施設管理を業務委託するメリットとは？おすすめの委託会社も紹介！

施設管理には多くの人件費と管理費が取られることから、施設管理を業務委託する必要を感じている企業も多いのではないでしょうか。

ビルやテナントから、貸し会議室やレンタルスペースまで多様な施設が存在しますが、規模の差はあれど、施設管理は「ノンコア業務」が多くを占めており、業務委託するメリットは大きいといえます。

とはいえ、外部業者の活用には「人材派遣」という形態もあり、業務委託と比べてどちらがおすすめなのか迷う人もいるでしょう。

そこで、この記事では施設管理を業務委託するメリット、及び人材派遣との違いについて見ていきます。実際におすすめの委託業者も紹介するため、自社の施設規模を比較しながら参考にしてください。

1.施設管理における課題とは

施設は企業の土台となる資産であり、多くの維持費がかかります。

建物が建てられてから解体されるまでにかかるコストを「ライフサイクルコスト」と呼びますが、実は、建物は俊工後の維持費や修繕費といったランニングコストの方がライフサイクルコストの70％を占めています。

それだけの位置を占めていながら、施設管理業務は事業に直接関連しない「ノンコア業務」が大半です。

そのために、施設管理専属の部門を設置したり、担当社員やアルバイトを雇ったりして対応しますが、その結果、ノンコア業務に多くの固定費が持っていかれてしまいます。

これは貸し会議室やコワーキングスペース、レンタルスペースといった小規模な施設であっても同様です。

特に、小規模な施設管理業務はスポット的に発生することが多く、専属の社員を置きづらいため、マネジメントする社員の本業が圧迫されます。

施設管理を業務委託すれば、ノンコア業務である施設管理業務から解放され、結果として本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。

2.施設管理を業務委託するメリット

施設管理の業務委託では、以下のような業務を委託できます。

・施設の清掃・警備等の保全。

・備品の管理や発注等の物的リソースの管理。

・施設スタッフ等の人的リソースの補充。

・予約管理・お問い合わせ対応等の顧客対応。

これらに加えて、施設管理に特化した委託業者の専門的ノウハウを享受できるというメリットも存在します。

また、施設管理に費やしていた固定費を変動費へと移行できるという点も見逃せません。変動費であれば、需要の変動に応じた調節が可能です。時期によって業務量が変動したり、スポット的に業務が発生したりする施設管理においては、このメリットは特に大きくなります。

3.人材派遣と業務委託の違い

外部リソースの活用法の1つとして「人材派遣」がありますが、これは業務委託とどう違うのでしょうか？

人材派遣は単純な労働力の補充のため、クライアント企業の指示により動きます。

結果的に、外部リソースを活用しながらも、クライアントによる派遣社員へのマネジメント、教育、シフト管理といった目に見えない部分の業務はむしろ増大します。

業務委託であれば、目に見える施設管理の業務だけでなく、スタッフ採用、マネジメント、教育、管理まで包括的に委託するため、社内で発生する管理業務を削減することができます。

また、社員を教育する必要がなく、委託会社が持っている施設管理における専門的ノウハウや集客力を即時に利用できるため、サービスの向上にもつながります。

4.施設管理を委託できるおすすめの会社

ここでは、施設管理を委託できるおすすめの業者を紹介します。

それぞれ得意とする施設の規模や管理形態が異なるため、多様な業者について理解を深めることが大切です。

4-1.ウィズアス

貸し会議室や自社の会議室、研修ルームの管理、レンタルスペースといったスポット的に業務が発生する小規模施設の管理を得意としています。

毎日のように行われる貸し会議室や研修室の机・椅子のレイアウト変更といったスポット業務を委託可能。母集団スタッフの採用・教育・管理まで一括で行ってくれます。

また、受付対応や清掃、備品発注等のオペレーションマニュアルの作成や情報共有システムを構築し、多様な状況に対応。これらの委託業務を導入したことで、社員の残業代や作業時間を大幅に削減できた事例も報告されています。

https://www.withus-inc.co.jp/service/general-affairs/conference/

4-2.アクティオ

博物館・美術館・ホールなどの公共施設の施設管理をメインとして業務を受託している業者です。

運営システムづくり、マニュアル制作、そしてスタッフ育成研修など、規模や目的に応じた業務に対応。

また、施設管理には恒久的なものとイベントやセミナー等期間限定の施設管理があります。アクティオはスポット業務への人材派遣から、恒久的な施設管理の一括委託まで多様なニーズに対応しています。

https://www.actio.co.jp/facilities/

4-3.総合施設管理

小型施設ビルや大型商業施設ビル、オフィスビルといったビル管理をメインとしながら、店舗、ビルの1階のみ、ビルの1室のみといった小規模な施設管理まで対応している施設管理業者です。

施設にかかわる業務をすべて委託し、物件と直接かかわる必要がない「パススルー型サブリース」から、家賃管理、テナントの契約、更新時の事務処理代行といった部分的な業務委託まで、様々なメニューを用意しています。

https://www.sougou-gfm.co.jp/

5.まとめ

以上、施設管理を業務委託するメリットについて紹介しました。

施設管理を委託することで社員が本来の業務に注力できるのは、企業にとって大きなメリットです。施設管理の業務委託を考えているのであれば、まずは自社の現状の課題と、委託すべき業務規模の検討から始めてみてはいかがでしょうか。