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貸し会議室に不可欠な受付の業務内容や求人、必要なスキルは?

2020.02.04

カテゴリ: 施設管理

 

自社で貸し会議室を運営しているご担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか?

 

「会議室をどのように運営すれば良いのか分からない」

「採用コストをあまりかけずに受付スタッフを集めたい」

 

貸し会議室の受付業務は単純ではなく、人材を採用してマネジメントするのは手間がかかるもの。スムーズに受付スタッフを集めるには、マネージャー側が業務内容や必要スキルを知っておくことが重要です。

 

 

本記事では貸し会議室に必要不可欠な受付の業務や必要なスキル、求人例についてお伝えします。

 

1.貸し会議室の受付の業務内容

テレワークや働き方改革により、貸し会議室を利用するサラリーマンやフリーランスは増加しています。外部からのお客様に対応して、適切に会議室を管理するのが受付の役割です。

 

貸し会議室の受付スタッフが担当する一般的な業務は6つあります。

 

・予約・問い合わせ対応

・会議室のレイアウト変更

・来客対応

・鍵の管理

・備品管理

・利用客の集計

 

それぞれの業務内容について詳しく見てみましょう。

 

1.1.予約・問い合わせ対応

受付スタッフは電話やメール、予約システムによりお客様の会議室予約やお問い合わせに対応します。スケジュールをいつも把握しておき、重複予約を防ぐスキルが受付には必要です。

 

また、お問い合わせを対応するために受付スタッフには電話・メールにおけるビジネスマナーも求められます。適切にコミュニケーションできなければ、お客様の不満につながる可能性が高いです。

 

従来では電話により予約を受け付けるのが一般的でしたが、最近では予約システムで管理するケースが増えています。システムによりスケジュールを確認しやすくなり、運用効率を改善できるでしょう。

 

1.2.会議室のレイアウト変更

貸し会議室のレイアウト変更が必要な場合、基本的に受付スタッフがレイアウト変更を担当します。お客様からの要望やレイアウト図を聞き取り、指定された通りにレイアウト変更するのが業務の基本です。

 

また、必要な設備を受付スタッフが確認しておき、事前に貸し会議室へ設備を設置する場合もあること。適切な位置にプロジェクターやスクリーンなどの設備を配置することで、お客様の満足度向上につながります。

 

近頃では貸し会議室前に受付スタッフを配置せず、レイアウト変更をお客様にお願いする管理会社も存在します。業務内容を減らすことで必要なスタッフ数を減らすことが可能です。

 

1.3.来客対応

貸し会議室に訪問したお客様に丁寧な対応をするのも受付スタッフの重要な仕事です。訪問者の企業名や名前、貸し会議室を利用する目的などを確認したうえでお部屋に案内します。

 

会議室に入るために専用のカードが必要な場合、受付スタッフがお客様に入館証を渡して対応。会議途中にケータリングをお願いされたときは、指定された業者に注文してスタッフが手配します。

 

そしてお客様が会議室を利用し終えたら、必要に応じてタクシーの迎車を手配したり室内の備品をチェックしたりします。お客様の忘れ物を管理する仕事も受付スタッフの対応範囲です。

 

1.4.鍵の管理

オフィスによっては貸し会議室ごとに鍵が掛かってあり、受付スタッフが鍵を管理する場合があります。お客様が予約した時間に会議室を利用できるよう、適切に施錠することが必要です。

 

最近ではカードキーや予約システムにより会議室を施錠しているオフィスも多くあります。システム管理の場合は受付スタッフがお客様から予約を対応し、利用時間などを登録して会議室を利用できるよう調整します。

 

お客様が会議室を利用し終えたら、適切に部屋を施錠したり鍵を適切な場所に保管したりすることが必須です。スケジュール通りに会議室を利用してもらうために鍵の管理が重要になります。

 

1.5.備品管理

ほとんどの貸し会議室にはホワイトボードやマーカー、プロジェクターなどの備品が配備されています。お客様が会議中に備品を利用できるよう、受付スタッフが備品を管理することも必要です。

 

例えばインクの少ないペンを発注したり、プロジェクターの動作を確認したりしてトラブルを未然に防ぎます。お客様の利用により汚れてしまった備品を清掃することも重要です。

 

また、お客様から備品の追加を求められたときは、スタッフが料金を徴収したうえで会議室まで手配します。そして会議室の利用が終了したら備品の数に問題がないかチェックします。

 

もしお客様が会議室の備品を持ち帰っていた場合、受付スタッフは連絡して返送を依頼します。備品が戻ってこない場合はマネージャーや責任者がお客様対応することが必要です。

 

1.6.利用客の集計

貸し会議室のニーズや課題点を把握するには、利用したお客様データを集計しましょう。受付スタッフが登録した客層や利用時間帯により、マネージャー側は効率的にデータを分析できます。

 

また、会議室を利用し終えたお客様にアンケートを送ることで、不満や悩みを聞き出すことも可能です。予約システムを活用することで簡単にアンケートを送信したり結果を集計したりできます。

 

2.貸し会議室の受付に必要なスキル・服装

「どのような人材が受付に相応しいか気になる」と思う担当者は多くいるでしょう。受付は会社の顔と呼ばれることもあり、適切な人材を集めることでイメージ向上につながります。

 

例えばスタッフに受付を任せるときは、オフィスに相応しい服装を指定することが重要です。男性であればスーツ、女性であればオフィスカジュアルにパンプスなどの服装を指示しましょう。

 

また、顧客満足度向上に期待できる受付スタッフを外部から採用するときは、以下の5つのスキルをもつ人材を選定することがオススメです。

 

・ビジネスマナー

・基本的なパソコンスキル

・コミュニケーション能力

・柔軟な対応力

・語学力

 

それぞれのスキルについて詳しく解説します。

 

2.1.ビジネスマナー

お客様が心地よく会議室を利用するには、受付スタッフが基本的なビジネスマナーを守ることが必須です。ビジネスマナーのない応対は相手にストレスを与えてしまい、満足度が低下するリスクがあります。

 

研修でビジネスマナーを教育することが多く、会社で働いた経験があればマナーを身につけているのが一般的です。また、本やセミナーによりビジネスマナーをスタッフに学んでもらうこともできます。

 

2.2.基本的なパソコンスキル

最近では貸し会議室を予約システムで管理しているため、受付スタッフには基本的なパソコンスキルが求められます。受付業務を担当するにはメールの返信やWord、Excelを操作する知識が必要です。

 

学校でのレポート作成や課題提出などにより、ほとんどの社会人はある程度のパソコンスキルを身につけています。もしスキルが気になる場合はパソコンを用意して簡単なテストを実施することがオススメです。

 

2.3.コミュニケーション能力

受付スタッフはお客様と直接対話する仕事であるため、コミュニケーション能力は必須です。コミュニケーション能力がなければ応対が疎かになり、お客様の不満につながります。

 

過去にサークルなどの課外経験や営業の経歴がある人はコミュニケーション能力を持っている可能性が高いです。また、面接でのアイコンタクトや声の大きさにより対人能力をある程度推測できます。

 

2.4.柔軟な対応力

貸し会議室を適切に管理するには、受付スタッフがお客様に柔軟な対応をすることも重要です。利用時間の延長やタクシーの手配など、お客様の急な要望に対応できることが満足度向上につながります。

 

接客業務やコールセンターでの業務経験がある人は、臨機応変に仕事をしたことにより柔軟な対応力を持っている傾向です。また、仕事を経験させることでスタッフに対応力を身につけさせることもできます。

 

2.5.語学力

グローバル化により外国人と働く機会が増えた今では、日本語が分からないお客様に応対する機会があります。語学力のある受付を採用することで、外国人にもスムーズに会議室を提供できるのがメリットです。

 

TOEICやTOEFLなどの資格により人材の語学力を効率的にチェックできます。また、資格手当などのインセンティブを与えることで、スタッフが言語を身につけるモチベーションにつながるでしょう。

 

3.貸し会議室の受付の求人

受付スタッフとして相応しい人材を採用するには、他社の求人をチェックしておくことがオススメです。求人情報から業務内容や求めるスキルを見ることで、人材を集めるコツが分かります。

 

3.1.三井不動産

三井不動産ビルマネジメントでは貸会議室やシェアオフィスなどの施設を管理しています。

 

受付スタッフ統括業務をしてくれる人材を集めるために、三井不動産は求人サイトでスタッフを募集しています。

必要条件は「社会人経験5年以上」と「基本的なOAスキル」であり、接客業務経験やスタッフマネジメント経験をもつ人を優遇しています。

 

受付スタッフの統括として「スタッフの労務一次管理」「業務マニュアルの作成」「受付業務補佐」などを担当するのが仕事内容です。

 

3.2.サン・プランナー

株式会社サン・プランナーではカンファレンスルームのスタッフを求人サイトで募集しています。お客様に明るく応対できる人を求めており、内覧対応や事務処理、備品補充などが仕事内容です。

 

必要条件は「オフィスソフトの基本操作ができること」と「土日含めて週5日勤務できること」。接客業務を経験した人や即日勤務可能な人は優遇されます。

 

3.3.マイクロスタッフィングサービス

株式会社マイクロスタッフィングサービスでは受付業務および事務業務の求人をしています。電話での会議室予約受付や打ち合わせ、請求業務補佐などが仕事内容です。

 

求人の必要条件は「事務業務経験が1年以上あること」と「接客業経験のあること」などがあります。リーダーとして適正がある人は契約更新時に手当が支給されるルールです。

 

4.まとめ

本記事では受付スタッフの採用に悩むご担当者に向けて、受付業務の内容や受付スタッフに必要なスキル、他社の求人例についてお伝えしました。

 

スタッフを集めるときはパソコンスキルやコミュニケーション能力、ビジネスマナーをもつ人材を採用することが重要です。接客業や社会人経験のある人材を採用することでお客様の満足度向上につながります。

 

人材の採用や育成にかかるコストを削減するために、本記事で紹介したスキルや仕事内容を参考にしていただけると幸いです。分からないことがあればお気軽にお問い合わせ下さい。