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事務アウトソーシング料金は一体いくらする?内訳を解説

2020.02.18

カテゴリ: アウトソーシング

事務をマネジメントしているご担当者は、次のような悩みを持つことはないでしょうか。

「事務スタッフを採用・教育するには手間やコストがかかる」
「アウトソーシングで効率的に事務を任せたい」

自社の事務業務を適切にアウトソーシングすることで、人件費を減らして生産性を高めることが可能です。本記事では事務アウトソーシングの業務内容や料金相場についてお伝えします。

 

1.事務アウトソーシングの業務内容

自社の事務業務を外部の代行会社に委託する方法を事務アウトソーシングと呼びます。事務代行サービスと言われることもあり、従業員を雇用せずに業務を処理できるのが特徴です。

重要度が高くない事務業務をアウトソーシングすることで、人件費や手間を削減できるのがメリット。自社のリソースをより重要な業務に集中させることで、生産性の向上にもつながります。

「具体的にどのような業務を代行してくれるのか気になる」と思った人もいるでしょう。アウトソーシングにより委託できる事務業務の内容を3つ紹介します。

 

1-1.電話・メール代行

会社では営業時間中に多くの取引先やお客様から連絡やお問い合わせがきます。代行会社が社内の電話・メールを担当することで、従業員が連絡する手間を省くことが可能です。

例えば、代行スタッフ専用の電話を設定しておき、お客様からの問い合わせに対してマニュアル通りに対応できます。着信対応だけでなく代行スタッフから確認のお電話などもサポート。

また、必要に応じて電話やメールで予約を受け付けてスケジュールを管理したり、お客様からのクレームを対応したりできます。

 

1-2.社内文書の作成・管理

会社を経営していくには請求書や発注書などさまざまな文書の作成・管理が必要です。事務をアウトソーシングすることで代行会社が社内文書の作成や管理も対応してくれます。

例えば取引先に対して納品書を発行したり、従業員に支払調書を作成したりすることが可能です。また、外部から受け取った書類を代行スタッフがファイルや専用パソコンで管理します。

代行会社に任せる社内文書の種類が増えるほど、アウトソーシングの料金も高くなる傾向です。そのため必要な文書だけ代行管理してもらうことでコストと手間をうまく削減できます。

 

1-3.商品の受発注・管理

事務業務には会社で取り扱う商品の受注を対応したり、必要な商品を発注したりする仕事もあります。代行スタッフに商品の受発注を任せることで在庫管理の手間を減らせるのも利点です。

業務知識のある代行会社が在庫を管理することで、発送の遅延などトラブルを対策できます。受発注に必要となる書類の作成や取引先との連絡も代行会社に任せることが可能です。

 

2.事務アウトソーシングの料金相場

事務業務をアウトソーシングするにはコストがかかり、代行会社により料金パターンは異なります。例えば月額制の場合、業務量に関係なく契約で決められた料金を支払うことが必要です。

また、事務業務の処理数や代行スタッフの業務時間に応じて料金が変動する従量課金制もあります。業務量が少なければコストも減りますが、場合によっては月額制よりも費用が高くなるリスクもあること。

代行会社に委託したい事務業務が多いときは月額制、少ないときは従量課金制がオススメです。費用感を知ってもらうために、事務アウトソーシングの料金相場を常駐型とスポット型にわけて解説します。

 

2-1.常駐の場合

代行スタッフを社内に常駐させる場合、アウトソーシングの料金は以下の4つの項目により変動します。

 

1. 初期費用
2. 稼働費(スタッフの人数や労働時間で変動)
3. 技術費(委託する業務の難易度で変動)
4. マネジメント費

 

例えば2名の代行スタッフにフルタイムで働いてもらう場合、毎月80万円程度のコストが発生します。給与所得者の年間平均給与は441万円であり、毎月の平均給与は1人あたり約37万円です。

参考:https://www.nta.go.jp/information/release/kokuzeicho/2019/minkan/index.htm

 

スタッフへの給料に加えてマネジメントなどのサービス料金がかかるため、2名のスタッフを常駐させると80万円程度のコストが毎月かかります。

 

2-2.スポットの場合

「事務業務の処理件数が多くて大変」という状況で選ばれやすい方式がスポット型です。スポット型では従量課金制に近い料金テーブルによりアウトソーシングのコストが決定します。

例えば、社内の給与計算をスポットでアウトソーシングする場合、1名につき1,500円の費用が毎月かかります。仕分けや経費精算などの経理を任せる場合は毎月10万円ほどのコストを支払うことが必要です。

スポット型の代行会社では従量課金制に近い料金体系が多く、業務量に合わせてコストを調整できるメリットがあります。

 

3.まとめ

本記事では事務をマネジメントしているご担当者に向けて、アウトソーシングできる業務内容や料金相場についてお伝えしました。

業務量に応じて代行スタッフを用意でき、定型化された仕事をスムーズに委託できます。人材の採用・教育工数や人件費を削減して、自社の生産性を高めるために事務アウトソーシングを検討していただけると幸いです。

もし分からないことがありましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。