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会議室予約管理を簡単に!エクセルテンプレからシステムまでご紹介します

2020.02.04

カテゴリ: 施設管理

 

「会議室の予約管理表をエクセルで作りたい!」

「予約管理表のテンプレートはないの?」

 

 

こんな疑問にお答えします。

会議室の予約管理には、エクセルで作成した紙ベースの予約表やオンラインシステムなど、いくつかの方法が存在します。

その中でも、エクセルの予約管理表はもっともシンプルで、すぐに作成できるため、緊急に管理表を必要とする場合や、予約管理に割く予算が少ない場合に適しています。

 

 

この記事では、エクセルで会議室の予約管理表を作るポイントを紹介します。合わせて、いくつかのテンプレートも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

 

 

1.会議室の管理表をエクセルで作るポイント

会議室の管理表をエクセルで作る時には、「予約管理表を紙に印刷する方法」と「エクセル上で管理する方法」の2つがあります。

順を追って見ていきましょう。

 

1-1.紙ベースで作る場合

紙ベースで管理表を作る場合のポイントは、「会議室の使用頻度に合わせてフォーマットを変えること」です。

会議室によって使用頻度は異なります。頻繁に使う会議室は1日1枚ずつ使うように、あまり使われない会議室は1枚で複数日をカバーしたり、複数の会議室を1枚にまとめたりと、それぞれフォーマットを変えることで、紙資源の節約につながります。

印刷した予約表はオフィスのホワイトボードなどに貼っておくか、クリップボードで挟んで、各会議室の扉の横などに設置しましょう。

 

1-2.予約管理表に必要な項目

予約管理表に必要な項目はあまり多くありません。余計な項目を省き、すっきりした管理表を作成しましょう。

 

予約管理表に必要な項目は下記のとおりです。

 

・会議室の名前

・使用する日時

・使用者の名前

・参加者の名前

・使用目的

 

上から順に優先順位の高い項目となっており、特に「使用する日時」「使用者の名前」は必須項目といえます。

その他、会議室の用途に合わせて項目を調整しましょう。

 

 

2.管理表をエクセル上で管理するメリット・デメリット

管理表をエクセルで作成し、印刷せずにパソコン上で予約・使用状況を管理する方法もあります。予約状況を一元的に管理でき、予約の重複といったトラブルが起きにくいのがメリットです。

また、マクロなど複雑なプログラミングを行うことで、より直感的な操作ができるようにカスタマイズも可能です。その反面、マクロは専門的な知識が必要なため、管理業務が属人化しやすい、といったデメリットも存在します。

 

3.会議室の管理表テンプレート紹介

それでは、会議室の予約管理表のフリーテンプレートを紹介します。それぞれ無料でダウンロードできるため、ぜひ活用してください。

 

 

横印刷のエクセルテンプレート

https://free-template-download.net/business/kaigishitsu-excel.html
 

時間軸をメインとした横印刷の予約管理表テンプレートです。書き込む項目は「日付」「曜日」「時間」となっており、時間は1時間単位で区切られています。1枚で複数の会議室をカバーしているため、オフィスなど皆の目につく場所に設置すると良いでしょう。

1日で複数回使用する使用頻度の高い会議室の管理におすすめです。

 

 

縦印刷のエクセルテンプレート

https://free-template-download.net/business/kaigishitsu-excel.html
 

日付をメインとした縦印刷の予約管理表テンプレートです。項目は「年月」「日」「曜日」「時間」「予約者名」「内容」「出席者」となっています。1つの予約に1行をあてがうフォーマットとなっており、1枚で複数日の予約管理ができます。

あまり使用頻度が高くない会議室の管理におすすめです。

 

 

エクセル上で管理できるテンプレート

https://www.juno-e.com/excel2/?p=1126
 

マクロを利用したフリーのエクセルテンプレートで、エクセルで直接予約管理ができます。日付の変更や予約を行うボタンが設置されており、直感的に操作できるため誰にでも使いやすくなっています。印刷も可能なため、一元的に管理したい時に重宝します。

 

 

4.エクセル以外におすすめの会議室管理ツール

紙ベースの予約管理表は作成が簡単な分、情報の共有や更新といった手間がかかってしまいます。

エクセルベースであればより高度な管理表を作成できますが、作成には専門知識が必要であり、管理が属人化しやすくなってしまいます。

オンラインツールであれば、情報を一元化し、情報共有が容易に行えます。

 

ここでは、予約管理を効率化できるオンラインの予約管理ツールを紹介します。

 

 

4-1.Office365を利用する

MicrosoftのOffice365には「会議室予約機能」がついています。

管理者が会議室を作成することで、アプリから誰でも「予定表」を作成できる便利なシステムです。会議の開催通知が自動で通知されるプッシュ機能も付いており、社内会議の効率化に役立ちます。
提供元がMicrosoftであるため、信頼性が高く、導入しやすいのも魅力です。

 

 

4-2.予約管理システムを利用する

社内会議や貸し会議室など、様々な用途に活用できる予約管理システムを導入するのも手です。予約管理に機能が特化しているため、予約状況を把握しやすいのが特徴。

無料と有料、様々なシステムがありますが、無料でも十分使えるものが多数あります。

 

5.まとめ

以上、予約管理表をエクセルで作成するポイントと、テンプレートを紹介しました。使用頻度に合わせて適切なフォーマットを選択しましょう。

会社の規模によっては、思い切ってオンラインで操作できる予約管理システムを導入するのも手です。

下記の記事では、会議室の管理に役立つアプリを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

会議室の予約管理に使える無料アプリ厳選3選!

 

 

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