失敗しないオンライン研修！事前準備で確認すべきチェックリスト

新型コロナウイルスの影響で、最近では研修もオンラインでおこなう企業が増えてきました。オンライン研修は、対面と違ってどのような違いがあるのでしょうか。

今回は、オンライン研修のメリットや注意点、オンライン研修を成功させるための事前準備などを紹介していきます。

1.オンライン研修とは

オンライン研修とは、講師や受講者が同じ場所で集まるのではなく、インターネット上で開催することができる研修です。

zoomやGoogle Meet などのコミュニケーションツールがオンライン研修で使用されます。

密集している空間ではなく、それぞれが自宅などの離れた場所から研修を受講することができるので、新型コロナウイルスの感染症対策の一環として取り入れる企業が増えてきました。

オンライン研修には、「録画型オンライン研修」と「リアルタイム型オンライン研修」の2つの研修スタイルがあります。それぞれの特徴をみていきましょう。

録画型オンライン研修

録画型オンライン研修は、あらかじめ研修する内容を録画して受講者に視聴してもらう研修です。

自分の好きな時間に見ることができて、復習したいときには何度も見返すことが可能なので、研修内容をさらに理解することができます。

一方で、視聴中に疑問点などがあってもすぐに質問して解決することができません。また、他の受講者とコミュニケーションが取れないなどの欠点もあります。

リアルタイム型オンライン研修

リアルタイム型オンライン研修は、その名の通りリアルタイムで研修がおこなわれるので、受講中に講師への質問や受講者同士のグループディスカッションなどが可能な研修です。

疑問点がその場で解決できて、自分以外の意見を聞くことで、様々な視点から研修に取り組むことができます。

一方で、リアルタイムなので、スケジュールを調整して研修の時間に合わせなければいけません。

2.オンライン研修のメリットと注意点

パーソル総合研究所 「コロナ禍における研修のオンライン化に関する調査」によると、新型コロナウイルスの影響によってオンラインの集合研修に切り替えた企業の割合は75％にも上ることが判明しました。

オンライン研修を受講した従業員に対してメリットを聞いたところ、

「時間が削減できた」、「スケジュール調整がしやすかった」などの意見が多くあがりました。

一方で、オンライン研修のデメリットについては、

「受け身になりやすかった」、「受講者同士の交流機会が不足していた」などの意見がありました。

オンライン研修では、講師が一方的に話す講義形式が主流となっていますが、長時間受け身の状態が続くことで、「集中力の低下」「知識の定着不足」などへも繋がります。

担当者は、こうしたデメリットの意見も踏まえた上で、受講者が研修に集中でき、飽きさせないような工夫を凝らさなければいけません。

3.オンライン研修に必要な準備環境一覧

オンライン研修で必要な準備環境を紹介します。

インターネット環境

オンライン研修において、インターネット環境は最も重要です。

ネット環境の状態が悪いと画面や音声が途中で止まってしまい、研修がスムーズに進まないことがあります。ネット環境は、研修を開催する側だけではなく、受講者側にも原因が考えられるので、どちらも事前にネット環境を確認しておきましょう。

受講者が自宅で受講する場合には、ネット環境を十分に用意できない受講者に別途デバイス支給を行うなど、各受講者の環境状況のヒアリングに基づいた対応も重要となります。

パソコン・マイク・カメラ

パソコン・マイク・カメラの準備、動作確認を行います。

ほとんどのパソコンに、マイクとカメラ機能が搭載されているので、不具合がないか一度テストを行うなど事前に確認をしてみましょう。

もし、不具合があったり、画質や音質に問題がある場合には、外付けできるマイクやカメラの購入を検討しましょう。

コミュニケーションツールの導入

オンライン研修に必要なコミュニケーションツールを導入しましょう。代表的なツールとしてzoomやGoogle meetなどがあります。

ほとんどのツールは無料で使うことができるので、使いやすさや性能を比較して選びましょう。

講師の手配・研修コンテンツ

講師の手配をおこないましょう。講師は、社内の人材が行うか、外部講師に委託するかの2つのパターンがあります。

社内の人材が講師を担当のであれば、研修の目的に適する人材を選出、そこから研修コンテンツの作成やリハーサルをおこなう必要があります。準備期間を多く要するので、早い段階から計画を進めていきましょう。

外部講師に委託するのであれば、外部講師を提供している会社に連絡してスケジュールを抑える必要があります。予算状況などを確認した上でどちらにするか検討しましょう。

3.研修実施前に確認すべき項目【接続面】

接続面において、研修実施前に確認すべき項目を紹介します。

ネット接続の確認

ネット接続がしっかりできているか改めて確認しましょう。

先ほども述べたように、ネット接続は研修を開催する側だけではなく、受講者側の環境も重要です。ネット接続が良くない状態で研修を進めると、途中で回線が切れてしまって、大幅なタイムロスの原因となります。

予定していた時間を過ぎてしまうことにも繋がるため、事前に接続テストや動作確認をおこなうことがオススメです。必要に応じて接続についてのマニュアルなども準備しましょう。

事前にテストをおこなうことによって、当日もスムーズに研修を進めることができます。

ツールのアップデート

研修で使用するツールがアップデートされているか確認しましょう。

研修が始まる直前でアップデートをすると、思った以上に時間がかかり、研修の開始する時間が遅れてしまうことがあります。

また、大型アップデートなどがある場合には、操作や機能が変更されている場合もあるので、パニックにならないように事前に確かめておきましょう。

トラブルが起きた場合の対策

オンライン研修でトラブルが起きた場合の対策も事前に考えておきましょう。

オンラインでのトラブルは頻繁に発生します。回線が途中で切れてしまった場合や、音が聞こえなくなった場合などの対策を練っておくことで、トラブルが発生しても迅速に対応することができます。

4.研修実施前に確認すべき項目【進行面】

次に、オンライン研修を進行する上での確認項目を紹介します。

進行スケジュール

研修では、いくつかの項目に分けて進行していきます。研修の時間にも限りがあるので、時間内に終了できるようになっているか、改めて進行スケジュールを確認しましょう。

オンライン研修では「集中力の持続」が対面よりも困難と感じる受講者が多いです。長時間一方的な講義が続く場合には注意をし、無理なく集中力を持続できるように休憩を挟むなど、余裕のある進行スケジュールを検討しましょう。

研修後のフォロー

研修は一回実施しただけではなかなか定着しにくいです。そのため、研修後にも学んだことが実際に生かされているかを確認できるフォロー体制の構築は大きな成果へと繋がるため重要になります。

具体的には、研修後のアンケート・理解度テストの実施、研修内容のアウトプットの場を設けてフィードバックを行うなど、研修内容の定着を促せる環境を合わせて用意できるよう、実施前から検討を進めましょう。

サポート役の手配

講師人員以外にも、進行のサポート役の人材も手配しましょう。

事前準備をしっかりしていても、オンラインでは本番中に予期せぬトラブル対応が発生する場合は多くあります。機材周りについても対応出来る知見を持つサポート役を手配することで、イレギュラーな事態が発生した場合の対処も余裕をもって迅速に行えます。

また研修では、資料を用いる事が多いため、話しながら資料のページの切り替えなどをおこなう必要があります。質疑応答の場面で該当する資料箇所を即座に画面投影させるなど、システムに慣れているサポート役であれば、進行の手助けを行うことが可能です。

サポート役の存在により、講師や受講者にとっても安心して研修を進めることができます。

5.まとめ

今回は、オンライン研修のメリットや注意点、研修を開催する上での事前準備について紹介しました。

オンライン研修は、時間やコストを削減できるというメリットもありますが、ネットの接続が途中で切れてしまうなどのトラブルも少なくありません。

そのため、オンライン研修の導入に悩んだり、オンライン研修が苦手だと感じる担当者も多いのではないのでしょうか。

そんなときにはアウトソーシングサービスがオススメです。

アウトソーシングサービスを活用することで、オンライン研修の準備から運営、当日の機材トラブルへの対応などを、全て一括で任せることができます。

弊社、株式会社ウィズアスでは、研修運営アウトソーシングサービスを提供しており、年間400件以上のアウトソーシング案件実績から、豊富な知識と柔軟な運営オペレーション体制を活かしたサポートが可能です。

また、研修運営体制の標準化、将来的な内製化を検討するご担当者様のご相談もお受けしております。

その他にも採用代行（RPO）サービスなどもおこなっていますので、リソース不足により採用業務にお困りの場合の人事ご担当者様もお気軽にご相談ください。

今回の記事を参考に、アウトソーシングサービスの活用も視野に入れながら、万全の状態でオンライン研修運営を行うことで、より最適な人材育成を実現してみてはいかがでしょうか。

参考資料：
パーソル総合研究所｜オンライン研修の実態に関する調査結果を発表
リクルートマネジメントソリューションズ｜オンライン研修とは
engage採用ガイド｜オンライン研修とは？コロナ禍に導入した企業の成功事例までご紹介
HR NOTE｜【保存版】オンライン研修を成功させるために必要なポイントを「準備・研修中・研修後」にわけて解説