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施設管理に便利!無料の予約システムやおすすめソフトを5つ紹介

2020.02.04

カテゴリ: 施設管理

 

貸会議室やレンタルスペースを運営している担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか。

 

「紙で会議室の予約を管理するのは手間がかかる」

「会議室予約システムをなるべく少ないコストで活用したい」

 

今では無料の予約システムや管理ツールが多くあり、コストをかけることなく効率的に施設管理することが可能です。本記事ではシステムを検討している担当者に向けて5つの無料ソフトをお伝えします。

 

1.会議室予約に便利な「Googleカレンダー」

大手IT企業であるGoogleでは無料で使えるGoogleカレンダーを提供しています。管理したい会議室ごとに参加者を作成することで、他の従業員と会議室の予約情報をスムーズに共有できるのが特徴です。

 

Googleカレンダーから会議室用の予定表を作る方法は次のとおりです。

 

1.マイカレンダーから新しいカレンダーを作成

2.会議室の名前を記入してカレンダーを新規作成

3.作成したカレンダーの逆三角形をクリックして、カレンダーを共有

4.共有したい人のメールアドレスを入力

5.権限の設定から共有している人が会議室の予定を作成できるよう変更

 

そしてカレンダーに会議室の予約スケジュールを登録するときに、参加者に会議室を含めることで社内に予約情報を共有できます。

 

注意点は予約管理する会議室が増えてしまうと、予定が増大してカレンダーが見えにくくなること。会議室の数が少ない企業にGoogleカレンダーで予約情報を共有する方法はオススメです。

 

2.クラウド上で管理できる「りざぶ郎」

りざぶ郎はWebブラウザからアクセスして利用できる予約管理システムです。登録したデータはすべてクラウド上に保存されて、パソコンやスマホからどこでも利用できるのが特徴。

 

タイムチャートで会議室ごとに予約を登録でき、管理表をまとめてチェックできるメリットがあります。実物サンプルにアクセスすることで画面レイアウトや機能の確認が可能です。

 

りざぶ郎の公式ホームページから「スタート」をクリックすることでシステムを利用できます。システムの利用時に本名やメールアドレスを入力する必要はなく、利用料金も発生しません。

 

簡単に会議室の予約情報を管理できる一方、ワークフローや顧客などの管理に対応していないのがりざぶ郎のデメリット。手軽に利用できる予約システムを求める担当者にオススメです。

 

3.スマホ用ページを作れる「RESERVEN」

RESERVENはインターネット予約・お問い合わせに対応した予約システムです。メールアドレスまたはFacebookアカウントがあればすぐに利用でき、多数の業種に対応しているのが特徴。

 

パソコンやタブレット、スマホからダッシュボードにアクセスでき、予約情報を手間なく確認できるメリットがあります。有料プランにアップグレードすることでデータ保存期間を伸ばすことも可能です。

 

また、企業のホームページに予約ボタンを設置するだけで、外部からの会議室予約を対応できます。設備や備品をシステムに登録しておくと、利用者が予約時に必要な備品を申告できます。

社内の会議室やスペースを提供している企業の担当者にRESERVENはオススメの予約システムです。

 

4.自治体による導入事例がある「OpenReaf」

一般的な公共施設の予約システムとしてよく使われているサービスがOpenReafです。複数の施設や会議室をまとめて管理でき、施設ごとに時間帯や料金を設定できるメリットがあります。

 

OpenReafによりサービスの利用者は「繰り返し予約」「施設のブックマーク」「条件指定検索」などの機能を利用可能。デモサイトにアクセスすることで実際に機能を体験できます。

 

実際にSTUDIO A-shではOpenReafによりお客様からレンタルスタジオのネット予約に対応しました。デザインをカスタマイズすることでコーポレートカラーに相応しいデザインを実現しています。

 

システムの導入を支援するサポートサービスもあり、専門知識があまりない人でもスムーズにOpenReafを利用できます。実績のある予約システムを導入したい担当者にオススメです。

 

5.動作がかなり軽い「Schedule Board」

Schedule Boardはパソコンにインストールして利用できる予約管理ソフトウェアです。ファイル共有によりグループで予約情報を管理でき、少ないランニングコストでシステムを運用できるのがメリット。

 

任意のパソコンをファイルサーバーにすることで、利用者のパソコンで登録した予約情報を共有する仕組みです。会議室の予約情報をクラウドで管理したくない担当者にオススメします。

 

6.まとめ

本記事では効率的に施設を管理したいご担当者に向けて、無料で使える予約システムやソフトウェアを5種類お伝えしました。管理したい部屋の数や利用用途により最適なシステムは異なります。

 

社内に予約管理システムを導入する際は本記事で紹介した無料システムを参考にしていただけると幸いです。ご不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせ下さい。