採用通知書が必要な理由とは？記載内容や同封する書類についても解説！

応募者を採用したのに対して、電話やメールで連絡する方法もありますが、採用通知書を送る企業も少なくありません。

しかし、「採用通知書を送らなければいけない」という法的義務はないので、採用通知書を作成したことがない企業も多いはずです。

採用通知書はどのような効果をもたらすのでしょうか。

そこで今回は、採用通知書の重要性や記載する内容、同封する書類について解説していきます。

採用通知書とは？

採用通知書とは、採用したことを応募者に伝える書類のことを指します。

従来であれば、電話やメールで採用したことを伝えるのが一般的ですが、電話だと言い間違いや聞き間違いによって誤解が生じやすいです。

メールの場合は、迷惑フォルダに採用通知のメールが入ってしまったり、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

一方、採用通知書は直接渡したり、郵送することで確実に採用者へ伝えることができます。

応募者も安心することができる1つの連絡手段なのです。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と似ている言葉として内定通知書があります。

実際にどちらの言葉が正しいのか、どちらを使うべきなのか気になる人も多いのではないのでしょうか。

結論、採用通知書と内定通知書に明確な定義はありません。

そのため、どちらが間違っていてどちらが正しいということはなく、企業ごとの言い方や定義の問題になります。

先ほども述べた通り、採用通知書は送付しなければいけないという法的義務はありません。

しかし、採用通知書を送付するのであれば、目的に合った内容をしっかりと明記してトラブルにならないようにしましょう。

では、実際に採用通知書にはどのような内容を記載していけば良いのでしょうか。

次章で詳しく解説します。

採用通知書の内容

採用通知書に記載する内容は以下の通りです。

1つずつ解説します。

日付

採用通知書を作成する日付を右上に記載します。

宛名

送る応募者の名前を左上に記載します。

差出人の名前

日付の下に担当者の名前を記載します。

タイトル

中心に「採用通知書」と記載します。

採用を決定した理由

「慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。」などのような内容を記載しましょう。

面接で評価したポイントなども記載すると、内定者フォローにも繋がります。

同封書類の内容

同封書類の内容の内容を記載します。

多くの企業は入社承諾書と誓約書になります。

書類の返送期限

返送してもらいたい書類の期限を記載します。

書類の返送宛先

返送してもらう住所を記載します。

頭語と結語

頭語は文章の一番初めにくる言葉で結語は一番終わりに来る言葉です。

頭語は「拝啓」、結語は「敬具」と記載しましょう。

今後の流れやスケジュール

入社するまでの流れや詳しいスケジュールについて記載します。

締めの挨拶

「今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます」など、文章の最後に締めの挨拶を記載します。

人事担当者の問い合わせ先

最後に担当者の名前と電話番号やメールアドレスを記載します。

採用通知書に同封する書類

採用通知書に同封する書類は以下の通りです。

1つずつ順番に紹介していきます。

添え状

添え状とは、どんな書類を送付したか記載している書類です。

添え状を同封することで、どんな書類が郵送されてきたのかを受け取った相手が一目で確認できるようになります。

採用通知書に限らず、どんな書類でも添え状を一緒に送付するのはマナーとなっているので、忘れずに同封しましょう。

入社承諾書

入社承諾書とは、採用が決まった応募者が記入する書類で、特別な理由がない限り入社するという意思表示を示すものとなります。

入社承諾書に法的拘束力などはありませんが、送付することで内定辞退を防ぐことができます。

入社承諾書には、以下の項目を記載しておきましょう。

また、「記載したら速やかに提出してください」などの一文も加えておくのがオススメです。

入社誓約書

入社誓約書とは、入社するにあたっての意思表示を確認した上で、履歴書の内容と相違がないかを確認するための書類です。

入社承諾書と非常に似ているので、書類を一緒にして作成するケースもあります。

採用通知書の重要性

採用通知書はなぜ必要なのでしょうか。

その理由を3つ紹介します。

応募者を安心させることができる

応募者のほとんどは就職活動において企業から採用されることをゴールとしています。

そのため、採用通知が来ないと「不採用になったかもしれない」という不安が心の中に常に付き纏います。

しかし、採用通知書を送ることで、応募者にある一抹の不安を払拭し、安心させることができるのです。

採用通知書は遅くても1週間以内には送るようにしましょう。

認識の相違を防ぐ

先ほども述べた通り、採用連絡する方法として電話やメールがあります。

しかし、電話をかけたときに、周囲の音がうるさく、肝心の採用に関する内容が上手く伝わらないことがあります。

メールの場合には、受信設定によって迷惑メールフォルダに入ってしまい、不採用だと勘違いされるケースも珍しくありません。

これらの認識の相違を防ぐための手段として、採用通知書が用いられるのです。

内定辞退を防止する

採用通知書を送ることで、他の企業の選考を妨げたりすることができます。

その結果、内定辞退を防ぐことにも繋がるのです。

そのため、採用が決まったのであれば、なるべく早めに採用通知書を応募者に送るようにしましょう。

また、採用通知書を書くときには「〇〇様と一緒に働けること大変楽しみにしております！」など、一言付け加えることで内定者フォローにもなります。

内定承諾率を上げることにもなるので、忘れずに記入しましょう。

RPOサービスの活用

採用通知書は応募者を安心させたり、内定辞退を防止したりなどのメリットがあります。

しかし、採用通知書は作成するだけではなく発送作業などもあるので、リソース不足により手が回らない担当者も少なくありません。

そんな時にはRPOサービスがオススメです。

RPOとは担当者以外でも対応できる業務、「ノンコア業務」を委託することができるサービスです。

採用通知書の作成や発送作業も専門的な知識を必要としないノンコア業務なので、全て委託することができます。そのため、担当者のリソースを割かずに採用通知書を作成することが可能です。

RPOサービスのことなら弊社、株式会社ウィズアスにお任せください。

株式会社ウィズアスでは、採用通知書だけではなく、求人票の作成や応募者の問い合わせ対応など、幅広い業務も委託可能です。内製化支援もおこなっているので、最終的に自社で採用業務を完結したい場合にもオススメです。

まずはお気軽にご相談ください。

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まとめ

今回は、採用通知書の重要性や記載する内容、同封する書類について解説しました。

採用通知書を送付するだけで様々なメリットがあるので、これまで送ったことがないのであれば、導入を検討してみましょう。

当サイトでは、企業の採用担当者に向けた採用業務にまつわる情報をブログで発信しています。

採用を通知する書類の作成、管理をアウトソーシングするメリットついての記事も掲載しておりますので、是非ご覧ください。

参考資料：
リクナビNEXT｜内定通知書とは？採用通知書との違いとチェックポイント
sonar ATS｜採用通知書の目的や記載内容を把握して内定辞退の防止！迅速な対応とフォローが大事
採用アカデミー｜【コピペOK！例文付き】採用通知書とは？書き方と記載すべき事項について