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採用担当の業務効率化!応募者管理をアウトソーシングする理由とメリットを紹介

2021.07.15

カテゴリ: アウトソーシング採用

採用業務における、「担当者である自分が注力したい業務」にもっと時間や工数を割きたいという採用担当者は多いのではないでしょうか。

 

「応募者との関係性づくり、定型化できないような専門的な業務、成果や利益に影響するような業務」=【コア業務】に力を入れられることは、採用活動を進める上でも大きなポイントとなるかと思います。

 

採用業務には、大きく言うと以下のようなフェーズがあり、採用担当者は日々多くの業務を行わなければなりません。

 

  • 計画段階…例:ペルソナ設計、採用方針策定
  • 募集段階…例:会社説明会運営、応募者管理
  • 選考段階…例:面接対応、データの集約
  • 内定段階…例:内定者対応、内定後研修

 

しかし、こういった業務の中には定型化ができる業務も多数あるため、外部へのアウトソーシングによって工数の削減ができたり、リソース不足を補い、コア業務に専念できる環境を作ることができます。中でも、応募者管理はアウトソーシングできる代表的な業務です。

 

 

本記事では、応募者管理をアウトソーシングすることのメリットとその準備についてお伝えします。採用業務を効率よく進めるためにも、アウトソーシングを積極的に取り入れてみませんか?

 

1.応募者管理の業務内容とは?

なぜ、応募者管理のアウトソーシングがおすすめなのかといいますと「業務内容が細かいうえに、意外と工数がかかる」からです。

 

具体的には、以下のような業務があります。

 

  • ・応募書類の回収、管理
  • ・成績管理
  • ・応募者対応
  • ・面接前後の対応
  • ・応募者ごとの採用プロセス管理

 

1-1.応募書類の回収、管理 

1つ目は「応募書類の回収や管理」です。

 

履歴書やエントリーシートを受け取ったあと、書類選考や面接ですぐに使えるように管理しなければなりません。

また、履歴書の返却をする場合や、企業によっては膨大な量の管理が必要なため、紛失などないように、分かりやすく管理する必要があります。

 

1-2.成績管理

2つ目は「成績管理」です。

 

応募者のWebテストの結果を管理し、一目でわかるようにすることが重要です。

学力や性格傾向が、自社の求める人物像とマッチしているかどうか素早く判断できることで、採用業務の効率を上げることができます。

 

1-3.応募者対応

3つ目の「応募者対応」も採用業務には欠かせません。

 

応募者から質問が届くこともありますし、定期的にフォローすることも重要な仕事です。

特に、複数の応募者から同じ質問を受けた場合は、過去の回答が一目でわかるように整理することで工数を減らすことができます。

 

1-4.面接前後の対応

4つ目は「面接前後の対応」です。

 

面接前日のリマインドメールや、面接後のフォローメールを送るなど、応募者とにコミュニケーションをとることで、応募者とのトラブルを防ぐことができたり、信用に繋がったりもします。

また、面接時のメモをシステムに履歴を残すなど評価を一元管理することも重要な作業です。

 

1-5.応募者ごとの採用プロセス管理

5つ目は「応募者ごとの採用プロセス管理」です。

 

応募者が今どの選考フェーズにいて、あと何人採用枠があるかということを常に把握しておく必要があります。

把握しておかなければ目標人数以上に採用してしまったり、逆に人数が足りないと後からわかったりするからです。

 

 

ここまでの説明で、応募者管理がいかに多岐にわたり、いかに工数がかかるかということがわかったのではないでしょうか。

 

応募者管理は選考プロセスの中の重要な業務ですが、予め準備をしておくことでアウトソーシングをすることが可能な業務です。アウトソーシングの活用により採用担当者にしかできない、注力したい業務の時間捻出へと繋がります。

 

2.応募者管理をアウトソーシングするメリットと準備

前章で応募者管理「アウトソーシング」がおすすめとお伝えしましたが、近年、工数削減のために採用業務の一部を外部委託する、採用アウトソーシング(RPO)の需要が高まっています。

 

アウトソーシングサービスを利用するうえでメリットとなる観点は、ノンコア業務を抽出することで、コア業務に集中するための時間捻出を図るという点です。

 

この章では、採用業務における「コア業務」「ノンコア業務」とは具体的に何を指すのか、また、アウトソーシング利用に必要な準備内容とは何かを紹介します。

 

2-1.コア業務とノンコア業務

そもそも「コア業務」とは「企業活動の根幹をなす業務」のことをいいます。

 

採用業務では、以下のような業務が「コア業務」にあたります。

 

  • ・面接対応、応募者との関係構築
  • ・採用計画や募集要項の改善
  • ・応募者に向けたコンテンツの計画
  • ・自社ブランディングの傾向
  • ・内定者へのフォロー

 

 

一方で、「コア業務を遂行するためのサポート業務」「ノンコア業務」といいます。

 

ノンコア業務も必要なものばかりですが、ノンコア業務に割いている時間が多いと「コア業務」に充てる時間が減ってしまい、成果をあげにくくなります。

 

ノンコア業務の具体例としては、以下のような業務です。

 

  • ・応募者との面接日程調整
  • ・書類選考・Webテスト成績管理
  • ・データの入力作業

 

ノンコア業務の特徴は「ある程度の知識があれば定型化できる業務」であること、つまり「アウトソーシングができる業務」といえるため、「応募者管理」はまさしく「ノンコア業務」に当てはまります。

 

2-2.ノンコア業務をアウトソーシングするための準備

アウトソーシングサービスを利用するにも、事前準備がいくつか必要となりますので、以下のことを行っておきましょう。

 

  • ・アウトソーシングの目的を整理する(応募者管理分の工数削減など)
  • ・現在の体制や応募者管理の方法を整理する(人事担当の人数や使っているシステムなど)
  • ・依頼するにあたって伝えたいことをリストアップする(工数や稼働時間など)

 

とはいえ、「どこから情報整理をすればよいのか」と悩む人も多いでしょう。そこで活用頂きたいのが、採用業務アウトソーシング会社が作成した「アウトソーシング依頼準備シート」です。

 

シート項目を埋めることで、上記の事前準備のポイントを整理できるチェックリスト仕様になっており、アウトソーシングの検討先企業とスムーズに打ち合わせを行うことが可能です。

こちらからダウンロードできますので、ぜひ利用してみてください。

 

3.応募者管理をアウトソーシングするならウィズアス

応募者管理のアウトソーシングを考えたときに、ぜひ候補に入れてほしいのが「ウィズアス」です。

 

3-1.ウィズアスとは?

ウィズアスは、外注化や工数削減できる業務を見つけるコンサルティングや、アウトソーシング業務を通じて企業活動をサポートしている会社です。

 

グループ会社に、全国規模の企業イベントのプロデュースを多数手がけている「ニューズベース」があり、企業イベント運営ノウハウが伴ったオペレーション体制構築の知見によって、各企業ごとの課題に沿ったアウトソーシング支援実績も豊富です。

 

採用業務のアウトソーシングはもちろんのこと、施設管理や研修運営、説明員代行の実績や経験を活かして、御社のノンコア業務を多方面からサポートします。

 

3-2.ウィズアスにするメリット

ウィズアスの採用業務アウトソーシングサービスには以下のようなメリットがあります。

 

  • ・イベント運営の経験で培ったスタッフの教育やオペレーション周りのノウハウ
  • ・「マニュアル設計・導入⇒運用遂行」を徹底する、ミスが起きにくい環境
  • ・専任のプロジェクトマネージャーがつき、相談しやすい環境

 

特に、オペレーション周りのノウハウ豊富で、御社の採用方針に合わせて臨機応変に対応できるのが強みです。

導入時のヒアリングを基に、マニュアル設計や導入を十分に行い、担当者にしっかり業務を落とし込める環境が整っているため、認識違いによる歩留まりやトラブルを防ぐことができます。

 

4.まとめ

本記事では、応募者管理をアウトソーシングするメリットを紹介しました。

 

応募者管理には「応募書類の回収、管理/成績管理/応募者対応/面接前後の対応/応募者ごとの採用プロセス管理」といった業務があり、想像以上に工数を取られています。

採用成果や業務効率を今よりあげるために、アウトソーシングも選択肢の一つとして検討してはいかがでしょうか。

 

少しでもご興味を持たれた方は、ウィズアスが提供する「採用業務アウトソーシングサービスの紹介資料」も是非ご覧になってみてください。

 

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

 

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