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カンファレンスの司会進行のコツとは?徹底解説

2020.06.04

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

突然、カンファレンスの司会進行を任されてしまった。通常の会議ならまだしも、大規模なカンファレンスはとても緊張しますよね。カンファレンスの司会進行はどのようなことを準備し、どのようなことに気をつけたらよいのでしょうか。

 

参加者が多いからこそきっと普段の会議とは違って気をつけるべきポイントがあります。そこでこの記事は、カンファレンスの司会進行がよくわかるようにカンファレンスの司会進行のコツについてご紹介します。

 

1.司会進行の役割とは

カンファレンスにおける司会進行の役割はどのようなものなのでしょうか。

 

 

・カンファレンスとは?

 

まずカンファレンスとはどのようなものかを理解する必要があります。

カンファレンスは多くの場合、大規模な会議と同意義で使われることが多いでしょう。通常の会議と異なり、議題となるテーマに関する重要なポジションの方や各領域の専門家たちが集まって議論を行います。

カンファレンスでは決めるべきことや議論すべきことが事前にアジェンダとしてまとめられています。アジェンダに沿って進行していくことが通常の進め方です。

 

 

・司会進行の役割はファシリテーション

 

カンファレンスでは多くの意見交換がされる場となるため、司会は意見を汲み取り、テーマに沿った意見交換になっているかどうかを確認する役割があります。また議論が進むように、時にはアイスブレイクや休憩を差し込むことも重要です。また、時には議論がただの雑談になってしまうこともあります。議論を本筋に戻すことも司会の役割です。

このようにカンファレンスでの司会は会議の進行自体をコントロールするファシリテーターとして役割を果たすことが求められます。

 

 

2.司会の台本・原稿の作成の重要性とは

カンファレンスでの司会では、予め台本や原稿を用意しておくとよいでしょう。大規模なカンファレンスでは時に思うように進まない場合もあります。必ず台本や原稿を作成することが重要です。

台本や原稿を作成することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

 

 

・議論を結論へと導く

 

カンファレンスで何よりも重要なのが議論を結論へと導くことです。特に大規模なカンファレンスでは、参加者がもう一度あつまって議論することはほぼ不可能です。そのために台本が不可欠になります。

予め議論がうまく進んだ場合とそうではない場合のシナリオを考え、台本にまとめておけば議論を結論へと誘導することが可能です。

 

 

・心を安定させる

 

台本や原稿を用意するもう一つの理由は司会者自身の心を落ち着かせるためです。

台本があれば不測の事態でも落ち着いて対応ができます。仮に台本や原稿を使わなかったとしても、台本や原稿があることで「いざとなれば台本をみればよい」という心の余裕を生み出すこともできます。何より自分自身のために台本や原稿を用意しましょう。

 

 

3.参加者にとって必要な情報をアナウンスする

参加者の多いカンファレンスでは、広い会場で行うことが通常です。また、参加者のほとんどが初めて使用する会場である場合も多いでしょう。そのため、カンファレンス司会進行では会場の使用方法やカンファレンスでの注意点など必要な情報をアナウンスすることが求められます。

必ず案内すべき内容はカンファレンスによって異なりますが、一般的なものをご紹介します。

 

 

・お手洗いや自動販売機の場所:
使用する会場からお手洗いや自動販売機の場所までのルートを案内しましょう

 

・ランチタイムの過ごし方:
カンファレンスによってはお弁当が出る場合もありますが、そうではない場合は近隣の食事処や休憩スペースを案内しましょう

 

・携帯電話の使用可否:
カンファレンス開催中に携帯電話を使用したい場合は会場の外に出るなどマナーやルールを案内しましょう

 

・休憩時間の案内:
休憩はどのタイミングで行われるか案内しましょう

 

 

以上のように、必ず事前に主催者にも確認したうえで必要事項をカンファレンス開始前などの適切なタイミングで案内するように案内してください。

 

 

・話し方のコツ

 

カンファレンス司会進行では、話し方もとても重要です。参加者が多いからこそ、必要な情報が洩れてしまってはいけません。ボソボソ話さずに、5m先の人にも届くようにはっきりと話すようにしましょう。

はっきり話すためには、発声と話し方がポイントです。まず声は前方ではなく、頭の上から出すようなイメージで出すとよいでしょう。お腹に力を入れて頭の上から出すことで、遠くまではっきりと聞こえます。

 

また、話し方もいつもよりも大きな口でゆっくりと話すとよいでしょう。滑舌の悪い方は、ひとつひとつの言葉を丁寧に発音するのが重要です。さらに、句読点を意識して句読点ごとに間をあけるようにすると伝わりやすくなります。

 

 

4.まとめ

カンファレンス司会進行では、大規模だからこそ司会の役割がとても重要です。参加者の意見を引き出し、議論を結論へと導くとともに、会場の使用方法など必要事項を案内することも求められます。

カンファレンスを成功させるためには必ず台本や原稿を用意しましょう。また声の出し方も事前に練習しておくべきです。事前にしっかり準備すれば必ずうまくいくので安心してください。

 

 

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