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【採用担当者向け】書類選考時に必要な事前準備とは?確認ポイントや目的を解説

2021.08.17

カテゴリ: 採用

採用活動において書類選考とは、求職者を選定する上での一番最初のステップとなります。

 

あらかじめポイントの把握や事前段階での準備を怠ると、その後の面接への影響や、結果的に自社にとってミスマッチとなる人材を雇用してしまう可能性があるので、採用活動の中でも非常に重要な業務と言えるでしょう。

 

そこで今回は書類選考を行う目的、採用担当者が書類選考時に確認するべきポイント、必要な事前準備などを解説していきます。

 

1.書類選考の目的とは

書類選考の目的としては、あらかじめ採用する人物を絞り込むためにおこないます。

特に大手企業や人気のあるベンチャー企業など、大量の応募がある企業の場合、全ての書類に細かく目を通すのはとても工数のかかる業務です。

 

そのため、書類選考である程度の基準を設けてスクリーニングすることによって、自社とマッチングする人材の選定を効率的に、尚且つ工数を削減して行うことができます。

 

しかし、スクリーニングする際の判断基準を誤ってしまうと、自社にマッチする人材まで落としてしまう可能性があるので、ここは時間をしっかりと使って検討した上でスクリーニングの基準を決める必要があります。

 

2.書類選考する上でのポイントやコツ

続いて書類選考する上で注目すべきポイントやコツについて紹介します。

 

2-1.文章はおかしくないか

書類選考はその名の通り、書類のみで合否が決まります。
そのため、履歴書などに誤字脱字が無いか、文章も日本語としておかしくないかなど、しっかりとチェックするようにしましょう。

 

2-2.募集要項に適しているか

新卒採用で求める人物像や学歴、中途採用においては特定のスキルや資格、経験があるかどうかなど、それぞれ事前の募集要項を設定しますが、

 

自社の設定している募集要項の基準にクリアしていないにも関わらず選考を通過させてしまうと、その後の面接時に話がかみ合わないなど、認識のズレによって双方とも時間を無駄にしてしまう可能性があります。

 

担当者間でも改めて共通認識を持てるよう、しっかりと確認するようにしましょう。

 

2-3.自分の文章で書かれているか

最近ではインターネット上に履歴書や職務経歴書の書き方などがテンプレートで掲載されており、内容を全てコピーするという人もいます。

 

書き方を参考にするのは良いのですが、志望理由なども丸写ししているという人もいるので、しっかりとチェックするようにしましょう。

 

もし、具体的ではなく、抽象的な場合は書き写した可能性が高いので、注意が必要です。

 

2-4.勤続年数について

中途採用の場合にはこれまでの勤続年数もしっかりと確認するようにしましょう。

 

応募者の中には短期離職が続いている人も見かけます。
ただ単に会社と合わなかっただけかもしれませんが、自社で働いてもすぐに辞めてしまうという可能性があるので、退職理由などもくまなくチェックしましょう。

 

3.書類選考で気をつけること

書類選考をおこなう上で最も必要なことは事前準備です。書類選考での事前準備は主に2つあります。

 

1つ目は「評価基準シート」です。

 

履歴書などは人によって差があるので、他の人と比較するのは非常に難しいです。
そのため、あらかじめ評価基準を決めておく必要があります。

 

例えば、「文章の表現が正しいか」、「誤字脱字がないか」などの基本的な観点や、ポートフォリオを提出する場合であれば「独自性があるか」「希望するスキルを満たしているか」などの自社の募集要項での観点などを一覧化にして、社内で一定の評価基準を設定することによって、平等な評価をすることができます。

 

また、チェック項目が決まっていることで、スムーズにスクリーニングもおこなえます。

 

2つ目は「人材要件の設定」です。

 

人材要件の設定は書類選考を実施する上で最も重要です。

人材要件とは、企業のビジョン実現や業績目標達成のために必要な人材を定義した要件のことを指します。

 

 

人材要件を設定する理由は主に3つあります。

3-1.経営戦略に一貫性がでる

企業の経営資源の要素として「人・物・金・情報」の4つが主にあげられますが、その中でも人というのは、その他の3つの全ての要素に関与する、最も重要な資源です。

 

人材は企業を経営する上でも非常に重要な存在であるからこそ、企業のビジョンや経営戦略に当てはまる人材とはどのような要件なのかを定めておく必要があります。

 

経営戦略をベースとして人材を集めることで、戦略に一貫性が生まれて入社後のイメージがしやすくなります。

 

3-2.早期離職やミスマッチを防止することができる

せっかく膨大な時間とコストをかけて採用したのにも関わらず、すぐに辞めてしまっては企業としてもなかなか成長しません。

 

人材要件を明確に設定しておくことによって、双方納得がいく状態となり、ミスマッチを防ぐことができます。

 

3-3.再現性が高い採用活動が可能となる

人材要件を設定する際には、持っているスキルや能力・性格や志向性・成長意欲や社風に合うかなど様々な条件を設定します。

 

そのため、人材要件の設定が具体的であればあるほど採用担当者の間で評価のズレというのが起きづらくなり、主観的な要素がなくなることによって、再現性の高い採用活動が実現可能となるのです。

 

 

自社の人材要件を明確にすることによって、その後の採用活動にも大きく影響します。

 

近年では採用ブランディングによる、競合企業との差別化も重要視されていますが、人材要件はその活動の主軸となり、採用コンテンツの作成や、競合企業の調査分析の際にも大いに役立ちます。

 

人材要件の設定は非常に労力がかかりますが、時間をかけて行うべき業務です。ですが、人手不足の企業にとっては人材要件に注力したくてもできないのが現状です。

そのため、十分な時間確保ができるか不安に感じる場合には、採用アウトソーシングサービスの利用もあわせて検討してみてください。

 

4.時間を捻出できる採用アウトソーシングサービスとは

採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

 

採用アウトソーシングサービスに業務を委託するメリットは主に2つあります。

 

4-1.ノンコア業務を委託することができる

採用アウトソーシングサービスでは、担当者が注力したい主な業務(=コア業務)のサポートとなる業務や定型化されている業務(=ノンコア業務)を委託することができます。

 

書類の整理や保管、求職者に対しての連絡に加えて、ATS(採用管理システム)の管理、面接日程の調整など、採用活動で発生するあらゆるノンコア業務を委託することが可能なのです。

 

そのため、コア業務である人材要件の設定など、採用担当者が注力したいと思う業務に時間を割くことができ、更にクオリティの高い採用業務をおこなうことができます。

 

4-2.採用のプロが業務をおこなう

採用アウトソーシングサービスでは長年の経験を積んだ採用のプロが業務をおこないます。

 

緻密な業務設計を企てた上でこれらの業務を一貫しておこなうので、ヒューマンエラーなどを防ぎ、確実に業務を遂行します。

そのため、初心者の人であっても安心して依頼することができます。

 

 

採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非株式会社ウィズアスにお任せください。

 

株式会社ウィズアスでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

 

 

また、株式会社ウィズアスを選ぶメリットとしては2つあります。

 

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

 

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

 

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

 

今回の場合であれば、書類選考のノンコア業務を採用アウトソーシングサービスに委託したくても、あらかじめ会社で使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせたご提案も行います。

希望する期間だけスポットで業務を依頼したい、細かい業務だけ依頼したいという場合にも柔軟にご対応可能です。

 

その他にも、業務の可視化、言語化に協力して、自社でも今後業務が完結出来るような内製化支援なども行っております。
ご相談はこちらから、お気軽にお問い合わせください。

 

5.まとめ

今回は採用業務の1つである書類選考の目的や確認すべきポイントなどについて解説しました。

 

書類選考は応募者を選定する上で1番最初のステップです。

そのため、評価基準や人材要件の設定を間違えてしまうと、大幅な機会損失にもなり得るので、効率よく自社にとって優秀な人材を獲得するためには非常に重要なプロセスです。

 

その中でも人材要件の設定に関しては時間を欠けて向き合う業務になります。なかなか手が回らないという企業が多いのも現状です。

どうしても時間が取れないのであれば、採用アウトソーシングサービスでノンコア業務を委託し、余剰時間をコア業務に集中してみてはいかがでしょうか。

 

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

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参考資料:
サクセス|書類選考の評価基準はどう決める?5つのチェックポイントと評価シート
サクセス|スムーズな書類選考のやり方は?人事が陥るパターン、ポイントを整理