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セミナーの受付スタッフにふさわしい服装とマナーを知ろう

2020.03.31

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

受付スタッフはセミナーの顔であり、服装や立ち振る舞いによって参加者に与える印象が大きく変わります。セミナーに受付スタッフとして参加する場合、どのような服装がふさわしいのでしょうか?

 

この記事では、セミナーの受付スタッフにふさわしい服装とマナーを紹介します。

受付のマナーの基本を頭に入れておき、失礼のないふるまいで参加者を迎えられるようになりましょう。

 

1.フォーマルな服装とヘアスタイルで

セミナーの参加者は、基本的に服装は自由です。しかし、セミナーの運営側となると、きちんとした格好が求められます。特に受付はセミナーの顔であり、参加者と最初に顔を合わせる重要な存在です。

 

アルバイトで受付スタッフとなるケースもあるかもしれませんが、参加者にとっては受付スタッフが主催企業の人間だろうと、アルバイトだろうと関係ありません。そのため、自分の立場がアルバイトであっても、企業の顔だという自覚が必要になります。

 

 

1-1. セミナーの受付スタッフはスーツが基本

セミナーの受付スタッフは、男女ともにスーツが基本です。スーツであれば礼儀を失することがなく、どんな年代の人であっても好印象を与えられます。

また、襟なしのジャケットは避けましょう。カラーは紺やグレーなど、落ち着いたカラーがおすすめ。黒は避けるようにしましょう。ビジネスセミナーであれば、襟のついているビジネススーツが良いでしょう。

 

その他、運営スタッフとして服装が指定されている場合もありますが、「ビジネスカジュアル」など定義が曖昧な場合は、やはりスーツが無難です。

時に「服装は自由」と指定されている場合もありますが、そのような場合でもフォーマルな服装で行くのがおすすめです。

 

1-2.男性の服装とヘアスタイル

男性はスーツかジャケットにネクタイを着用するのが基本です。中に着るシャツはカラフルなものではなく、白地を基本とした落ち着いた色にしましょう。

また、ヘアスタイルは髪が目や耳が隠れないようにまとめると、清潔感を演出できます。

 

1-3.女性の服装とヘアスタイル

女性の場合、スカートやワンピースにジャケットを合わせると良いでしょう。また、パンツでもかまいません。

 

メイクやヘアスタイルは清楚さや上品さが求められます。髪が長い場合は、後ろでまとめるなどして目や耳が隠れないようにし、すっきりとしたイメージを心がけましょう。

スカート丈は短すぎるものは避け、膝丈ぐらいを意識。生足は避け、ストッキングを着用するのがおすすめです。

 

女性はスーツ以外のセミフォーマルの服装でも、基本的には問題ありません。その場合でも、白いブラウスやベーシックカラーのジャケットなど、抑えめのカラーでまとめましょう。

 

意外と迷ってしまうのが、ネイルやアクセサリー、小物などです。参加者は細かい部分まで見ているため、小物類についても清潔感を心がけましょう。

派手なネイルはNG。アクセサリーは派手すぎないものをワンポイントで身に着けるのであればOKです。

 

 

2.その他知っておきたい受付スタッフのマナー

服装だけでなく、受付スタッフにふさわしいマナーを知ることも重要です。受付スタッフがばたついていたり、無礼な物言いをしていたりするとミスが多くなり、セミナーの印象を損ねてしまいます。

最低限のビジネスマナーをおさらいしておくと共に、受付スタッフ同士で事前に動きを確認しておき、役割分担をはっきりさせておくことで、不要なトラブルを避けることができます。

 

2-1.受付で準備しておくべきもの

受付では下記のようなものが必要になるので、受付開始時間の前にしっかりと準備しておきましょう。

準備物をリストにしておくと、漏れがなく受付開始時間を迎えることができます。

 

・参加者リスト(チェックシート)

・名刺入れ

・領収書(有料の場合)

・当日のタイムテーブル

・セミナーのプレゼン資料

・自社製品等の案内チラシ

・その他配布物

・文房具

 

2-2.名刺の預かり方

名刺はビジネスパーソンの顔ともいわれ、ビジネスシーンにおいて慎重な取り扱いが必要となります。預かる際には両手で受け取り、「頂戴します」「ありがとうございます」などと一言添えると良いでしょう。

受け取る時は名前や会社のロゴ、社名に指を重ねないように注意します。

 

ただし、受付スタッフは名刺を返すことはないため、一方的に手で受け取るだけは失礼だとし、セミナーにおいては名刺盆や名刺受けでお預かりするケースが多くなっています。

 

名刺には個人情報が記載されているため、お預かりした名刺はその都度指定の場所に速やかに保管しましょう。

 

2-3.挨拶の仕方

受付スタッフには丁寧な言葉遣いが求められます。

参加者をウェルカムする時は、「いらっしゃいませ」は使いません。朝であれば「おはようございます」、昼であれば「こんにちは」がベストです。

 

その他、使用頻度の高い言葉遣いを下記に紹介します。

 

「失礼いたします。お名前を伺ってもよろしいでしょうか」

「少々お待ちくださいませ」

「承知いたしました」

「こちら、セミナーのレジュメになりますので、お持ちくださいませ」

「こちらがセミナー会場になります」

「本日は来場いただき、ありがとうございました」

 

2-4.トラブルへの対応

受付では様々なトラブルが想定されます。下記は想定されるトラブルの一例です。

 

・参加証や参加料金を忘れた

・飛び入り参加

・遅刻

・持ち物を預かってほしいと頼まれた

 

1つ1つへの対応や連絡網を想定しておけば、慌てずスムーズに対応できます。

 

3.まとめ

セミナーの受付スタッフが好印象だと、参加者は気持ちよく入場でき、セミナーへの期待感が自然と高まります。

また、トラブルが起こっても慌てず冷静に対応するスタッフがいるだけで、運営企業は安心してセミナーを進行することができます。

 

「企業の顔」としての役割を忘れず、適切な服装と振る舞いを心がけましょう。