホールを会場としたときの3密解消レイアウト」(PDF形式)

 

 

コロナ前とコロナ後で比較しておりますが、1ページ目が全体感が分かる図面、2ページ目がより会場内のレイアウトにフォーカスし、3ページ目と4ページ目はそれぞれ拡大した図面です。

 

 

3密解消レイアウトとして、人と人の間隔が2m空くように、テーブルの配置を決めています。

見ていただくと分かるように、スペースにはかなり余裕があり、密接を防いでいます。

 

日本橋三井ホールの場合は自由に会場レイアウトをアレンジできるため、ソーシャルディスタンスを保った会場づくりがしやすいと思います。
導線はしっかり決めて、会場に入る際の人数をコントロールすることができるようにしておきます。

また、この会場のように複数のドアが設けられているような場合には、時間を決めて会場の両サイドや後ろにあるドアを開けることで空気の入れかえをし密閉されないようにしておくと良いでしょう。

 

 

「密閉」「密集」「密接」の3密を防ぐにあたり、「密閉」と「密接」に関しては、ある程度運営上仕切ることができると思います。
難しいのは「密集」で、イベント=密集するものであるため、できるだけその時間を最低限にしたり、密集をばらすタイミングを設けたりすることで、少しでも「密集」によるリスクを減らすことが大切だと思います。

 

 

5.まとめ

 

Withコロナの時代で、イベントもオンラインへの切替が主流になってきています。

 

オンラインイベントをやった上で、やっぱりオフラインイベントの価値は大きいと感じる方もいるかと思います。なかなかすぐにオンラインへの全面切替は難しいという方もいるかもしれません。

実際に来場者に会い反応を見ることができるのはオフラインの特典であり、画面越しでは感じ取ることが難しいことや気づけないものがあると思います。

 

 

いつかまた人が溢れて賑わうようなイベントをつくりたいですが、今は何と言ってもコロナとの共存。実際に会場に行きたくても行けない、たくさんの人を集めたいが人数を絞らなくてはいけないという状況は発生してしまいます。

 

その中でも可能な限り前向きにオフラインイベントを開催したいという声に応えていければと思います。ハイブリッド型イベントなどこの状況でも考えうる策はたくさんあります。

 

 

 

今回は300人規模の会場を想定しオフラインでセミナーを開催するには、イベントのプロはどういう対策を取るかということで書かせていただきましたが、イベントを行う準備は通常イベントでも大変ですが、さらに検討しなければいけない項目が増えている状況です。

 

事前の調整(会場、行政、主催者など)、会場の仕込み作業や備品まわりの準備はもちろん、当日の運営設計はこれまでより慎重に入念に計画立てる必要があります。

 

また、ソーシャルディスタンスを保ちながら、検温や消毒などの衛生管理上の工程が増えたことで、通常より受付時間を早める必要があるなど時間も要してしまう中で、これらすべてを主催者側で担うのは負担が大きく、実際にやるべきコア業務に時間を割けなくなるとお困りの場合は業務委託をおすすめします。

 

 

 

イベントを開催したい、何とかオフラインイベントとして開催できないか、またオンラインと併用したいなど、お悩みの場合は「ウィズアス」までお問い合わせください。

 

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セミナー以外にも展示会や採用関連イベント、学会、シンポジウムなどあらゆるビジネスイベントを手がけております。

ビジネスイベントの企画・運営を専門とするグループ会社の「ニューズベース」と、イベントに関わる事務局業務のアウトソーシングを担う「ウィズアス」とでイベントをトータルプロデュースいたします。

 

 

様々なお役立ち資料もご用意しております。こちらもあわせてぜひご覧ください。

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  株式会社ニューズベース

 

参考

国際見本市連盟(UFI)「新型コロナウイルス感染症”収束後の展示会およびB-to-B商談イベント再開のための世界的な枠組み」「Global framework for reopening exhibitions」日本展示会協会による日本語訳(PDF形式)