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【採用担当者必見!】面接の日程調整をアウトソーシングする選択とメリット

2021.07.13

カテゴリ: アウトソーシング採用

採用担当者や人事の方は求人票の作成や説明会の準備など様々な業務に日々追われていますが、その中でも特に面接の日程調整に時間がかかり、煩わしいと感じている人も多いのではないのでしょうか。

 

そこで今回は面接の日程調整が煩わしいと感じている採用担当者へ、採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットについてご紹介します。

 

1.面接の日程調整はなぜ煩わしいのか

そもそもなぜ面接の日程調整は煩わしいと感じるのでしょうか。

 

面接の日程調整は「専門の知識を有しなくても行うことのできる」=ノンコア業務にあたります。ノンコア業務のには求人票の作成や書類選考のスクリーニングなど様々ありますが、ほとんどが社内で完結する業務になります。

 

しかし、面接の日程調整については、面接を希望する求職者のスケジュールと面接を担当する人事のスケジュール調整の擦り合わせをしなければいけないので、非常に気を遣う業務と言えるでしょう。

 

擦り合わせがすぐにうまくいくのであればいいのですが、求職者によっては平日は仕事で20時以降からでないと面接をおこなう事が難しいという人もいます。

 

求職者の要望に対して柔軟に対応する事ができず、日程調整にだらだらと時間をかけてしまうと、求職者も企業に対してストレスを覚えてネガティブなイメージを持ってしまう可能性もあるので、なるべく早めに日程調整をおこなわなければいけないのです。

 

 

また、面接担当者の日程調整が完了した後に求職者にメールを送らなければいけないのですが、文面にもしっかりと気をつけなければいけません。

 

宛先や挨拶文、日程の確認、締めの言葉などを一つでも忘れてしまうと、不信感を抱かせてしまいますし、文章が分かりづらいと求職者は日程がこれであっているのかという不安を覚えてしまいます。

メールを送信するタイミングも20時以降に送ってしまうと、「こんなに遅くまで残業してこの会社は大丈夫なんだろうか」と思われてしまうこともあるので、常に求職者の視点を意識する事が大事です。

 

面接の日程調整は人事だけではなく、求職者のスケジュールも考慮した上で調整をし、メールを送信する際にも時間帯や文面など配慮するポイントがいくつもあるので、採用業務の中でも、特に面接の日程調整が煩わしいと感じる人が多いのです。

 

2.面接の日程調整を採用アウトソーシングサービスに任せるメリット

上記の内容から面接の日程調整がいかに煩わしい作業で大変であるか分かったと思います。

人手が足りない企業であればなるべく日程調整に取られる時間を削減し、本来時間を使いたかった採用計画の見直し、一人一人の面接対応などのコア業務に集中して取り組みたいと思う企業もあるはずです。

 

そこで、採用アウトソーシングサービス(RPO)を利用することをオススメします。

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、ノンコア業務をはじめとした採用業務を別の企業に委託することを指します。

 

採用アウトソーシングサービスを利用するメリットを2つご紹介します。

 

2-1.内定承諾率が上がる

面接の日程調整というのはノンコア業務なので、あまり重視していない企業もあるかもしれませんが、日程調整は採用率にも影響する非常に大事な業務なのです。

 

例えば、求職者から面接可能な日程を提示してもらった際に採用担当者が別の業務を追われて連絡が遅れてしまう場合があります。

求職者は、他の企業も同時に選考を進めている場合が多いので、連絡が遅れただけで、別の企業に内定を承諾してしまい優秀な人材を逃してしまうなんてこともあります。

 

採用アウトソーシングサービスを提供している会社では採用のプロが業務を担当することになるので、応募者に対しての迅速な連絡はもちろん、様々なノウハウを駆使することによって、求職者と面接担当者の日程の調整もスムーズに擦り合わせることが可能です。

企業からの連絡が早いと求職者に対しても安心感を与える事ができるので、好印象を持ち結果として内定承諾率が上がるのです。

 

2-2.コア業務に専念し、採用コストを削減できる

面接は2次面接や3次面接をする企業もあるので、1人の求職者に対して1〜3回、もしくはそれ以上の日程調整をおこなわなければいけません。

応募してくる求職者が少数であればそこまで時間はかかりませんが、数十名以上となると、非常に時間がかかります。

そのため、本来時間を割きたいコア業務に時間を使う事ができず、採用力の強化をなかなか進める事ができないという企業も多いのです。

 

採用アウトソーシングサービスでは、煩わしい面接の日程調整を全て委託する事ができるので、集中してコア業務に取り組むことできます。

また、採用アウトソーシングサービスは費用は発生しますが、面接の日程調整以外のノンコア業務も全て委託できるので、トータルで考えた際に、採用アウトソーシングサービスの方が採用活動に要するコストを削減することができます。

 

3.面接の日程調整をアウトソーシングするならウィズアスへ

普段の業務で面接の日程調整の時間を削減したい、もしくは委託してコア業務に専念したいと検討されている方は是非、株式会社ウィズアスにお任せください。

 

株式会社ウィズアスでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

 

また、株式会社ウィズアスを選ぶメリットとしては3つあります。

 

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられています。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様でも常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

 

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

例えば、面接の日程調整業務を委託したくてもあらかじめ使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度こちらからお問い合わせくださいませ。

 

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最後の3つ目は業務を外部に委託するのではなく、最終的には自社内で効率的に採用活動をしていきたいという企業のサポートもしています。

 

株式会社ウィズアスでは、業務設計や業務のマニュアル化する仕組みが既に整っているので、企業担当者様からどのように採用活動を進めていきたいのかヒアリングをおこない、面接日程の効率化などのノウハウもレクチャーさせていただくことが可能です。

 

また、業務の可視化、言語化に協力し、「自社でも業務が完結出来るような内製化支援」も提供させていただきます。

 

4.まとめ

今回は面接の日程調整が煩わしいと感じている採用担当者にオススメの採用アウトソーシングサービスについてご紹介しました。

 

面接の日程調整は非常に時間と労力がかかりますが、採用活動を進めていく上でも欠かせない業務の一つです。

だからこそ、自社ではなく、プロの採用アウトソーシングサービスを利用して、更にコア業務に専念して採用活動を強化してみてはいかがでしょうか。

 

 

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

 

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参考資料:

株式会社ウィズアス|RPOをはじめとした各種アウトソーシングサービスを提供
MS-JAPAN|日程調整に追われる人事・採用担当者が心に留めるべきこと
ビズリーチ|面接日程調整の煩雑さを解消!効率化してミスを防ぐ、IT活用のすすめ