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今すぐ使える研修会の案内テンプレートを紹介

2020.03.31

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

企業が研修会を行う目的は多岐にわたります。

しかし、研修会の概要や企画と並んで重要になるのが、開催するにあたって作成する研修会の案内です。案内の出来は、参加者の集客を左右する項目になるため、質の高い文書や項目を記載することが重要と言えます。

 

本記事では、研修会の案内に記載すべき構成と、無料で使えるテンプレートについて紹介します。

 

1.研修会の案内の構成

研修会を行う上で、受講者への事前案内はとても大切な業務工程になります。

以下では、研修会の案内を作成するにあたり、一般的に用いられる構成項目について解説します。

 

○宛名や件名の情報

いきなり本文から書き出すのではなく、この案内の概要や詳細が簡潔にわかる項目を記載しましょう。

 

【日付】

作成日ではなく、発信日を「和暦」、「月日」の順に記載

(例:令和〇〇年○○月○○日)

 

【宛名】

案内状を送る方の名前を記載。名前だけでなく、会社名、部署名、役職、氏名の順に省略せずに記載

(例:○○商事 ○○事業部 役職 ○○様)

 

【差出人】

研修会を主催する会社・団体名・講師名を記載

(例:○○株式会社 研修担当者名/講師名)

 

【件名】

書面の上段中央部にやや大きめのフォントで研修会のタイトルを記載

 

 

 

○本文内容

上記項目を記載したら、次に取り掛かるのが本文の作成です。

本文では、研修会の概要や趣旨、講師及び講演者の紹介、研修を行う意図などを明記するようにしましょう。

 

具体的な項目は以下の通りです。

 

・【研修会の目的】

研修会を開催する目的を記載することで、主催者側のアピールに繋げる意図がある一方、受講者に対しても、内容の理解度を深める目的や、メリットやインセンティブを促すことができるため、双方にとって価値のある項目になります。

 

 

・【講師や研修の詳細】

講師や講演者、研修内容の詳細について記載する場合は、講師の経歴や肩書き、現在に至るまで内容を明記するようにしましょう。受講者にとって理解しやすい経歴や実績を載せることで、信頼度や集客率を高めてくれる効果を発揮します。

研修会の詳細については、この研修に参加することで、どのような知識が習得できるのか、スキルが身につくのかなど、受講者がイメージしやすくなる内容を記載することをおすすめします。

 

 

・【別記事項】

別記には、研修の開催日時や会場の場所、地図及び案内図を明記しましょう。

研修を行う上で、これらの情報は不可欠な項目です。仮にこれらの項目が漏れてしまうと、受講者の利便性が悪くなり、無駄な労力を費やすことで満足度の低下に繋がります。

未然に勘違いを防ぐためにも、受講者にとって必要な情報は出来る限り詳しく載せてあげるようにしましょう。

 

 

・【応募方法】

研修会場には、定員数や席数が限られているケースがあります。

その場合は、参加費や定員数、応募方法など、参加意思のある人が迷わないように、あらかじめ案内にわかりやすく記載する工夫が大切です。

また近年では、郵送や電話での応募以外に、WebページやQRコードでの応募できるサービスが展開されています。そのため、参加者の年齢や属性に応じた応募方法を選択することで、利用者にとってストレスの感じない方法で案内しましょう。

 

 

2.すぐに使える案内テンプレートサイトをご紹介

 

2-1.パワポン

パワポンとは、アスクル株式会社のネット印刷「パプリ」が運営する無料のデザインテンプレートサイトです。

パワポンでは、研修会や講演会、セミナーなどのチラシがパワーポイントで作れるだけでなく、ログイン不要かつ無料でダウンロードできるため、予算をかけずに研修会やセミナーの種類に応じたさまざまなテンプレートを活用することができます。

 

また、用途やシーンによってテンプレートを使い分けることができるだけでなく、業種や仕事内容、イメージ、用紙サイズによってテンプレートをダウンロードすることが可能。テキストを編集し、画像やロゴを挿入するだけで研修会の案内を作成できるため、デザインなどが苦手な方でも簡単にプロ品質の案内に仕上げることができます。

 

2-2.ビジネス文3書Clip

ビジネス文書Clipは、ビジネスに用いる文書の例文だけでなく、各種様式やテンプレートをダウンロード無料・登録不要で使うことができるテンプレートサイトです。

基本的な業務文書や社交文書などの様式や書式だけでなく、使うシーンに応じたテンプレートが用意されているため、選択するだけで使う場面に適した案内文書を作成することができます。

 

また、例文ごとに、文書のポイントや気をつけるべき点が明記されているため、案内の構成や文書について自信がない人でも、それらを参考に案内を作成することで、最低限のマナー及びスキルを駆使した案内が作成できます。

 

 

3.まとめ

本記事では、研修会開催にあたり不可欠となる案内についての構成やテンプレートについて見てきました。

研修を成功させるためには、事前に参加者がイメージしやすい案内を作ることが大切です。

また案内に不安がある人は、無料で利用できるテンプレートを活用して、質の高い案内を作成するようにしましょう。