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会議室の予約管理に使える無料アプリ厳選3選!

2020.02.04

カテゴリ: 施設管理

 

会議室の予約管理。そろそろ、紙ベースの予約表だと限界ではありませんか?

最近、様々な予約管理システムを社内に導入して会議室運営の改善に成功する企業が増えてきています。特に、アプリ対応している予約管理システムは、直感的に操作できるため導入しやすいのがメリットです。

アプリには有料・無料と様々なものが存在しますが、試験的に始めてみたければ、まずは無料のものでも対応できます。

 

 

この記事では、会議室の予約管理に役立つ無料アプリを厳選して紹介します。

 

 

1.会議室をアプリで管理するメリット

予約管理アプリのメリットは、システムによる管理で人為的ミスを削減できるところです。クラウド上でリアルタイムに予約状況の確認や調整ができるため、空予約や予約の重複といったミスを削減できます。

ホワイトボードやエクセルによる管理だと、社員は会社に戻らなければ予約情報を把握できません。アプリであれば、出先や社外の人間でも即座に確認できるため、スケジュール調整も容易になります。

 

また、アプリはカジュアルなツールとして社内に導入しやすいのも魅力です。タブレットやスマホといった普段使い慣れている端末を使うため、社員は直感的に操作でき、新しいシステムがすぐに浸透します。その結果、システム変更による混乱を最小限に抑えられます。

特典や顧客管理といった商用機能を持っている予約管理アプリもあり、貸し会議室として利用する場合にも適しています。

 

アプリであれば24時間365日利用できるため、予約意思のある見込み客を逃しません。予約のハードルが下がり、リピートにつながりやすくなるだけでなく、顧客管理や決済業務の効率化により、業務コストの削減も期待できます。
また、多くの予約管理アプリは外部サービスと連携できるため、集客力強化にもつながります。
このように、予約管理アプリの導入は社内・社外を問わず、会議室の管理に大きなメリットをもたらします。

新しい予約管理システムの導入は、ランニングコストやシステム変更など様々な検討事項が発生しますが、まずは試験的に始めてみたければ、無料のアプリからでも十分対応可能です。

2.会議室の予約管理に使えるアプリ3選

予約管理ツールには様々なものがありますが、アプリ対応しているものはあまり多くありません。

ここでは、無料で使える予約管理アプリを3つ厳選して紹介します。

・Coubic

Coubicは月間250万人が利用している、非常に認知度の高い予約管理システムです。

基本的にはビジネス利用を目的としており、ホームページへの導入が極めて簡単で、使いやすいのが最大の魅力です。スマホにCoubicのアプリをインストールすれば、24時間365日、片手間で簡単に予約や変更が可能。アプリとして目に付きやすいため、リピートにつながります。また、SMSによるリマインド機能によって予約を忘れないため、当日キャンセルも少なくすることができます。

月謝制、回数券といった決済方法にも対応しているほか、顧客リストの自動作成など、優れた機能が満載。

カスタマーサポートも充実しており、信頼性の高いアプリといえるでしょう。

プランは「フリープラン」~「プラチナプラン」があり、月額料金は0円~60,000円です。7日間のお試し期間で、最もおすすめとされている「スタンダードプラン」を体験することができます。

 

https://coubic.com/

・ZENO

社内、及び社外会議室運営に特化したアプリです。すっきりしたデザインが魅力で、会議室の予約・利用を一元管理できます。

マルチデバイス対応で、GoogleやOutlook、iCloudといったよく使われている機能との連携が可能。カレンダー型のため、予約状況が一目でわかります。

会議参加メンバーへの招待通知、日付や目的による検索機能、集計・分析機能(現在開発中)など、会議室運営に必要な機能を無駄なく揃えています。

現在ベータ版として提供しており、すべての機能・アプリを無料で利用できます。

将来的には有料プラン(1ユーザーあたり月額料金500円)への移行を検討しているとのこと。ただし、勝手に課金されることはなく、有料化の際には必ずメールで通知が来るようです。

 

https://pr.zeno-system.com/roomreservation

・brovalapp

PC、タブレット、スマホで予約管理・受付ができるアプリタイプの予約管理システムです。ビジネス機能に特化しており、会議室をレンタルスペースとして商用利用する際に適しています。

オリジナルのスマホアプリを作成し、会員証として発行することが可能。顧客ごとに利用状況を把握し、特典やクーポンを発行するアフターフォローの機能も充実しています。
メール配信、Push機能で当日の予約を忘れない他、利用後にはアンケートを実施することができ、サービス改善にも役立ちます。

こちらのアプリは無料ですが、有料プライベートサーバー「Broval box」の契約が必須となっています。

 

http://sunfirst.co.jp/brovalapp/mobileapp.html

 

3.まとめ

以上、会議室の予約管理に使える無料アプリを紹介しました。

 

アプリによる予約管理システムを確立すれば、会議室を効率的に運用できます。特に、貸し会議室などに会議室を利用する際には、顧客管理のためにも予約管理システムの導入が必須です。

まずは無料プランを試験的に使ってみて、後に本格的に有料プランに移行することも可能なので、ぜひ検討してみてください。