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オンライン面接のコツは?トラブル対応と合わせて解説

2021.07.06

カテゴリ: アウトソーシング採用

 

リモートワークが進むと同時に本格的に導入したという会社も多い「オンライン面接」ですが、

  • ・もっと効率的にしたい
  • ・トラブルが起こったりして悩んでいる

という人事担当者も多いのではないでしょうか。

 

実は、オンライン面接を今より効率よくするためのコツがあります。

そして、オンライン面接でよくあるトラブルとして「タイムラグ」や「通信エラー」がありますが、対策することも可能です。

 

この記事では、オンライン面接をスムーズにするためのコツとよくあるトラブルの対策方法を紹介します。

 

 

1.オンライン面接をスムーズに進めるコツ

オンライン面接をスムーズに進めるコツは、以下の3つです。

 

  • ・リアクションを対面より大きくする
  • ・面接前後でコミュニケーションを取る
  • ・音質や画質、通信環境をよくする

 

1つずつ解説していきます。

 

1-1.リアクションを対面より大きくする

1つ目が「リアクションを対面より大きくする」ことです。

 

オンライン面接で生じやすい問題は、以下のようなものがあります。

 

  • ・相手のリアクションが感じづらく、話を聞いているのか不安になる
  • ・タイムラグによって、相づちが会話の途中になってしまう
  • ・空気感がわからず、雰囲気や気持ちが伝わりにくい

 

このようなことを防ぐためには「オーバーリアクション」が大切。

 

  • ・ジェスチャーを交えてリアクションする
  • ・「はい」など「言葉での相づち」を控える
  • ・確認や共感の回数を対面より増やす

 

といったことを心がけましょう。

 

人事担当者だけではなく、応募者も同じようなことに不安を感じています。

オンラインとオフラインは別物と考えましょう。

 

1-2.面接前後でコミュニケーションをとる

2つ目が「面接前後でコミュニケーションをとる」ことです。

 

オフライン面接では、面接前に人事や案内係とコミュニケーションを取ったり、人事から面接参加のお礼を伝えたりということがありましたが、オンラインだとこれらのコミュニケーションをとる機会がなくなる傾向があるようです。

 

このことから、面接に臨んだ応募者の満足度が下がったり、会社の雰囲気がわからないことから不安に感じてしまったりすることが多いです。

 

ではどうしたらいいのかといいますと、「実際の面接と同じように『待機部屋』を作る」ことがおすすめです。

待機用のZoomやMeetを通じて、人事と応募者でコミュニケーションを取ることで、応募者が安心して面接に臨むことができます。

 

オンラインの時代だからこそ、面接以外のコミュニケーションも忘れないようにしましょう。

 

1-3.音質・通信環境を配慮する

3つ目が「音質・通信環境を配慮する」ことです。

 

実は「オンライン面接でよくあるトラブル」でも多いのが音声や通信環境に関すること。

音声が途切れていたり通信環境が悪かったりすると、「面接をスムーズに進められない会社」として応募者からの評価が下がることはもちろん、「予定していた面接時間内に聞きたい項目を聞くことができない」ということがあります。

 

音質や通信環境を配慮するコツは、次の章で詳しく解説します。

 

2.オンライン面接でよくある「通信環境トラブル」対策

先ほども触れましたが、オンライン面接でよくあるトラブルは「タイムラグ」や「通信エラー」のような通信環境に関連するものがほとんどです。

応募者からの印象を悪くしないためにも、通信環境は十分すぎるぐらい対策を打っておきたいところ。

 

以下の項目を特に見直しておきましょう。

 

  • ・パソコンやスマホのスペック
  • ・回線速度
  • ・音声

 

 

2-1.対策①:パソコンやスマホのスペックは十分か

まずは「パソコンやスマホのスペック」です。

 

スペックの低いパソコンやスマホでオンライン面接を行っていると、画面がカクカクしたりフリーズしてしまったりしやすいです。

オンライン面接で使用する電子機器は、ある程度スペックの高いものにしましょう。

 

また、アプリやOSが最新でない場合にフリーズしてしまうこともありますので、こまめにアップデートしておいてください。

 

2-2.対策②:回線速度

次に「回線速度」で、特にオンライン面接でのトラブルに直結しやすいです。

 

タイムラグが大きかったり、カクカクしたりする場合は、以下の方法を行ってみましょう。

 

  • ・電波の届きやすい場所で面接する
  • ・有線LANを接続する
  • ・ポケットWi-Fiのレンタルを検討する

 

 

特におすすめは「インターネット回線速度テストで通信速度を測ること」です。

 

以下のサイトにアクセスすると、現在の通信速度がわかります。

https://fast.com/ja/

 

そして、「Zoom」「インタビューメーカー」「Skype」といったアプリでは推奨する通信速度以上かどうか確認しておきましょう。

もし推奨する速度を大幅に下回っていれば、見直しが必要です。

 

また、複数の面接を同時に行う場合は「混線時でも問題なく作動するか」も合わせて確認しておきましょう。

 

2-3.対策③:音声

3つ目が「音声」です。

 

音声に関するトラブルには、様々な対策があります。

1つずつ確認していきましょう。

 

  • ・パソコンのマイクやスピーカーがオフになっていないか
  • ・イヤホンマイクがBluetooth設定になっていないか
  • ・ノイズが生じそうなものが近くにないか
  • ・騒音になりそうなものはないか
  • ・声が小さすぎないか

 

もし全く当てはまらないようでしたら、通信環境が原因です。

そして、オンライン面接をスムーズに運営するために「通信環境の見直し」は避けて通れません。

 

3.オンライン面接の運営も採用のプロに外注できる「ニューズベース」

そして、オンライン面接の通信環境や運営を見直すときに、候補に入れてほしいのが「ニューズベース」です。

 

3-1.ニューズベースとは?

ニューズベースとは、企業イベントの企画・制作・運営や事務局の代行を請け負っている会社です。

 

年間400件以上のセミナーやイベントの運営に携わってきた実績や経験をもとに、効率的な運営をサポートします。

もちろん、オンライン上の運営も対応できます。

 

そしてニューズベース最大の特徴が、グループ会社に採用のアウトソーシング企業『ウィズアス』があり、採用のノウハウと運営のノウハウを融合させてサポートできることです。

 

ウィズアスとは、外注化や工数削減できる業務を見つけるコンサルティングや、説明会・セミナーの運営業務を行う会社で特に、採用業務の工数削減につながる「採用業務の可視化」が高く評価されています。

 

3-2.ニューズベースにするメリット

ニューズベースにするメリットは「グループ会社に採用業務のプロがいる」ことそのもの以外にもメリットがあります。

 

それは「採用業務とオンライン面接運営業務の外部委託を一元管理できることで、業者間トラブルになりにくいこと」です。

 

一般的にオンライン面接の運営を外注するときは「通信業者」を検討することが多いでしょう。

しかし、通信業者と採用業務のアウトソーシング(RPO)を分けてしまいますと、オンライン面接のやり方が違ったり面接中にトラブルが生じたりしたりすると、人事担当者が板挟みになってしまうかもしれません。

 

ニューズベースでは、オンライン面接の運営の外注とRPOを同時に行うことができるので、板挟みを防げることはもちろん、予算などの管理もしやすくなります。

人事担当者の工数削減にもつながりますので、ぜひ検討してみてください。

 

ニューズベースの採用イベント事例は「こちら

 

4.まとめ

本記事では、オンライン面接を効率よく運営するためのコツやよくあるトラブルの対策について紹介しました。

 

オンライン面接を効率よく運営するためには

 

  • ・リアクションを対面より大きくする
  • ・面接前後でコミュニケーションを取る
  • ・音質や画質、通信環境をよくする

 

といったことが大切です。

特に、音質や画質、通信環境はトラブルにもつながりやすく、応募者から御社の印象を落とされてしまうかもしれません。

 

そして、「オンライン面接をもっとスムーズに効率的に運営したい」「採用業務の外注も考えている」という方は、ニューズベースと、グループ会社のウィズアスがおすすめです。

 

本記事を読んで少しでも気になった方は、各種資料もご用意していますので、是非ダウンロードをしてみてください。

 

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