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業務を効率化!事務アウトソーシングのサービス内容とは?

2020.04.07

カテゴリ: アウトソーシング

 

企業や専門機関の事務をマネジメントしているご担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか。

 

「アルバイトの管理に時間を取られて重要な業務に集中できない」

「効率的に人材を扱うためのノウハウや知識があまりない」

「業務フローが標準化されていないから運用が不安定」

 

事務を自社だけで対応するのは簡単ではなく、リソース不足や業務負荷などの課題を抱える企業は多いです。これらの課題を解決するには代行会社にアウトソーシングする方法が役に立ちます。

 

 

本記事では事務のマネジメントにお悩みを持つご担当者に向けて、事務アウトソーシングのサービス内容やメリット、実際の事例についてお伝えします。

 

1.事務アウトソーシングとは?

 

外部の代行会社に自社業務の一部を委託する方法を一般的にアウトソーシングと呼びます。アウトは「外部」を意味する言葉であり、ソーシングは「供給源」や「調達」という意味です。

 

企業はアウトソーシングを実施することで外部から人やモノといった経営資源を調達できます。ほとんどの事務は仕事の流れが定まっているため、専門の代行会社に任せるほうが効率的です。

 

アウトソーシングによりコスト削減や業務品質の改善を実現でき、より自社の生産性を向上できるのがメリット。最近では人手不足を解消するために、あまり重要ではない業務を外部委託する風潮もあります。

 

変化が著しい今では自社の競争力を強化するために、付加価値をあまり生み出さない業務をアウトソーシングする重要性は大きいです。BPOの市場規模から事務アウトソーシングの必要性について解説します。

 

1.1.アウトソーシングの市場規模

 

外部の代行会社に業務委託する方法はBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)と呼ばれています。IDCの「国内BPOサービス市場予測」によるとBPOの市場規模推移予測は以下の通りです。

 

・2018年:BPO市場規模は約7,700億円:前年比成長率は約4.9%

・2020年:BPO市場規模は約8,200億円:前年比成長率は約4.5%

・2023年:BPO市場規模は約9,000億円:前年比成長率は約2.9%

 

最近は製造業の小売化や電気・ガスの自由化に伴い、カスタマー業務を外部委託したい企業が増加。人手不足により人件費は上昇していますが、多くの企業がコスト増加を受け入れてアウトソーシングしている状況です。

 

また、人手不足を対処するためにRPAなどのテクノロジーを導入したい企業も増え、IT系BPOも拡大する見込みがあります。ノウハウがない分野を外部に任せる傾向によりBPO市場は今後も成長し続けるでしょう。

 

2.事務アウトソーシングを利用できる主な業務内容

 

「どのような事務をアウトソーシングできるのか気になる」と思った人も多くいるかもしれません。アウトソーシングが可能な分野を知っておくことで適切に業務を外部委託できます。

 

事務アウトソーシングを利用できる主な業務内容は以下の7項目です。

 

1.営業事務

2.受付業務

3.受発注業務

4.データ入力

5.経理業務

6.イベント事務

7.コールセンター業務

 

それぞれの項目について具体的に解説します。

 

2.1.営業事務

 

自社の営業社員をサポートするために、営業事務やアシスタント業務を外部委託できます。アウトソーシングにより雇用せずに人手を確保でき、営業業務を安定化できるのがメリットです。

 

例えば、営業社員が受注した案件の売上を計上するために外部スタッフがアシスタント。注文書の登録や部門日報の作成、領収書の発行やファイリングなどを社員に代わって処理します。

 

また、出張する営業社員のために出張手配や案内連絡、精算処理を代行することも可能です。間接業務をアウトソーシングすることで社員の生産性を高められます。

 

2.2.受付業務

 

お客様への対応で必要不可欠である受付業務も事務アウトソーシングできます。訪問者の受付対応や電話・メールによるお問い合わせ対応だけでなく、会議室予約などの顧客対応も委託可能です。

 

例えば、ウィズアスでは経営コンサルティングを行う株式会社ALMACREATIONSのカスタマーサービス事務局運営を支援。アウトソーシング前は固定費が高く、経営効率が悪い課題がありました。

 

専任チームによる支援体制や管理オペレーションの構築、クレーム対応一括支援などをウィズアスが提案。アウトソーシングにより以下にある4つの業務をALMACREATIONSは委託しました。

 

1.お問い合わせ・申込み窓口

2.システム運用・管理

3.発送・返送管理

4.当日運営

 

適切にアウトソーシングを実現できたことで、会員管理の安定運用やコンテンツ開発数の増加を達成。受付業務を外部に委託すると、顧客対応の改善や生産性向上につながることが分かります。

 

2.3.受発注業務

 

製造業や食品メーカーなどの運営に必須である受発注業務もアウトソーシングできます。発注書の作成やデータ入力、注文書の管理などの定型業務を効率化して業務改善できるのがメリットです。

 

例えば、食品メーカーが適切に受発注できるようEDIやFAXによる注文受付に外部スタッフが対応。商品の返品やキャンセル対応だけでなく、在庫管理や納期の調整まで広い範囲で外部委託できます。

 

また、時期による受注量の変動に応じて外部スタッフの人員数を調整することも可能です。代行会社による標準化で難しい業務のアウトソーシングを実現することで、より少ない人員数で受発注業務を処理できます。

 

2.4.データ入力

 

コンピュータが普及した今では情報を管理するためにデータ入力が必要な機会が増えています。事務アウトソーシングによりデータ入力を効率化して、業務スピードを改善することが可能です。

 

例えば、ウィズアスでは出版社のコンクール事務局運営を支援。2,000件もの応募件数があるコンクールであり、アウトソーシング前は個人情報管理やノウハウ不足などの課題がありました。

 

応募ルールの策定や管理オペレーションの構築をして、ウィズアスが応募作品管理・保管を代行。データ入力や受付のアウトソーシングにより、情報管理の円滑化や固定費削減を実現しました。

 

2.5.経理業務

 

会社経営に重要な利益や資産などを管理するには、適切に経理業務を処理する必要があります。アウトソーシングにより代行会社に委託できる経理業務の一例は以下の通りです。

 

・資金管理:法人口座の残高確認、現金管理、入金確認、給与計算

・書類管理:請求書・領収書の発行、外部開示資料の作成、年末調整申請書の確認

 

 

これらの経営業務を外部委託するのは簡単ではなく、前もって代行会社が業務内容を改善する場合がよくあります。以下にある3種類の手法により業務効率を改善することが可能です。

 

1.可視化:今行っている業務の項目や流れを明確にする

2.標準化:業務手順やスタッフの判断、ルールを明確にする

3.体制構築:時期により変動する業務量から必要人員を分析する

 

 

上記の手法により従来よりも少ない人員数で業務を処理できて、人件費を削減できるのがメリット。コスト削減を重視しているご担当者はアウトソーシング前に業務改革の実施をおすすめします。

 

2.6.イベント事務

 

一部の代行会社ではセミナー・シンポジウムなどイベント事務のアウトソーシングに対応しています。アウトソーシングできるイベント事務のサービス内容例は以下の通りです。

 

・プログラム企画・集客サポート:データ分析や媒体運用、登壇者選定

・運営デスク業務サポート:参加者や講師の問い合わせ窓口、業者への指示

・データ集計サポート:イベントのアンケート集計、実施レポート作成

 

例えば、スリーエムジャパン株式会社では社員の業務負担を軽減するためにセミナー運営を外部委託。ウィズアスによる業務フローやマニュアルの整備により、安定した事務局運営を実現しました。

 

2.7.コールセンター業務

 

インターネットで商品を直接販売する機会が増えた今では、コールセンター業務を外部委託する事例が増えています。代行会社に委託できるコールセンター業務のサービス内容は以下の通りです。

 

・お客様からのお問い合わせ

・取引先からの商品受注

・確認のお電話やサンクスコール

 

また、コールセンター業務と連携して商品発送を対応したり、システムを管理したりできます。外部スタッフに重要性の低い業務を任せることで、収益性を高めるのに重要な業務に集中できるのがポイントです。

 

3.事務アウトソーシングを利用するメリット

 

本記事では多数の事務業務をアウトソーシングでき、社員の業務負荷を軽減できることをお伝えしました。組織をマネジメントしているご担当者はアウトソーシングにより、以下にある3つのメリットを得られます。

 

1.業務品質の改善

2.組織最適化でコスト削減

3.生産性向上で競争力強化

 

それぞれのメリットについて詳しく紹介します。

 

3.1.業務品質の改善

 

代行会社では複数の企業から業務委託を受けて、ノウハウや知識を蓄積しています。アウトソーシングにより外部のノウハウを流入でき、自社の業務品質を改善できるのがメリットです。

 

例えば、データ入力業務が定型化されていない場合、代行会社が社員にヒアリングして業務内容を可視化。そして経験の浅い人材でもデータ入力できるよう、定型化された業務フローを構築します。

 

また、多くの代行会社では専門性のある人材を確保しているため、高度な事務の仕事を任せることも可能です。プロのノウハウを活用することで業務処理のスピードアップにつながります。

 

3.2.組織最適化でコスト削減

 

代行会社のノウハウを活用して業務効率化すると、従来よりも少ない人員で業務を行える場合があります。業務量に合わせて人員を削減できることで人件費などコストも削減できるのがメリットです。

 

また、雇用することなく人材を調達できるため、社会保険料などのコストが発生しない利点があります。もしアウトソーシングせずに社員を雇用してしまうと、設備費用や保険料で負担が大きくなるもの。

 

場合によっては採用した社員が離職してしまい、再雇用するために採用コストが発生します。無駄なコストをかけることなく人材を確保するにはアウトソーシングが最適です。

 

3.3.生産性向上で競争力強化

 

事務アウトソーシングにより社員の業務量を減らすことで、より重要な業務に人的リソースを集中できるメリットもあります。コア事業に重要人材を充てることで生産性を高めることが可能です。

 

一般的な事務業務はあまり付加価値を生み出さず、社員に任せると業務負荷が増大してしまいます。特に経理業務は仕事内容が煩雑であることが多く、ストレスで社員が離職してしまうリスクがあるもの。

 

外部スタッフに事務業務を委託することで、社員が非定型業務や専門性の高い業務のために時間を活用できます。会社の生産性を向上して競争力を強化するためにはアウトソーシングが必要不可欠です。

 

4.事務アウトソーシングを利用する際の懸念点

 

ノウハウが豊富な代行会社に事務アウトソーシングすることで、競争力強化やコスト削減といったメリットがあります。多くの企業にとって魅力的なアウトソーシングですが、懸念点もあるため注意しましょう。

 

事務アウトソーシングを検討しているご担当者が気をつけるべき懸念点は以下の3つです。

 

1.外注できる業務が限定される

2.社員の成長機会が失われる

3.情報漏えいのリスクがある

 

それぞれの懸念点について詳しく解説します。

 

4.1.外部委託できる業務が限定される

 

ほとんどの事務はアウトソーシングに対応していますが、一部の業務は代行会社から委託を断られます。例えば、以下のような業務はアウトソーシングできない場合がよくあること。

 

・業務を行うために専門資格が必要となる業務

・会社の業績や評価に影響を与える判断が必要な業務

・仕事を進めるために企画や立案が必要になる業務

 

これらの業務は法律により外部委託が不可能であったり、代行会社のサービス範囲から外れたりします。また、会社が売上を増やすためのコア業務もアウトソーシングできません。

 

受付や経理など重要性が低い業務のみアウトソーシングできることを知っておきましょう。

 

4.2.社員の成長機会が失われる

 

自社業務の多くをアウトソーシングしてしまうと社員が業務を経験できず、成長機会が失われるリスクがあります。ノンコア業務の担当者を育成したい場合はアウトソーシングが弊害となりやすいため注意しましょう。

 

ただ、多くの代行会社では社員がスキルを身につけられるよう、勉強会やトレーニングを実施してくれる場合があります。そのため外部委託で業務量を削減した上で社員を教育することも可能です。

 

社員に経理やデータ入力など事務の仕事を任せたい場合、成長機会が失われないよう工夫しましょう。

 

4.3.情報漏えいのリスクがある

 

代行会社がバックオフィスに関わるため、アウトソーシングには情報漏えいのリスクがあります。外部スタッフが機密情報を漏らしてしまい、自社の業績に悪影響を及ぼす可能性は小さくありません。

 

アウトソーシングを依頼するときは、外部に知られても問題がない情報を取り扱う業務のみ外部委託することがおすすめ。また、スタッフと情報の取扱方法をしっかりと共有しておきましょう。

 

5.事務アウトソーシングに不向きな業務

 

本記事では事務アウトソーシングの懸念点として外部委託できる業務が限られていることをお伝えしました。「委託したい業務がアウトソーシングできるのか気になる」と思った人もいるかもしれません。

 

スムーズに代行会社へ自社業務を委託するには、事務アウトソーシングに不向きな業務を知っておくことが重要です。代行会社からアウトソーシングを断られやすい業務は主に5種類あります。

 

1.判断が必要な業務

2.企画設計する業務

3.企業の独占業務

4.機密情報を取り扱う業務

5.現金取扱業務

 

これらの業務がなぜアウトソーシングに不向きなのか詳しく解説します。

 

5.1.判断が必要な業務

 

会社の売上に影響する判断が必要な業務は外部委託のリスクが大きく、アウトソーシングできない可能性が高いです。ルールやマニュアルに記載されていない業務上の判断を代行会社は対応できません。

 

もし代行会社が勝手に仕事の方針を決定していまい、後になって売上が下がったとします。すると業績悪化の責任を代行会社が負うことはできず、外部委託した企業が損失を被るのです。

 

たとえアウトソーシングによりコスト削減できても、代行会社の判断で業績が悪くなれば意味がありません。自社の業績を守るために判断が必要な業務をアウトソーシングしないことが重要です。

 

5.2.企画設計する業務

 

代行会社は前もって確立したルールに従い、定型化された業務を効率的に対処するのが基本です。そのためルールが曖昧になりやすい企画設計する業務はアウトソーシングに向いていません。

 

もちろん、代行会社が業務効率化のために企業へ仕組みや体制などを提案する場合はあります。ただし、外部スタッフが実際の業務を対応するときに戦略やアイデアなどを企画するのは不可能。

 

判断が必要な業務と同じく、外部スタッフは業績に影響を与える戦略やアイデアを企画するための責任を負えません。代行会社とコンサルティング会社は性質が異なるため注意しましょう。

 

5.3.企業の独占業務

 

会社を経営し続けるためには税務や法務といった独占業務を対応することが必要です。独占業務の処理には専門資格が必要になるため、代行会社にアウトソーシングを断られる場合があります。

 

例えば、取引先から受け取った契約書にリスクがないか確認するには弁護士によるリーガルチェックが必要。高度な知識を求められるリーガルチェックを外部スタッフが対応するのは難しいです。

 

また、税務署類の作成や税務相談をするには税理士資格が必要であり、資格がなければ税務を行えません。専門資格が必要になる独占業務はアウトソーシングに不向きです。

 

5.4.機密情報を取り扱う業務

 

会社の機密情報を取り扱う業務はアウトソーシングしないことを推奨します。外部委託には情報漏えいのリスクがあり、外部スタッフが機密情報を外部に流出させる危険性があるもの。

 

もしアウトソーシングにより個人情報などが漏洩すると、会社の信頼性や評価の低下につながります。場合によっては損害賠償責任を求められて多額の損失が発生する可能性も小さくありません。

 

どうしても機密情報を扱う業務をアウトソーシングしたいときは、代行会社と機密保持契約を締結しましょう。監視のために複数人の外部スタッフに業務委託することも重要です。

 

5.5.現金取扱業務

 

「事務アウトソーシングで現金取扱業務を効率化したい」と考えている人もいるかもしれません。現金や有価証券を取り扱う業務はリスクが大きく、アウトソーシングを断られやすいため注意しましょう。

 

もし現金取扱業務を引き受けた後に盗難・紛失が発生すると、代行会社が補償する必要があります。想定外のコストを防ぐために多くの代行会社は現金取扱業務を断る傾向です。

 

6.事務アウトソーシングを導入するための準備

 

外部委託により自社の業務を効率化するには、適切な方法で事務アウトソーシングを導入することが重要です。不適切な方法でアウトソーシングを実施すると生産性が向上しないリスクがあります。

 

これからアウトソーシングを実施したいご担当者は、導入の前に以下の3項目に従って準備しましょう。

 

1.自社業務を分析

2.アウトソーシングの効用とリスクを予測

3.見積でコストを比較

 

それぞれの項目について詳しく解説します。

 

6.1.自社業務を分析

 

まず、アウトソーシングすべき業務を判断するために自社業務を分析しましょう。社内における全ての業務とその工数を見直して、業務負荷の重い仕事やコスト削減が見込める業務を探し出します。

 

業務効率化を無駄なく進めるには現場で働く社員の声や残業量などを考慮することも重要です。あまり付加価値を生み出さず、ボトルネックとなっている業務を見つけ出すことが業務品質の改善につながります。

 

6.2.アウトソーシングの効用とリスクを予測

 

自社業務の分析によりアウトソーシングしたい業務が現れたら、外部委託した後の効用とリスクを予測しましょう。コスト削減などの効果だけでなくリスクにも目を向けることが大切です。

 

もしアウトソーシングにより成長機会の損失や情報漏えいリスクが発生すると、削減したコスト以上の損失につながります。外部委託で失敗しないためにはリスクを洗い出すことが重要です。

 

6.3.見積でコストを比較

 

効用とリスクからアウトソーシングを決定したら、委託したい業務に対応したアウトソーシング先を探しましょう。そして複数のアウトソーシング先に見積り依頼して、コストを比較することがおすすめ。

 

注意点としてはコストの安いアウトソーシング先はサービス内容が悪化しやすく、見合った効果が得られない場合があること。コストだけでなく品質や実績など総合的に見てから委託先を選ぶことが重要です。

 

7.事務アウトソーシング業者のサービス内容

 

外部委託を検討するために「事務アウトソーシングの具体的なサービス内容を知りたい」と思った人もいるでしょう。アウトソーシング会社ウィズアスでは主に以下のサービスを提供しています。

 

1.採用業務支援

2.研修業務支援

3.施設管理支援

4.セミナー・シンポジウム運営支援

5.説明員代行

 

それぞれのサービス内容について詳しく紹介します。

 

7.1.採用業務支援

 

「リソースが足りなくて優秀な人材を採用できない」と悩んでいるご担当者におすすめなのが採用業務支援です。ウィズアスでは以下のサービスにより業務効率化や採用力の強化に貢献します。

 

・採用デスク業務サポート:応募者からのお問い合わせ対応など

・合同説明会出店サポート:使用機材の発注や当日準備、ブース装飾物の作成など

・説明会・面接会運営サポート:説明会の内容企画、会場手配、資料印刷など

・採用イベント企画運営サポート:内定式の会場手配、映像制作など

・各種コンテンツ作成サポート:採用活動に必要な動画、パンフレットなどの製作

 

外部に採用活動をアウトソーシングすることで、社員の業務量を削減したり採用イベント開催数を増やせたりするのがメリットです。

 

7.2.研修業務支援

 

採用した人材の技量を強化していくには、効率的に研修を進めることが重要です。ウィズアスでは以下のサービスにより、研修効果の改善や業務負担の削減に貢献します。

 

・研修会場検索・手配サポート:外部施設の予約管理、支払い代行など

・受講者・講師連絡サポート:各種お問い合わせ対応、事前連絡など

・備品・印刷手配サポート:研修に必要な備品・飲食の手配など

・当日運営サポート:会場設営・撤去、運営スタッフ手配など

・データ集計サポート:アンケート集計、研修実施レポートなど

 

研修業務をアウトソーシングすることで、時期に応じてコストを調整したり研修回数を増やせたりできるのがメリットです。

 

7.3.施設管理支援

 

会社で所有している貸会議室やシェアオフィスを運営するときは施設管理支援サービスの利用がおすすめです。ウィズアスでは以下のサービスで施設運営をフルサポート。

 

・運営スタッフ代行:日常業務の受付スタッフなどを派遣

・コールセンターサービス:専用電話やメールでお問い合わせなどを対応

・商品発送、返品対応代行:消耗品の発注や在庫管理などを対応

・システム管理・運用サービス:受発注システムや予約システムの運営を代行

・施設イベント企画サービス:ターゲット顧客の分析からイベントの企画立案など

 

施設管理をアウトソーシングすることで、ご担当者はマネジメント工数を削減して業務効率化を実現できるのがメリットです。

 

7.4.セミナー・シンポジウム運営支援

 

「自社セミナーを開催したいけど、メインの業務で忙しい」と思ったときはセミナー運営をアウトソーシングしましょう。ウィズアスでは以下のサービスでセミナー・シンポジウム運営を支援します。

 

・プログラム企画・集客サポート:ペルソナ設定、アプローチ方法選定など

・会場検索・手配サポート

・運営デスク業務サポート

・当日運営サポート

・データ集計サポート

 

これらのサービスによりセミナー・シンポジウムの開催数を増やせて、情報提供や商談の機会を増やせるのがメリットです。

 

7.5.説明員代行

 

「説明会を開催するためのリソースが足りない」と思ったときもアウトソーシングを検討することがおすすめです。ウィズアスでは以下のサービスで各種説明会のプレゼンを支援します。

 

・採用説明会での説明員代行サービス

・面接での説明員代行サービス

・展示会での説明員代行サービス

・入塾説明会での説明員代行サービス

・入学説明会での説明員代行サービス

・店舗での説明員代行サービス

 

外部に説明業務をアウトソーシングすることでマネジメント工数を減らし、優良見込み顧客とのコミュニケーション時間を増やせるのがメリットです。

 

8.事務アウトソーシング業者ならウィズアスがおすすめ!

 

アウトソーシング会社ウィズアスには多数の大企業の業務を支援した実績があります。「実力のある代行会社に依頼して業務品質を改善したい」と思ったら、実績が豊富なウィズアスを選ぶのがおすすめです。

 

これから事務アウトソーシングを依頼したい人が見ておくべきウィズアスの事例は2つあります。

 

1.運営のスムーズ化に成功

2.事務局体制を構築して運用を安定化

 

それぞれの事例について詳しく見てみましょう。

 

8.1.運営のスムーズ化に成功

 

ユニクロで有名な株式会社ファーストリテイリングの採用説明会・研修会をウィズアスがサポート。アウトソーシングの導入前は運営事務の教育や人員確保が課題となっていました。

 

アウトソーシングを実施した後に業務をマニュアル化して、全体の業務効率を改善。また、運営事務を外部に切り離して、社員がより重要な採用業務に集中できる環境を作り出しました。

 

会社説明会や研修会の実施回数で費用が変動するため、運営事務の費用を変動費化できたのもポイントです。アウトソーシングにより無駄なコストを削減しつつ運営のスムーズ化に成功しました。

 

8.2.事務局体制を構築して運用を安定化

 

3Mブランドで有名なスリーエムジャパン株式会社のセミナー運営をウィズアスが支援。従来のアウトソーシング先では集客のハードルが高く、社員の業務負荷が大きい課題がありました。

 

セミナー運営のノウハウがあるウィズアスに委託先を変更した後、業務改善により複雑な業務を対応できるようサポート。業務効率化によりオペレーションをマニュアル化でき、顧客対応レベルの向上も達成しました。

 

アウトソーシングの導入スピードが速く、高度な事務局構築により安定した運用を実現できたのがポイントです。

9.まとめ

 

本記事では事務のマネジメントでお悩みを持つご担当者に向けて、事務アウトソーシングのサービス内容やメリット、懸念点や事例についてお伝えしました。

 

事務アウトソーシングを導入することで業務フローを定型化して、より効率的に事務業務を処理できます。業務負荷を減らして人件費を削減できるほか、社員がコア事業に集中できるのもメリットです。

 

自社で抱えている課題を解決して、より会社の生産性を高めるために事務アウトソーシングを検討していただけると幸いです。興味のある方はお気軽にお問い合わせ下さい。