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カンファレンス運営で知りたい!進行方法を紹介

2020.06.04

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

さまざまな分野で耳にする機会の多いカンファレンスという言葉。カンファレンスとは、ビジネスの分野では一般的に「会議」を意味します。

ビジネスシーンでカンファレンスを開催する場合、その成果を左右する大きな要素の一つが進行方法です。カンファレンスを統括する人間の対応がしっかりとしたものであれば、進行もスムーズなものとなり、時間配分も適切で参加者の満足度も高まることになります。

 

 

カンファレンスの進行をスムーズに行うためには、事前にその進行方法を学ぶことが大切です。とくにカンファレンス当日の運営だけでなく、事前準備も含めた進行内容をしっかりと理解しておく必要があります。

 

今回の記事ではカンファレンスの進行について、大まかなスケジュールや方法についてわかりやすく解説します。

 

 

1.カンファレンス当日までの進行内容

 

①〜7ヵ月前(目標設定)

 

カンファレンスの開催7ヶ月前から集客目標の策定と企画概要の作成を始めます。

カンファレンスの目的を踏まえた企画概要を作成することで適正な集客人数が決まるので、それに合わせた具体的な予算の検討をしていきます。

 

 

②6ヵ月-5ヵ月前(手段検討)

 

予算を決めたら、次に行うのが目標額に合わせた協賛スポンサーの獲得です。

同時並行でカンファレンスの登壇者を選定して出演交渉を行います。

 

そして集客目標人数とターゲットに最適の会場を押さえます。スポンサーやカンファレンス登壇者の手配、会場の押さえの目星がついた段階で、集客方法の策定をしていきましょう。

 

 

③4ヵ月-2ヵ月前(手段実行)

 

カンファレンスの集客準備として集客サイトの作成、各種広告メディアの選定を進めます。合わせてカンファレンス終了後についての事後フォロー体制の準備を行います。

 

当日までの進捗に合わせて登壇者対応やスポンサー対応も密にすることも大切です。

 

 

④2ヵ月-前日(具体化)

 

専用のウェブサイトや招待状などをつかったイベント告知を行います。

露出が増えてくるにしたがって問い合わせが増えてくるので、適切な対応窓口を準備しましょう。

 

開催まで1ヶ月を切ったら、当日に使う映像製作やオペレーション設計、スタッフのキャスティングを決めていきます。

 

 

⑤当日(運営)

 

カンファレンス当日は、受付、誘導、ステージ進行、機材オペレート、飲食手配、資料配布、アンケートの配布、回収など事前に決めたタイムスケジュールなどに合わせて順次進めていきます。

 

 

⑥事後(フォロー)

 

カンファレンス終了後は、アンケート集計に基づいたインサイドセールス、そのほかメルマガの配信などを活用してアフターフォローを行います。

 

 

2.全体の動きを掴む

カンファレンスの進行方法に関して、特に重要なポイントは全体の動きを掴むことです。

 

カンファレンス全体をタイムスケジュールに合わせて俯瞰的に見ていくことで、各ポジションとの連携もはかれてカンファレンス全体の流れもスムーズに進むことになります。

 

そのためにも事前に組織運営図を作成し、全体のタイムスケジュールに沿った運営を各部門と連携しながら進めましょう。

 

また会場レイアウト表も作り、適切なスタッフのキャスティングをはかることも重要なポイントです。

 

 

3.進行表に必須な重要ポイント

カンファレンスの進行方法で、必須な重要ポイントは綿密な進行表の作成です。カンファレンス当日は、進行表に合わせて全体の流れを掴み運営していきます。

 

進行表に必須な重要ポイントは主に3つあります。

 

 

・ポイントの細分化

 

カンファレンスの進行表を作成する際は、ポイントを細分化することが大切です。カンファレンスの目的、時間配分、そのほかポイントとなる要素をそれぞれ細分化してまとめておくことで、より綿密な進行が可能になります。

 

 

・登壇者の導線と備品配置を記入する

 

カンファレンス当日に登壇してもらうスピーカーの導線の確認は綿密に行いましょう。

またマイクやプロジェクター、そのほかの会場備品の配置についても進行表に記入しておくと、いざという時に慌てることなく対応することができます。

 

 

・時間配分に余裕時間を組み込む

 

内容を詰め込みすぎて、タイムスケジュールがタイトにならないように時間配分には多少余裕時間を組み込むことが大切です。

 

 

4.まとめ

事前準備から当日の運営までを俯瞰して全体を把握しておくことが、ビジネスシーンでのカンファレンスの成功に繋がる大切なポイントだと理解してもらえたのではないでしょうか。

細かいポイントも押さえながら、流れに沿った進行方法をしっかりと理解しておけるかどうかがカンファレンスの成功を大きく左右することになります。

 

カンファレンスを統括する進行者の対応がしっかりしていれば、時間配分も適切で参加者の満足度も高まることになります。カンファレンスの進行をスムーズに行うためには、事前にその進行方法を学ぶことが大切です。

 

カンファレンス当日の運営だけでなく事前準備も含めた進行内容をしっかりと理解しておきましょう。