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会社説明会の参加者を増やす方法とは?|使えるスライドテンプレートや採用KPIについても紹介

2021.12.23

カテゴリ: 採用

労働人口の減少は企業の採用活動にも影響しています。そんな中、新卒採用の会社説明会の参加人数が増えずに困っている担当者も多いのではないのでしょうか。

 

会社説明会に参加する人数が増えなければ、選考プロセスに進む人数や最終的に採用できる人数も必然的に減ってしまいます。

 

今回は会社説明会の参加人数を増やすためのポイントや採用活動をおこなう上で必要なKPIの設定などについて紹介していきます。

 

1.会社説明会の参加者が増えない理由

会社説明会の参加者が増えない理由は主に2つあります。

 

1つ目は、集客のノウハウが不足していることです。

 

会社説明会を開催するにあたって参加者を増やす場合、まずは自社を認知してもらう必要があります。

 

大手や有名企業であれば、宣伝しなくても求職者からエントリーしてもらえる機会が増えますが、BtoB事業を行っている企業や中小企業、ベンチャー企業などの場合は、社名の認知が不十分なケースがあります。

 

そのため、会社説明会の参加者を増やしたいのであれば、自社の認知形成を高めて求職者に自社の魅力をアピールしなければいけないのです。

 

 

2つ目は、SNSや掲示板などのネットなどでの口コミによる、会社説明会の評判が良くないパターンです。

 

現在は、多くの人がSNSを就職活動や転職活動に活用しています。

特に求職者は、口コミやネットの評判を参考にしながらエントリーするという人も少なくありません。

 

そのため、自社の会社説明会に参加した求職者が、否定的な書き込みをした場合、その会社に対する悪印象を持つことになり、結果として会社説明会の参加に繋がらないというケースも考えられます。

 

それを防ぐためにも、企業は選考につながらなかった参加者も含めた参加者全員にとって魅力的な会社説明会にする必要があるのです。

 

2.魅力的な会社説明会とは

魅力的な会社説明会とは、求職者が求める情報をしっかりと提供して自社で働きたいと思わせるような会社説明会のことです。

 

2021年卒マイナビ学生就職モニター調査4月の活動状況によると、企業が「企業理念」や「詳しい業界の説明について」の説明をおこなっていたのに対して、説明会の参加者が聞きたい情報は「具体的な仕事内容」や「社風・社内の雰囲気」などを求めていることがわかりました。

 

つまり、企業が伝えたい情報と参加者が知りたい情報の間にギャップがあることがわかります。

 

そのため、魅力的な会社説明会にするのであれば、企業理念や業界についての説明をなるべく短くして具体的な仕事内容や社内の雰囲気などの情報に時間を割くことが重要です。

 

 

また、印象が良かった会社説明会として、「さまざまな社員の話を聞けた」、「少人数制で話がじっくり聞けた」 などの理由が挙げられました。

 

最も話を聞きたい人についてのアンケートでは、経営者や社長から話を聞きたいという割合が最も高かったです。

 

会社説明会があるごとに、経営者から社長の時間を確保するのはさすがに難しいので、あらかじめ録画した動画を会社説明会で流したりすることで、参加者の満足度を高めることができます。

 

3.会社説明会をおこなう上で重要なポイント

会社説明会をおこなう上で重要なポイントを紹介します。

自社の魅力を伝える

自社の魅力をしっかり伝えるようにしましょう。

 

最近では、オンラインで会社説明会をおこなう企業が増えました。それにより求職者にとっては移動時間が削られ、スケジュール管理がしやすくなりました。

そのため、以前に比べて1人あたりの会社説明会にエントリーする回数が増えているのです。

 

つまり、企業は今まで以上に求職者の印象に残るような会社説明会をおこなうことで、次の選考プロセスに繋げるチャンスが拡大しました。

 

自社の魅力をアピールして印象づけるためにも、他社との差別化を図ることを意識しましょう。

 

環境を整える

会社説明会を実施する上で、環境を整えることも非常に重要なポイントです。

 

対面で会社説明会おこなう場合は、新型コロナウイルスの感染予防対策として、ソーシャルディスタンスの確保や、会場の入口にアルコール消毒を設置し、定期的な空気の換気などをおこないましょう。

 

また、オンラインで会社説明会をおこなう場合には、通信環境の整備や機材の準備などを忘れずにおこないましょう。

 

わかりやすい資料を作る

誰が見てもわかりやすいような資料を作りましょう。

 

少しでも多くの情報を伝えたい一心で、テキストだらけの資料を作っても求職者の心には届きません。

画像や文字の装飾などを加えつつ、わかりやすくシンプルな資料を作ることが何よりも重要です。

 

資料が完成したら、複数人からチェックしてもらいましょう。

 

アンケートを実施する

会社説明会終了後に、「今回の会社説明会に参加してどうだったか」などのアンケートを実施してみましょう。

自分たちで改善点を見直すことも重要ですが、参加者目線の意見が何よりも参考になります。

 

アンケートに書かれている内容をチェックした上で一つずつ改善することによって、満足度の高い会社説明会にすることができます。

 

以下は、会社説明会用の参加者アンケートのテンプレートです。

自社の説明会に参加した方たちへのアンケート作成や会社説明会のコンテンツ改善をする際のサンプルとしてご活用ください。

 

資料:『会社説明会に関するアンケート(*サンプル)』(Googleフォーム形式)

※個人情報入力なしでダウンロードできます

 

会社説明会の資料を見直す

一度、会社説明会の資料を見直してみましょう。

自社の魅力を伝えるためのコンテンツや紹介する順序を今一度整理してみましょう。

 

また企業が伝えた情報だけではなく、説明会参加者が知りたいであろう、ホームページに掲載されていない情報や企業のカルチャー、価値観が伝わるような情報も資料に盛り込むことで参加者の満足度につながります。

 

現在使用している資料に過不足や改善点がないか確かめてみましょう。

 

以下は、会社説明会で使用する会社説明スライドテンプレートです。是非ご活用ください。

 

資料:会社説明会スライド(サンプル)(Googleスライド形式)

​​​​※個人情報入力なしでダウンロードできます

 

4.KPIの設定も重要

会社説明会の参加者を増やす上で、KPIの設定も重要となってきます。

KPIとは、「Key Performance Indicators(重要業績評価指標)」の略で、最終目標の達成度を示す指標です。

 

KPIを設定する目的は主に2つあります。

 

 

1つ目は、KPIを設定することで具体的な行動や対策を取ることができるからです。

 

例えば、「会社説明会の参加人数を増やす」という目標を設定しただけでは非常に曖昧です。

そこで、「3月から6月にかけての参加人数を前年度よりも100名増やす」などという具体的な内容をKPI設定することで、いつまでにどのような行動を取ればいいのか、理解することができます。

そして、最終的には目標を達成することにも繋がるのです。

 

 

2つ目はその目標に対するPDCAを回しやすくなるからです。

 

KPIの設定をせずに目標を掲げたとしても、失敗したときに何を修正しなければいけないのか明確に把握することができません。

 

会社説明会の前後の工程でも、例えばこんなKPIを設定することができます。

 

【例】

・会社説明会の案内WEBページの閲覧人数

・エントリー人数

・書類選考通過率

・会社説明会への参加人数

・選考会(面接)への参加人数

 

 

KPI設定をおこなうことでそれぞれのプロセスで修正箇所を特定することができ、実行施策のPDCAが回しやすくなります。

 

5.まとめ

今回は、会社説明会の参加人数を増やすためのポイントや採用活動をおこなう上で必要なKPIの設定などについて紹介しました。

 

会社説明会の参加人数を増やすためには自社の魅力を伝えつつ、説明会参加者が求めている情報をわかりやすく提供することが重要です。

そして、KPIの設定も忘れずにおこないましょう。

 

 

人事の業務と一口に言っても実際は、人材採用や労務関連、社員教育(研修)や社内制度、職場環境の整備など多岐にわたります。

 

採用業務だけでも昨今ではオンラインとオフライン業務の両方が発生しています。そのため、人事担当者はすでに業務過多となっているケースが多くみられます。

 

そんな時に採用代行(RPO)がオススメです。

 

採用代行では採用専門のプロが業務をおこない、会社説明会の準備や運営進行なども一括で依頼することができます。

そのため、担当者は会社説明会の企画立案やコンテンツづくりなどに注力することが可能です。

 

また、設定したKPIを採用代行(RPO)会社と共有することで、PDCAサイクルが更に回しやすくなり、採用活動のクオリティの向上にもつながります。

 

 

弊社株式会社ウィズアスでも採用代行(RPO)サービスを展開しております。今回ご紹介した新卒採用の会社説明会のエントリー受付から内定出しまでの一連の業務をサポートしております。

是非、採用代行をご検討ください。

 

 

【当社事例紹介】

株式会社ウィズアスの採用代行事例

 

【採用代行の参考ダウンロード資料】

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資料ダウンロードはこちらへ

 

参考資料:
サポネット|企業を魅力付けする説明会とは?
人事ZINE|採用目標達成にはKPI設定が重要!設定方法や立て方、運用方法を解説
人事ZINE|就活生の印象に残る企業説明会の内容とは?応募者が集まる説明会のポイント