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コロナ禍の働き方改革は「業務効率化」がカギ!コツと方法を紹介

2021.07.01

カテゴリ: アウトソーシング採用

 

「働き方改革」のためには組織改革が必要、と考えている人事担当者も多いですよね。

 

加えて、オンライン化を筆頭としてコロナ禍で就活の方法が大きく変わったことから、採用計画を見直す必要に迫られている人事担当者もいるでしょう。

このことから、例年よりもタスクや検討範囲が増え、戸惑っている人も多いかもしれません。

 

そんなあなたに特におすすめしたいのが「業務効率化」です。

とはいえ「人事業務の効率化」といっても、いくつかの方法があります。

 

本記事では、コロナ禍での働き方改革のポイントをふまえ、業務の効率化におすすめの方法をご紹介します。

 

 

1.コロナ禍で「働き方改革」を進めるポイント

コロナ禍における働き方改革のポイントになるのは、以下の2つです。

 

  • ・テレワークの推進
  • ・業務効率化を進める

 

1つずつ解説していきます。

 

1-1.:テレワークの推進

1つ目が「テレワークの推進」です。

 

コロナ禍で一気に進んだテレワークですが、テレワークから通常の出社体制に戻したという会社も多いでしょう。しかし、テレワークは感染対策だけでなく、以下のような観点から働き方改革へもつながります。

 

  • ・ワークライフバランスに合わせた働き方ができる
  • ・優秀な人材採用の促進、離職防止が期待できる
  • ・業務の生産性が上がる

 

テレワークの実施により、柔軟な働き方を選択できる「ワークライフバランス」の実現へと近づくことは、従業員にとってのモチベーションの向上や、心身の健康維持へとつながります。

 

また、テレワークであれば、遠方からの応募人材や、育児や介護、病気など様々な要因と両立しながら勤務を希望する人材など、働き手のニーズに寄り添うことで、労働人口の対象を広げることが可能です。

 

その他に、通勤時間による疲れを抑える、不必要な会議や業務を見つけ出すことができるなど、業務の生産性の向上にもつながります。

 

1-2:業務効率化を進める

2つ目が「業務効率化を進める」ことです。

 

テレワークの推進もそうですが、コロナ禍を通じての「働き方改革」の検討により、例年よりも業務を整理する必要がある、組織改革を進めたい、とはいえ、どこから改善をすべきか判断が難しいのも事実です。

 

その場合、まずは業務体制を整え、注力するべき業務に取り組むために、時間削減をするべき業務を見極めることが、効率化を進める上で重要になります。

 

ですが、「人事業務は多岐に渡るので、どこから業務効率化していけばいいの?」と考える人もいるでしょう。

 

人事業務の中でも優先して業務効率化を進めるべきなのは「採用業務」であるといえます。

それはなぜなのか、次の章で詳しく解説していきます。

 

2.採用業務における業務効率化とは

まずは「採用業務」から業務効率化を図るべき大きな理由として、

以下の様に、通年を通して必要な業務が発生しているためです。

 

  • 夏季…前年度の採用振り返り、インターンシップの準備
  • 秋季…インターンシップ運営、就職サイトの準備、イベント出展の検討
  • 冬季…採用スケジュールの作成、最終準備
  • 春季…イベント、選考状況の確認・改善、内定者フォロー

 

こうしてみてみると、採用業務はやることがたくさんあると感じるのではないでしょうか。

そんな採用業務の効率を上げるうえで、特に効果がある方法は、以下の3つ。

 

  • ・業務の可視化
  • ・業務の標準化
  • ・業務のアウトソーシング

 

詳しくみていきましょう。

 

2-1.業務の可視化

1つ目は「可視化」です。

 

可視化とは、「どのような業務があって工数がどれぐらいかかるかを見えるようにするもの」で、業務を進めるうえでの課題やムダな業務を見つけることができます。

 

採用業務における可視化の必要性は、下の記事で詳しく解説しています。

あわせて読んでみてくださいね。

 

採用業務を可視化し、効果的なアウトソーシングを実現するには?

 

2-2.業務の標準化

2つ目が「標準化」です。

採用業務で以下のようなことがありませんか?

 

  • ・応募者対応に時間がかかる
  • ・面接や選考日程のレスポンスが遅く、応募者から辞退される
  • ・面接官によって評価基準にばらつきがある

 

これらについては、「標準化する」ことで改善ができます。

標準化の具体例としては下記が挙げられます。

 

  • ・応募者対応のマニュアル作成
  • ・自動返信の活用
  • ・面接日程の共有ツールを作成
  • ・スキルや経験を数値化する
  • ・数値化しにくい項目はチェックリストを作る。

引用元:https://it-trend.jp/employment-screening/article/432-0004

 

 

標準化することで、経験年数にかかわらずある程度の業務レベルを維持することができますし、ムダな時間を減らしたり業務の属人化を防げたりします。

 

2-3.業務のアウトソーシング

3つ目が「アウトソーシング」です。

 

昨今では、採用業務のアウトソーシング(RPO)というサービスが多くなってきました。

一般的にRPOは以下のような業務を代行します。

 

  • ・会社説明会・合同説明会の運営
  • ・書類選考の合否振り分け
  • ・応募者の面接

 

RPOにより、採用業務にかかる工数を減らせることはもちろんのこと、採用のプロが面接を行うため評価基準のばらつきを防げるようになります。

 

1年目は採用代行の準備などに時間を取られるかもしれませんが、長期的な目で見ると工数を抑えることができ、社内向けの人事業務や採用計画の見直しに時間を割くことが可能です。

 

3.RPOの導入は「ウィズアス」へ

この記事を読んで「RPOの導入を検討したい」と考える人もいるでしょう。

これからRPOを検討する人が、ぜひ候補に入れてほしいアウトソーシング会社が「ウィズアス」です。

 

3-1.ウィズアスとは?

ウィズアスとは、外注化や工数削減できる業務を見つける業務可視化コンサルティングや、 説明会・選考会・内定式の運営など、採用業務のアウトソーシングを行う会社です。

 

通常のRPOはもちろんのこと、施設管理や研修運営、説明員代行の実績など、御社が現在アウトソーシングを行いたい業務に合わせたサポートも可能です。

他社サービスと大きく異なる特徴は「採用業務の可視化の代行まで行っている」こと。

 

具体的には、以下のような業務を行っています。

 

  • ・業務の可視化
  • ・採用業務のフロー、マニュアル作成
  • ・業務移行期間の行程表作成
  • ・移行期間の業務代行

 

「採用業務を可視化して効率を上げたいけど、可視化にも工数がかかり、時間がない!」というご担当者におすすめのサービスです。

 

3-2.検討段階の方へおすすめの資料のご紹介

とはいえ、RPOの利用には予算準備も必要ですので、すぐに決められないことが多いでしょう。ウィズアスではアウトソーシングサービスの情報が知りたい、検討したいというご担当者に向けて、以下の無料ダウンロード資料を公開しています。

 

 

 

特におすすめは「アウトソーシング依頼準備シート」で「目的の整理・現在の体制の整理・依頼のための確認事項」といった、アウトソーシング依頼をスムーズに行うための準備、必要情報が一目でわかるよう、チェックリスト形式となっています。

 

また、「アウトソーシング依頼準備シート」には、採用業務アウトソーシングの他にも、「研修運営」「セミナー・シンポジウム運営」をアウトソーシング依頼する際の、依頼前チェック項目を確認できるシートも付属されています。

 

社員研修やセミナー開催のアウトソーシングを検討する際にも使用が可能ですので、ご担当者の方は是非ダウンロードしてみてください。

 

4.まとめ

本記事では、人事担当者が働き方改革を行うにあたっての、採用業務の業務効率化について紹介しました。

 

採用業務は通年で発生業務が多いことから、業務効率を上げるために見直したいポイント。また、業務効率化を進めるには「可視化・標準化・アウトソーシング」は効果的な方法です。

そして、RPO(採用業務のアウトソーシング)は、標準化や可視化まで代行できる「ウィズアス」がおすすめ。

 

本記事を読んで少しでも業務効率化について気になった方は、採用業務のアウトソーシングも一つの選択肢として検討してみてはいかがでしょうか 。

 

資料ダウンロードはこちらへ