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【企業側】オンライン会社説明会をおこなう上での注意点や開催方法について解説!

2021.10.14

カテゴリ: 採用

新型コロナウイルスの影響によってオンラインで会社説明会を実施する企業も増えてきました。おそらく、今後も対面ではなく、オンライン形式を継続するという企業もあるはずです。

 

そこで今回は、オンライン会社説明会をおこなう上での注意点や実施方法について紹介していきます。

 

1.オンライン会社説明会と最近の就活状況

オンライン会社説明会とは、その名の通りスマホやパソコンで視聴することのできるオンライン上の会社説明会で、「Web説明会」とも呼ばれています。

新型コロナウイルスの影響によって、大手企業を始めとする多くの企業が会社説明会のオンライン化をおこないました。

 

一方、会社説明会のオンライン化によって、就活生のエントリー数が増加したが、選考段階の辞退が増えたという人事担当者の声を聞くようになりました。

 

理由のひとつとしては採用活動のオンライン化によりオフラインで接点をもっていた頃に比べて「企業と就活生のつながりが希薄化し、内定を辞退するハードルが下がった」と言われています。

そのため、既にオンラインでの会社説明会を実施している企業ではなるべく懇親会などを定期的に開催して就活生との接触回数を増やし、内定辞退率を少しでも抑えようと対策をおこなっています。

 

それではオンライン会社説明会の「録画配信型」と「ライブ配信型」2種類の配信方法についてご紹介し、それぞれの特徴を解説します。

 

2.オンライン会社説明会の配信方法

録画配信型

録画配信型は、企業が事前に録画していたものを就活生の好きなタイミングで見てもらう方法です。

企業にとっては一度録画してしまえば、就活生に動画を送るだけなのでその後の手間がかかりません。

就活生にとっても自分の時間が空いている時に視聴することができるので、非常に便利です。

 

しかし、一方的に動画を視聴するだけなので、就活生は途中で気になったことがあっても質問することができません。

また、途中で飽きてしまい、最後まで視聴されないということもあります。

企業としても動画を改善しようと試みますが、離脱率なども把握することができないので、どこを改善すればいいのかわかりづらいというのがデメリットです。

 

ライブ配信型

ライブ配信型の会社説明会は、リアルタイムで実施される説明会です。

リアルタイムで実施することができるので、就活生の反応を見ながら会話やチャットなどのコミュニケーションを積極的に取ることができます。

また、質疑応答などもその場で受け答えができるので、就活生の不安を解消することも可能です。

 

一方で、デメリットとしては配信時間などをあらかじめ決めてから開催することになるので、スケジュールの調整が大変です。

また、リアルタイムでおこなうことなので、ネット環境によって接続が切れてしまったり、映像や音声がフリーズするなどのイレギュラーな事態が起こる可能性もあります。

 

3.オンライン会社説明会のメリット

オンライン会社説明会のメリットを紹介します。

 

移動時間などが無い

オンライン会社説明会ではパソコンかスマートフォンさえあれば自宅で参加することができます。

そのため、自宅から企業までの距離が遠くて対面では受けることが難しかった就活生にとっても非常にありがたいです。

企業もオンラインで開催することでより多くの応募者と接点を持つことができます。

 

参加しやすい

これまでの会社説明会は実際に企業に訪問して説明会に参加する必要があったので、時間と場所の拘束がありました。

そのため、就活生と企業のスケジュールが合わず、参加したくても他の企業の説明会日程とのかぶりや他の予定との兼ね合いで、参加できないケースも多くありました。

 

しかし、会社説明会をオンライン開催にすることで場所の拘束がなくなり、就活生はスケジュール調整がしやすくなったことで、これまで以上に参加しやすくなったのです。

 

コスト削減

対面での会社説明会は必要な人数分の資料を印刷したり、会場設営などの準備があります。

企業によっては自社オフィスとは別に会場を貸し切って会社説明会をおこなうこともあるので、会場費や人件費などのコストがかかっていました。

 

しかし、オンラインでは会場の準備などをすることがないので、企業側からすると大幅なコスト削減に繋がるのです。

 

4.オンライン会社説明会のデメリット

次に、オンライン会社説明会のデメリットを紹介します。

 

安定したインターネット環境が必要

オンライン会社説明会ではインターネット環境が重要となります。

ネット回線が遅かったり参加人数の負荷に耐え切れないと、会社説明会の途中でフリーズしてしまったり、ネット回線接続が切れてしまうことがあります。

 

そのため、会社説明会を開催する前に一度自社でテストをおこないましょう。

また、就活生にもネット環境が安定している場所で参加してもらうように呼びかけましょう。

 

リアクションが分かりづらい

対面と違ってオンラインではコミュニケーションをとっている相手のリアクションがわかりづらくなります。

そのため、通常のリアクションの1.5倍は大きくリアクションをとるようにしましょう。

 

会社の雰囲気が伝わりづらい

オンラインでの会社説明会は実際にオフィスに訪問するわけではないので、会社の雰囲気が対面と比べて伝わりづらい傾向にあります。

そのため、会社の魅力を伝えるためのPR動画などを用いるという方法もあります。

 

また、配信したい内容によって形式も変えてみましょう。

コミュニケーションを重視したいのであればライブ配信型、社内の雰囲気や先輩のインタビューをメインとして紹介したいのであれば録画配信型にするなど、内容によって形式を変えることで就活生に伝わりやすくなります。

 

5.オンライン会社説明会の実施方法

オンライン会社説明会を実施する場合は主に3ステップあります。

 

1|通信環境の整備

通信環境を整備しましょう。

準備する機材としては、パソコン、カメラ、マイク、インターネット回線です。

インターネット回線は特に重要なので、会社説明会をおこなう前にも接続が切れたりしないかチェックしておきましょう。

2|詳細な日時や参加URLの連絡

通信環境の準備ができたら応募者に詳細な日時の連絡や参加URLを添付して送りましょう。

録画配信型の場合には動画のURLを忘れないようにしましょう。

3|資料や当日上映する動画の準備

ライブ配信型で会社説明会をおこなう場合、パワーポイントなどを使って説明する場合がほとんどです。

また、企業によってはPR動画を作成していることもあります。それらの準備や動作確認がしっかりとできているか確認しましょう。

 

6.オンライン会社説明会で気をつけること

オンライン会社説明会で気をつけることは主に2つです。

 

イレギュラーにも迅速に対応できるようにする

オンラインでの会社説明会は、インターネット回線の接続が切れたりカメラ機材が作動しないなどイレギュラーな出来事が起こる可能性が非常に高いです。

そうなった時でも常に対処できるようにあらかじめ対応策を考えておきましょう。

 

採用に繋がるような説明会にする

対面での会社説明会のようにオンラインでも採用に繋がる説明かに設計しておきましょう。

例えば、説明会が始まって一番最初に次回の選考に繋がるということを明言することで離脱率を防ぐことができます。

 

また、説明会終了後にはアンケートフォームを送って次の選考に進むかどうかをあらかじめアンケートすることで、効率的に採用に繋げることができます。

 

まとめ

今回は、オンライン会社説明会をおこなう上での注意点や開催方法について解説しました。

 

オンライン会社説明会はメリットも大きいですが、イレギュラーにも対応しなければいけないので、オンライン環境や配信ツールの知識に不安を感じる採用担当者も少なくありません。

そんな時には採用代行(RPO)がオススメです。

 

採用代行会社は、インターネットの接続準備やイレギュラーな事象が発生した場合の対応など、オペレーション周りのノンコア業務を全て任せることができます。

そのため、採用担当者は安心して会社説明会に集中することができるのです。

 

 

採用代行のことなら、弊社株式会社ウィズアスにお任せください。

株式会社ウィズアスでは、多数の実績がありオンライン環境の整備など、オペレーション周りを強みとしています。

 

もし、これからオンラインでの会社説明会や面接を検討している場合や、会社説明会の準備やオペレーション周りを委託したいのであれば、一度採用代行に依頼してみてはいかがでしょうか。

 

 

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参考資料:
新卒採用の知恵袋|Web説明会を実施するメリット・デメリットを徹底解説
新卒採用の知恵袋|はじめてのWeb説明会ガイド|実施方法や工夫ポイントまとめ