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セミナー後の懇親会は進行表と段取りで成功させる! テンプレートも紹介

2020.03.11

カテゴリ: セミナー・シンポジウム

 

セミナー後の懇親会は、セミナー参加者の満足度を一気に高める魔法のプログラムです。

企業や講師のファンづくりをするためには、セミナーと同じくらい重要だといっても過言ではありません。

 

和気あいあいとした雰囲気の中で行われることが多い懇親会ですが、懇親会の満足度を高めるには、抜かりのない段取りと司会進行表が欠かせません。

この記事では、懇親会をスムーズに開催するための事前準備と段取り、及び当日の司会進行表について解説します。

 

1.セミナー後に開く懇親会の目的を理解しよう

セミナー後の懇親会は、セミナー参加者の満足度を高める目的を持っています。

 

懇親会には、一緒に食事をしたりお酒を飲んだりすることで、

 

・企業や講師と参加者の距離感が縮まる

・セミナーの緊張がほぐれ、セミナーの内容が残りやすくなる

・参加者同士のコミュニケーションが活性化する

・内輪のグループのような一体感を感じることができる

 

といった効果が見込めます。

 

懇親会を「セミナー後の打ち上げ」のように捉えて臨む企画者がいますが、これは大変もったいないことです。

懇親会はセミナーに引けを取らないほど重要な顧客の満足度向上・ファンづくりの場であり、懇親会の開催にはしっかりとした段取りと進行表が必要であることを忘れてはいけません。

 

2.懇親会を開くまでに必要な段取り

懇親会で参加者の満足度を高めるためには、「スムーズな段取り」と「参加しやすい雰囲気」を重視する必要があります。

懇親会の準備に時間がかかってしまうと、セミナーの熱が冷めてしまい、参加率も下がりがちです。

懇親会を準備する時には、下記のポイントに注意して段取りしましょう。

 

2-1.会場選び

会場選びは懇親会を成功させるうえで重要な要素です。

懇親会を開く会場には、大きく分けて下記の3つがあります。

 

1.セミナー会場とは別のお店

2.セミナー会場と同会場

3.セミナー会場と同じ建物内の別会場

 

もっともおすすめなのは、1番目の「セミナー会場と同じ建物内の別会場」です。

セミナー会場と同じ建物内で懇親会を開くことで、参加者全員が気軽に参加できるようになります。

食事やお酒は、ケータリングで用意するのがおすすめ。また、食事形式は立食形式がおすすめです。

立食であれば、いろんな人との交流を持ちやすく、講師との距離も近くなります。また、途中で退席しなければならない人にとっても負担が少なくなります。

 

【セミナー会場と同会場】

セミナーと懇親会が同会場でもかまいません。しかし、デメリットとして、ケータリングの手配やレイアウトの変更によって会場が混雑したり、時間がかかってしまったりということが挙げられます。

懇親会まで間延びすると、それだけで参加者も減ってしまうため、スタッフにはきびきびした動きが求められるでしょう。

セミナー会場で懇親会を開く場合は、やはりケータリングによる立食形式がおすすめです。

 

【お店の場合】

セミナー会場とは別のお店を予約する方法もあります。

しかし、お店だとセミナー会場から移動する手間がかかり、同会場内で開催するよりも参加率が下がることを覚悟しておかなければなりません。特に、遠方からの参加者には負担が大きくなります。

仮にお店を予約する場合は、建物を出てから3分以内に行ける直近のお店にするのが理想です。また、セミナー当日の出席や欠席も見込まれるため、ある程度人数の融通が利くお店を探しておきましょう。

 

2-2.料金設定や回収のタイミング

懇親会の料金設定は、5,000円などきりの良い値段にしておきましょう。4,500円など、きりが悪いと会計が面倒になります。

 

懇親会の料金は、事前にセミナー代金と一緒に振り込んでもらうのが理想的です。

当日現金で回収する場合は、懇親会会場に移動する前に、セミナー会場で済ませておきましょう。懇親会会場で回収すると、後で金額が合わなくなったり、もらい忘れが出たりする可能性が高くなるからです。

 

また、講師以外に料金の回収係を手配しましょう。講師がお金のやり取りをしているのを見ると、がっかりする参加者がいるからです。

 

3.懇親会の司会進行表

懇親会は参加者同士で自由にコミュニケーションをとれるのが魅力ですが、しっかりと司会進行で締めるべきところは締めると、だらだらせずに懇親会を進めることができます。

下記にお店に行った場合の司会進行表を紹介します。

 

※セミナー会場で開く場合は、「入店」「飲み物注文」「席替え」のプログラムを抜くことで対応できます。

 

18:20   スタッフが入店~席の確認

 

18:30   参加者集合~飲み物注文

 

18:35   乾杯挨拶

 

18:40   食事・歓談

 

19:40   席替え/自己紹介タイム/ゲームなど

 

20:00   歓談、デザート、名刺交換

 

20:20   講師よりひとこと、締めの挨拶

 

20:25   全体集合写真撮影

 

20:30   解散

 

乾杯挨拶の際には、注意事項の告知も大事です。

写真撮影をする場合は、SNSなどに載せてほしくない人がいないかどうか確認しましょう。

また、途中で帰る人がいる場合は、集合写真は先に済ませるなどの配慮も必要です。

 

4.まとめ

ここまで、セミナー後の懇親会の準備と段取り、当日の司会進行表について紹介しました。

懇親会は参加者の満足度を高め、企業や講師へのイメージをよくする効果があるため、ぜひ開催すべきです。

 

株式会社ウィズアスは、セミナー、及びセミナー後の懇親会までセミナー企画・運営を代行している代行会社です。セミナー参加者の満足度を高めるノウハウやプロフェッショナルのスタッフ手配など、貴社のセミナー運営に有益な情報を多数発信しています。

ぜひ参考にしていただくとともに、セミナーについて何かお困りのことがあれば、何でもお気軽にご相談ください。